Thu Thập Dữ Liệu Phục Vụ Đánh Giá Hiệu Quả Hoạt Động

Trên đây là Bảng tổng hợp các chỉ số đánh giá đã được sử dụng trong các loại hình DN khác nhau, với quy mô khác nhau, các DN Việt nam có thể căn cứ vào hệ thống các chỉ số này để điều chỉnh (bỏ bớt và bổ sung) cho phù hợp với mục tiêu hoạt động của DN.

Bên cạnh đó, khi xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá, DN cần chú ý đến “tính hệ thống”, tức các chỉ số ở mỗi khía cạnh phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung cho nhau theo nguyên lý nhân quả, kết quả của khía cạnh này là nguyên nhân của khía cạnh khác. Mối quan hệ giữa các chỉ số đánh giá trong hệ thống cần xuất phát từ mối quan hệ về bản chất của các khía cạnh, cụ thể: Muốn đạt được kết quả tài chính mong muốn, các nhà quản lý cần đưa ra các biện pháp để đáp ứng được nhu cầu khách hàng, tăng sự hài lòng và thu hút lượng khách hàng lớn. Sự thành công của khía cạnh khách hàng sẽ mang lại kết quả tài chính tốt cho DN. Tuy nhiên, để khách hàng trung thành với sản phẩm của DN, thì DN phải không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm của mình. Khi khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ tạo ra yếu tố để phát triển giá trị tăng thêm cho khách hàng, tất yếu sẽ làm cho khía cạnh khách hàng của DN thành công. Để khía cạnh khách hàng và quy trình nội bộ thành công thì DN phải không ngừng đào tạo, cải tiến kỹ thuật, có nghĩa là khía cạnh học hỏi & phát triển cần được quan tâm. Sự thành công của khía cạnh học hỏi và phát triển, cải tiến năng lực hiện tại sẽ đảm bảo sự thành công trong ngắn và dài hạn của khía cạnh khách hàng và quy trình nội bộ. Thêm vào đó, việc hoàn thành tốt nghĩa vụ của DN với cộng đồng địa phương sẽ duy trì trạng thái hoạt động trôi chảy, tạo tiền đề cho DN phát triển vững mạnh. Ngược lại, từ việc thành công của khía cạnh tài chính sẽ dẫn đến việc hỗ trợ cho các khía cạnh học hỏi và phát triển, quy trình nội bộ thành công hơn, tiếp tục ảnh hưởng đến sự thành công của khía cạnh khách hàng và trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương. Sự thành công của mỗi khía cạnh được thể hiện qua kết quả của các chỉ số đánh giá. Các chỉ số thuộc khía cạnh tài chính cho biết “sức khỏe” tài chính của DN, tuy nhiên, các chỉ số tài chính chỉ cho cái nhìn về tình hình hoạt động kinh doanh trong quá khứ và hiện tại, chưa dự báo được hiệu quả tài chính trong tương lai. Do đó, các chỉ số phi tài chính thuộc các khía cạnh còn lại cần được bổ sung vào hệ thống nhằm phản ánh được bức tranh đa chiều về HQHĐ của DN.

1.3.2. Thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá hiệu quả hoạt động

1.3.2.1. Chủ thể thu thập dữ liệu

Việc thu thập thông tin phục vụ cho KTQT đánh giá HQHĐ được thực hiện bởi Kế toán trưởng hoặc Kế toán tổng hợp hoặc người làm kế toán chuyên trách và

các nhân viên thuộc các bộ phận khác có liên quan như bộ phận kinh doanh, bộ phận marketing, …nhằm đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin phục vụ cho đánh giá HQHĐ của DN một cách đầy đủ, toàn diện.

Chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ của DN cũng phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN. Đối với các DNNVV, với số lượng nhân viên ít, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, KTQT kết hợp với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu phục vụ đánh giá HQHĐ là Kế toán trưởng/kế toán tổng hợp của DN; Vì trong hầu hết các DNNVV, mỗi nhân viên sẽ thực hiện chức năng của một vài mảng kế toán, chỉ có Kế toán tổng hợp/Kế toán trưởng là phụ trách chung về kế toán của đơn vị mới nắm bắt toàn bộ thông tin KTTC của DN, và thực hiện được chức năng tham mưu cho nhà quản lý. Ngược lại, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể thu thập dữ liệu để đánh giá HQHĐ sẽ là nhân viên KTQT chuyên trách; Vì trong các DN quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều, số lượng nhân viên kế toán nhiều, mỗi nhân viên KTTC thường chỉ phụ trách một mảng kế toán nhất định như kế toán hàng tồn kho, kế toán tài sản cố định, kế toán bán hàng, kế toán thanh toán,…Và có riêng bộ phận gồm một nhóm nhân viên chuyên thực hiện KTQT, mỗi nhân viên KTQT cũng đảm nhiệm một chức năng riêng biệt như KTQT thực hiện lập dự toán, KTQT thực hiện đánh giá HQHĐ,…Bên cạnh đó, các nhân viên thuộc phòng ban chức năng khác trong DN sẽ thực hiện thu thập dữ liệu để phục vụ tính toán các chỉ số phi tài chính.

1.3.2.2. Thời điểm thu thập dữ liệu

Tùy từng loại chỉ số đánh giá và yêu cầu thông tin của nhà quản lý mà thời điểm thu thập dữ liệu để tính toán các chỉ số, phục vụ cho việc đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN là khác nhau:

Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ tài chính, nhà quản lý thường yêu cầu thông tin vào cuối mỗi tháng, quý, năm do đó thời điểm thu thập dữ liệu là kết thúc một kỳ kinh doanh (tháng, quý, năm), sau khi đã khóa sổ kế toán (xác định được tổng doanh thu, chi phí phát sinh, lợi nhuận gộp) và lập Báo cáo tài chính (BCTC) quý, năm. Những thông tin này làm cơ sở cho việc tính toán các chỉ số tài chính như Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế,…làm cơ sở đánh giá HQHĐ tài chính của DN. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng có thể yêu cầu thông tin về Sức sản xuất kinh doanh (H = Doanh thu/Chi phí) của những đơn đặt hàng đặc biệt ngay khi hoàn thành, khi đó kế

toán cần thu thập dữ liệu để tính toán chỉ số này, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý, chứ không phải đợi đến cuối tháng.

Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh khách hàng, thời điểm thu thập dữ liệu có thể là ngay sau mỗi vụ việc/đơn đặt hàng hoặc cuối mỗi kỳ vì nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như tính chất sản phẩm/dịch vụ (sản phẩm/dịch vụ mới hay sản phẩm/dịch vụ đã kinh doanh nhiều kỳ, sản phẩm/dịch vụ mang tính thời vụ,…), đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng DN. Chẳng hạn, đối với DN kinh doanh dịch vụ lữ hành, sản phẩm mang tính thời vụ, có sự tham gia của nhiều bên/nhiều nhà cung cấp trong việc thực hiện cung cấp dịch vụ: Nhà quản lý thường yêu cầu thông tin về thành quả thực hiện ngay sau mỗi chương trình tour du lịch để nắm được mức độ hài lòng và dự định có hay không tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng. Vì những thông tin này sẽ là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định điều hành liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trong chuỗi sản phẩm (nhà cung cấp phương tiện vận chuyển, nhà hàng, khách sạn, điểm đến, …), hướng dẫn viên du lịch nhằm cải thiện chất lượng phục vụ trong các chuyến/tour tiếp theo. Bên cạnh đó, những thông tin về dự định có hay không tiếp tục mua/giới thiệu bạn bè mua tour của khách hàng còn là cơ sở để nhà quản lý ra các quyết định mua các dịch vụ của các nhà cung cấp trong chuỗi, bố trí nhân sự liên quan đến việc thực hiện các tour đó trong các kỳ tiếp theo. Trong trường hợp này, thông tin chủ yếu do bộ phận kinh doanh thực hiện, KTQT chỉ đóng vai trò thu nhận để phục vụ làm báo cáo cuối kỳ cho nhà quản lý. Bên cạnh đó, KTQT còn có nhiệm vụ thu thập thông tin về số lượng khách phục vụ ngay sau mỗi tour để phục vụ làm báo cáo hàng tháng gửi lên Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Du lịch tỉnh/thành phố theo quy định.

Đối với nhóm chỉ số phản ánh HQHĐ khía cạnh quy trình kinh doanh nội bộ; học hỏi và phát triển; trách nhiệm của DN với cộng đồng địa phương: Dữ liệu thường được thu thập vào thời điểm cuối năm để phục vụ cho tính toán, phân tích và đánh giá HQHĐ của DN trên các khía cạnh này sau một năm hoạt động.

1.3.2.3. Các cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập

Kết quả của các chỉ số đánh giá là cơ sở để đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN, do đó, kế toán cần thu thập các dữ liệu, minh chứng để phục vụ cho tính toán, tổng hợp kết quả của các chỉ số này. Hệ thống các chỉ số đánh giá bao gồm cả các chỉ số tài chính và phi tài chính, nên các cơ sở dữ liệu cần được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, ở các bộ phận phòng ban khác nhau trong DN mới đáp ứng được yêu cầu thông tin của nhà quản lý theo từng thời điểm.

Bảng 1.2: Cơ sở dữ liệu, thông tin thu thập

Khía cạnh

Các chỉ số đánh giá

Cơ sở dữ liệu, thông tin

Tài chính

Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận gộp, Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, ROI, ROE, ROA

Báo cáo kết quả kinh doanh,

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Tỷ lệ Doanh thu sản phẩm, dịch vụ i/Tổng doanh thu, Tỷ lệ tăng doanh thu của từng sản phẩm, dịch vụ, …

Báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí (kỳ này, kỳ trước), Hoặc

Sổ chi tiết TK Doanh thu

Khách hàng

Mức độ hài lòng của khách hàng, Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định, Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời điểm nào, Số năm một khách hàng đã

mua hàng của DN

Thông tin do phòng kinh doanh hoặc bộ phận chăm sóc khách hàng cung cấp: Báo cáo thành quả khách hàng

Đổi mới

quy trình kinh doanh

Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất định, Số lượng sản phẩm được cung cấp trong

bao bì mới của DN được thiết kế riêng

Sổ kế toán chi tiết (TK Thành phẩm)

Phần trăm Doanh thu từ các sản phẩm mới được giới thiệu trong kỳ

Báo cáo kết quả kinh doanh dạng số dư đảm phí (kỳ này, kỳ trước)

Hoặc Sổ chi tiết TK DT

Số cách hoạt động mới trong một

khoảng thời gian nhất định

Thống kê từ bộ phận kinh

doanh

Học hỏi & phát triển

Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên, Tỷ lệ chi phí cho nghiên cứu và phát

triển trên tổng chi phí quản lý

Sổ kế toán chi tiết (TK Chi phí quản lý DN)

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 193 trang tài liệu này.

Trách nhiệm của DN với

cộng đồng địa phương

Số lần công ty bị cơ quan thuế phạt, Số lần công ty nộp thuế đến hạn, Số lần công ty bị phạt bởi chính quyền, Số lần công ty nộp lệ phí môn bài đến hạn, Số lần công ty bị phạt bởi một ban giám

sát

Sổ kế toán chi tiết (TK chi phí khác)

Số lượng hiệp hội ngành mà DN là

thành viên trong kỳ

Tổng hợp dữ liệu từ phòng

hành chính

Số việc làm cho dân tộc thiểu số

Tổng hợp dữ liệu từ phòng

nhân sự

Số dự án văn hóa xã hội

Sổ kế toán chi tiết

(Nguồn: NCS tổng hợp) Dữ liệu phục vụ cho đo lường các chỉ số đánh giá, làm căn cứ để đánh giá HQHĐ rất rộng, kế toán phải căn cứ vào các tài khoản kế toán/sổ kế toán, báo cáo kế toán và thông tin từ các bộ phận, phòng ban khác trong DN. Do đó, kế toán quản trị

có thể sử dụng phương pháp thủ công hoặc sự hỗ trợ của phần mềm. Cụ thể:

+ Phương pháp thủ công: Kế toán quản trị liên hệ trực tiếp với các bộ phận, phòng ban có liên quan trong DN (như Phòng kinh doanh, Phòng hành chính, Phòng tổ chức nhân sự, …) để thu thập dữ liệu.

+ Sự hỗ trợ của phần mềm: Trong bối cảnh CMCN 4.0 hiện nay, các DN có xu hướng ứng dụng các phần mềm thông minh nhiều hơn. Các DN có thể lựa chọn nâng cấp phần mềm kế toán, có liên kết dữ liệu với các phần mềm quản lý của các bộ phận khác trong DN thông qua hệ thống mạng nội bộ; hoặc sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện KTQT để đánh giá HQHĐ của DN. Phần mềm ERP là một phần mềm thu thập và lưu trữ hệ thống thông tin hoàn chỉnh, kết nối toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của DN theo mô hình hệ thống thông tin quản lý toàn DN. Phần mềm này giúp cho thông tin giữa các bộ phận được thông suốt, quá trình xử lý không bị ngắt quãng hay không kịp tiến độ do lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận. ERP giúp hợp nhất thông tin của các bộ phận khác nhau của DN trong một hệ thống máy tính thống nhất. Nó là một ứng dụng gồm nhiều phân hệ được sử dụng nhằm tạo ra một hệ thống thông tin hỗ trợ cho nhà quản trị DN trong quá trình quản lý, điều hành, ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Trong trường hợp DN có sử dụng phần mềm ERP, dữ liệu của các bộ phận, phòng ban chức năng của DN đều phải cập nhật dữ liệu lên hệ thống một cách kịp

thời, theo đúng thời gian quy định; Những dữ liệu này sẽ được phân quyền cho các cá nhân cụ thể được phép xem, hiệu chỉnh, xử lý, truy xuất và bảo mật. Khi đó, kế toán quản trị không cần liên hệ trực tiếp với các phòng ban liên quan, mà có thể kế thừa dữ liệu từ các bộ phận khác đã nhập lên hệ thống, để phục vụ xử lý dữ liệu, đánh giá, phân tích thông tin về HQHĐ của toàn DN.

1.3.3. Xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về hiệu quả hoạt động

Xử lý dữ liệu chính là việc tính toán/tổng hợp các chỉ số đánh giá đã xác định dựa trên các dữ liệu thu thập được bằng các phương tiện xử lý dữ liệu cụ thể. Phân tích thông tin về HQHĐ chính là việc đánh giá HQHĐ tổng thể toàn DN thông qua việc sử dụng các kỹ thuật phân tích thông tin khác nhau. Do vậy, có thể khái quát nội dung xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ như hình dưới đây:

Xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ

Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin

Cách thức xử lý dữ liệu

Phương pháp phân tích thông tin

Phương tiện xử lý dữ liệu, phân tích thông tin

Hình 1.3.: Nội dung xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ

(Nguồn: NCS xây dựng)

1.3.3.1. Chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin

Việc xác định chủ thể xử lý dữ liệu, phân tích thông tin về HQHĐ của DN phụ thuộc vào quy mô DN và tổ chức bộ máy kế toán của DN. Với đặc điểm của các DNNVV là số lượng nhân viên ít, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung thì chủ thể xử lý và phân tích thông tin về HQHĐ của DN là Kế toán trưởng/kế toán tổng hợp, họ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để đo lường các chỉ số đánh giá. Tuy nhiên, đối với các DN quy mô lớn, bộ phận KTQT độc lập với KTTC thì chủ thể xử lý dữ liệu và phân tích thông tin về HQHĐ có thể là hai cá nhân khác nhau: Nhân viên KTQT chuyên trách sẽ thực hiện xử lý các dữ liệu vừa thu thập được để tính toán các chỉ số đánh giá; Kế toán trưởng sẽ đảm nhiệm công việc phân tích các thông tin về HQHĐ tổng thể của DN.

1.3.3.2. Cách thức xử lý dữ liệu

Cho dù KTQT có thể sử dụng các phương tiện xử lý thông tin truyền thống hay hiện đại, thì KTQT đều phải xác định cách thức tính toán các chỉ số đánh giá như Bảng

1.3 dưới đây:

Bảng 1.3: Bảng tổng hợp công thức xác định các chỉ số đánh giá

STT

Chỉ số

Cách tính

Tỷ lệ tăng doanh thu

Tỷ lệ tăng DT năm N

doanh thu DT năm N-1

Tỷ lệ tăng doanh thu của SP/dịch vụ i

Tỷ lệ tăng DT của SP/dịch vụ i kỳ N DT của =

SP/dịch vụ i DT của SP/dịch vụ i kỳ N-1

Tỷ lệ DT của SP/dịch vụ i trong tổng DT

Tỷ lệ DT của DT của SP/dịch vụ i

SP/dịch vụ i =

trong tổng DT Tổng doanh thu

Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp

Tỷ lệ tăng trưởng LN gộp năm N

LN gộp LN gộp năm N-1

Tỷ lệ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế

(LNST)

Tỷ lệ tăng LNST năm N

trưởng LNST LNST năm N-1

Tỷ suất sinh lời của vốn đầu tư (ROI)

Lợi nhuận sau thuế

ROI =

Chi phí đầu tư

Tỷ suất sinh lời của tài sản (ROA)

Lợi nhuận sau thuế

ROA =

Tài sản bình quân

Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu (ROE)

Lợi nhuận sau thuế

ROE =

Vốn chủ sở hữu

Mức độ hài lòng của

khách hàng

Sử dụng thang đo Likert để đo lường mức độ hài lòng;

Hoặc phỏng vấn bán cấu trúc khách hàng

Số lượng khiếu nại của khách hàng trong mỗi khoảng thời gian nhất

định

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng

Số lần mua hàng lặp lại của khách hàng trong

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc

khách hàng

mỗi khoảng thời gian

nhất định

Số lượng khách hàng thường xuyên bị mất trong mỗi khoảng thời

gian nhất định

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng

Số lượng khách hàng

mới trong mỗi khoảng thời gian nhất định

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng

Số lượng khách hàng mới do được khách hàng khác giới thiệu đến DN tại bất kỳ thời

điểm nào

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng

Số năm một khách hàng đã mua hàng của

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng

Số sản phẩm mới được đưa vào thị trường trong một thời kỳ nhất

định

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh

Số lượng sản phẩm được cung cấp trong bao bì mới của DN

được thiết kế riêng

Thống kê dữ liệu từ bộ phận kinh doanh

Phần trăm Doanh thu từ các sản phẩm mới được giới thiệu trong

kỳ

Tỷ lệ DT từ DT từ sản phẩm mới

các SP mới Tổng doanh thu

Số cách hoạt động mới trong một khoảng thời

gian nhất định

Thống kê từ bộ phận kinh doanh

Số khóa học ngắn hạn cho nhân viên

Thống kê dữ liệu từ bộ phận nhân sự, và số liệu trên sổ kế toán chi tiết để tính chỉ số:

= CP cho các khóa học ngắn hạn