Quy Trình Ký Hậu B/l, Lập Thư Bảo Lãnh Nhận Hàng

Tiếp nhận hồ sơ

Kiểm tra và thực hiện tu chỉnh

2.2.1.2. Quy trình tu chỉnh L/C

Kiểm soát viên kiểm tra lại

Lãnh đạo phòng ký duyệt

In và giao bản L/C gốc đã tu chỉnh cho khách hàng

Lưu hồ sơ

Chuyển điện tu chỉnh L/C qua NH nước ngoài

Sơ đồ 2.2 Quy trình tu chỉnh L/C

Tiếp nhận hồ sơ :

- Hồ sơ được nhận trực tiếp từ khách hàng và khách hàng có hạn mức ưu tiên hoặc nhận từ phòng Tín dụng.

o Nguyên tắc tu chỉnh L/C:

+ Việc tu chỉnh phải được thực hiện trong thời gian hiệu lực của L/C.

+ Việc tu chỉnh phải được thông báo và có sự chấp thuận của cả 2 bên.

+ Sau khi nội dung tu chỉnh được thông báo với NH nước ngoài thì nội dung tu chỉnh đó đã đầy đủ giá trị pháp lý, trở thành một bộ phận của L/C và có hiệu lực huỷ bỏ những nội dung cũ có liên quan đến nó.

o Chứng từ yêu cầu xuất trình:

+ Văn bản đề nghị tu chỉnh L/C phải có chữ ký hữu quyền của Công ty và ý kiến của bộ phận Tín dụng. Phí tu chỉnh do người mở L/C hay do người thụ hưởng chịu phải ghi rõ.

+ Văn bản thỏa thuận giữa người mở L/C và người thụ hưởng đối với việc tu chỉnh L/C.

Kiểm tra và thực hiện tu chỉnh:

Thanh toán viên:

- Kiểm tra các yêu cầu tu chỉnh của khách hàng, xem xét có mâu thuẫn với L/C mở không, có bất lợi cho phía Việt Nam không, có phù hợp với các quy tắc của Phòng thương mại quốc tế hay không.

- Cập nhật nội dung tu chỉnh vào máy, thu điện phí, thủ tục phí, thu ký quỹ.

Kiểm soát viên:

- Kiểm tra lại toàn bộ nội dung đề nghị và nguồn tiền sử dụng để tu chỉnh L/C.

- Kiểm tra trên máy các dữ liệu thanh toán viên đã nhập, ký kiểm soát trên

đơn điện và giấy báo của đơn vị.

Lãnh đạo phòng: Ký duyệt.

Giao L/C đã tu chỉnh cho khách hàng và lưu hồ sơ theo dõi:

- Thanh toán viên giao bản gốc L/C đã tu chỉnh in trên giấy logo EIB, có chữ ký của lãnh đạo phòng cho khách hàng có ký nhận trên bản L/C đã lưu của NH: Ghi rõ ngày nhận và tên họ người nhận.

- Lưu toàn bộ hồ sơ.

Chuyển điện tu chỉnh L/C ra NH nước ngoài:

- NH sẽ sử dụng điện MT707 để làm điện tu chỉnh gửi qua NH nước ngoài thông qua hệ thống SWIFT.

2.2.1.3. Quy trình xử lý Bộ chứng từ

Nhận BCT

Kiểm tra BCT

BCT hợp lệ

BCT bất hợp lệ

Gửi thông báo cho khách hàng

Gửi thông báo bất hợp lệ

Thanh toán hay chấp nhận thanh toán cho NH nước ngoài

Khách hàng chấp nhận bất hợp lệ

Khách hàng không chấp nhận bất hợp lệ

Giao BCT cho khách hàng

Từ chối thanh toán hay cách xử lý khác

Lưu hồ sơ

Sơ đồ 2.3 Quy trình xử lý Bộ chứng từ

Kiểm tra BCT:

Sau khi nhận được BCT từ phía NH thông báo gửi qua, thanh toán viên sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của BCT so với L/C. Việc kiểm tra BCT rất quan trọng và phải được thực hiện thật kỹ lưỡng vì nếu có bất kỳ sai sót nào được phát hiện sau khi đã thanh toán thì NH phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. BCT phải hoàn toàn phù hợp với những điều kiện quy định trong L/C và giữa các chứng từ phải thống nhất, hợp pháp đúng theo quy định UCP600.

o Một BCT hợp lệ là BCT:

+ Đầy đủ về số lượng của từng loại.

+ Thể hiện trên bề mặt hoàn toàn phù hợp với các quy định của L/C và các tu chỉnh kèm theo (nếu có).

+ Nội dung các chứng từ không mâu thuẫn nhau.

Quy trình kiểm tra một số chứng từ quan trọng:

Kiểm tra Hối phiếu (Bill of Exchange/Draft – B/E):

- Kiểm tra tính xác thực của Hối phiếu: Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là Hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên Hối phiếu.

- Kiểm tra tên NH phát hành L/C, số L/C, ngày phát hành L/C, địa điểm, ngày ký phát, thời hạn trả tiền của Hối phiếu ghi trên Hối phiếu có giống với L/C gốc không.

- Kiểm tra thời hạn ghi trên Hối phiếu có đúng quy định không: Nếu thanh toán trả ngay thì trên Hối phiếu phải ghi “AT SIGHT”, nếu là thanh toán trả chậm thì trên Hối phiếu phải ghi “AT ….. DAYS”.

- Số tiền ghi trên Hối phiếu phải nhỏ hơn hoặc bằng trị giá L/C và bằng 100% tổng trị giá Hóa đơn trừ trường hợp L/C quy định khác. Số tiền ghi bằng số và chữ phải khớp với nhau và thể hiện bằng đồng tiền thanh toán quy định trong L/C.

- Kiểm tra thông tin các bên liên quan trên Hối phiếu: người ký phát, người bị ký phát, người hưởng lợi Hối phiếu.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về

thông tin của các bên liên quan, Hối phiếu chưa ký hậu, số tiền ghi trên Hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn, ngày ký phát Hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C, số L/C và ngày mở L/C ghi trên Hối phiếu không chính xác.

Kiểm tra Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice – C/I):

- Kiểm tra số bản Hóa đơn xuất trình có đúng theo yêu cầu của L/C hay không.

- Kiểm tra thông tin về các bên liên quan trên Hóa đơn có đúng so với L/C hay không.

- Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện giao hàng,

điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có khác so với các chứng từ khác không.

- Kiểm tra các thông tin khác ghi trên Hóa đơn: Số L/C, ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số hợp đồng, số tham chiếu của người mua…có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Thông tin của các bên có liên quan được ghi

trên Hóa đơn thương mại khác với các chứng từ khác, số bản Hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C, số lượng, trọng lượng hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa trên Hóa đơn không chính xác với nội dung của L/C, Hóa đơn không thể hiện điều kiện cơ sở giao hàng, thiếu các điều kiện ghi thêm theo yêu cầu của L/C, các dữ kiện về vận tải hàng hoá không phù hợp với B/L.

Kiểm tra vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L):

- Kiểm tra số lượng bản gốc và bản copy của B/L.

- Kiểm tra thông tin của các bên có liên quan.

- Kiểm tra ngày giao hàng lên tàu, cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C không.

- Kiểm tra ngày lập B/L có hợp lệ hay không.

- Kiểm tra người ký phát Vận đơn: Vận đơn phải có chữ ký của người chuyên chở (hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc đại lý thay mặt hay đại diện cho thuyền trưởng.

- Kiểm tra phần mô tả hàng hoá bao gồm: Mã hiệu, số lượng, kiện hàng, trọng lượng, mô tả hàng hoá… có giống như các chứng từ khác không.

- Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải thì trên Vận đơn không được phép thể hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, NH chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một Vận đơn.

- Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên Vận đơn phải được đóng dấu và có xác nhận của hãng tàu.

- Kiểm tra Vận đơn có hoàn hảo hay không: Vận đơn được xem là hoàn hảo là Vận đơn không có các điều khoản hay ghi chú nêu tình trạng khuyết tật của hàng hóa, bao bì.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Giao hàng trễ, thông tin về các bên liên

quan không giống với các chứng từ khác, các thay đổi bổ sung trên B/L không có xác nhận của hãng tàu, B/L thiếu tính xác thực do người lập B/L không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này, số L/C và ngày mở L/C không chính xác, các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không theo đúng quy định L/C, số hiệu container không khớp với các chứng từ khác.

Kiểm tra Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate – C/I):

- Kiểm tra loại Chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: Chứng thư bảo hiểm hay Chứng nhận bảo hiểm.

- Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C.

- Kiểm tra tính xác thực của C/I: C/I có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không.

- Kiểm tra thông tin người được bảo hiểm có đúng hay không.

- Kiểm tra loại tiền và số tiền trên C/I có giống với các chứng từ khác không.

- Kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không.

- Kiểm tra về ngày lập C/I có hợp lệ hay không.

- Kiểm tra về phần mô tả hàng hoá trên C/I, các thông tin có liên quan đến con tàu, hành trình của tàu.

- Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thường có phù hợp với quy định của L/C hay không.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Số bản chính xuất trình không đủ theo yêu

cầu của L/C, thông tin các bên liên quan đến C/I không chính xác, mô tả hàng hoá và những thông tin về con tàu chở hàng hóa không khớp với L/C hoặc các chứng từ khác, mua bảo hiểm sau khi giao hàng lên tàu, không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm, không nêu hoặc có sai sót về tổ chức giám định hàng hoá, nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định L/C.

Kiểm tra Phiếu đóng gói (Packing list – P/L):

- Kiểm tra số bản P/L có đúng với yêu cầu trong L/C hay không.

- Kiểm tra mô tả về hàng hoá có giống với trong L/C hay không.

- Kiểm tra xem các số liệu trên P/L có thống nhất với các chứng từ khác hay không.

- Kiểm tra ngày lập P/L có hợp lệ hay không.

- Kiểm tra xem điều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C, thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác, tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả

chuyến hàng, mô tả hàng hóa không phù hợp với các chứng từ khác, thiếu sự đồng nhất với các chứng từ khác như số container, số seal không giống với B/L.

Kiểm tra Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O):

- Kiểm tra loại C/O xuất trình có đúng với yêu cầu L/C không.

- Kiểm tra các thông tin có liên quan đến việc vận chuyển, mô tả hàng hóa.

- Kiểm tra ngày lập C/O có hợp lệ hay không.

- Kiểm tra xem C/O có phải do người được quy định trong L/C phát hành hay không. Nếu L/C không quy định ai là người phát hành C/O thì người bán có thể lập C/O và tự ký miễn sao nội dung thể hiện không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

o Những bất hợp lệ thường gặp: Xuất trình loại C/O không đúng với yêu cầu,

người chứng nhận xuất xứ hàng hóa không đúng quy định của L/C, số bản xuất trình không đúng yêu cầu, ngày lập C/O sau ngày giao hàng hóa.

Gửi thông báo cho khách hàng, thanh toán cho NH nước ngoài, giao BCT

Sau khi kiểm tra BCT do NH nước ngoài gửi đến, SGD 1 EIB sẽ làm công văn thông báo ngay đến khách hàng.

Đối với L/C trả ngay:

+ Nếu chứng từ phù hợp với L/C: SGD 1 EIB sẽ thực hiện thanh toán cho NH nước ngoài trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận BCT và giao chứng từ cho khách hàng.

+ Nếu chứng từ không phù hợp với L/C: Khi BCT có bất hợp lệ thì thanh toán viên sẽ thông báo ngay đến khách hàng. NH yêu cầu khách hàng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo phải có ý kiến trả lời bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thanh toán để NH trả lời NH nước ngoài. Nếu khách hàng ký công văn chấp nhận bất hợp lệ và đồng ý thanh toán thì SGD 1 EIB sẽ thực hiện thanh toán cho NH nước ngoài và giao chứng từ cho khách hàng.

Đối với L/C trả chậm:

+ Nếu chứng từ phù hợp với L/C: SGD 1 EIB sẽ đi điện chấp nhận Hối phiếu trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được BCT và giao chứng từ cho khách hàng ngay khi khách hàng ký chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn.

+ Nếu chứng từ không phù hợp với L/C: Khi có bất hợp lệ thì thanh toán viên sẽ thông báo ngay đến khách hàng. NH yêu cầu khách hàng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo phải có ý kiến trả lời bằng văn bản về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thanh toán để NH trả lời NH nước ngoài. Nếu khách hàng ký công văn chấp nhận bất hợp lệ và đồng ý thanh toán vào ngày đáo hạn thì SGD 1 EIB sẽ thực hiện việc đi điện chấp nhận Hối phiếu và giao chứng từ cho khách hàng. Khi đến hạn thanh toán, SGD 1 EIB sẽ ghi nợ tài khoản khách hàng để thanh toán cho NH nước ngoài.

o Trong trường hợp khách hàng từ chối thanh toán BCT do bất hợp lệ, có 2

trường hợp xảy ra:

+ Chờ người mua thương lượng với người bán, yêu cầu NH đi điện báo cho NH nước ngoài. Hoặc :

+ Lập điện từ chối thanh toán theo mẫu MT734 và gửi sang NH nước ngoài.

Hoàn trả BCT, chi phí do người mua/người bán chịu.

2.2.1.4. Quy trình ký hậu B/L, lập thư bảo lãnh nhận hàng

Nhận đơn xin bảo lãnh nhận hàng/đề nghị ký hậu B/L

Khách hàng thực hiện ký quỹ đủ 100% hoặc để Tín dụng bảo lãnh

Ký hậu B/L hoặc xác nhận bảo lãnh

Sơ đồ 2.4 Quy trình ký hậu B/L, lập thư bảo lãnh nhận hàng

Trường hợp hàng về Việt Nam trước khi chứng từ gởi đến SGD 1, khách hàng muốn lấy hàng ngay phải làm đơn xin bảo lãnh nhận hàng hoặc đề nghị ký hậu B/L

trong trường hợp B/L được phát hành theo lệnh của SGD 1 EIB. Khách hàng phải thực hiện ký quỹ đủ 100% trị giá L/C hoặc để Tín dụng bảo lãnh.

Nếu có B/L do người bán gửi trực tiếp đến khách hàng: SGD 1 EIB sẽ ký hậu B/L trên cơ sở công văn đề nghị ký hậu và chấp nhận bất hợp lệ (nếu có) của BCT.

Nếu không có B/L do người bán gửi và khách hàng có yêu cầu: SGD 1 EIB sẽ phát hành thư bảo lãnh nhận hàng.

 Chứng từ xuất trình để phát hành thư bảo lãnh: Ít nhất 2 bản chính thư bảo lãnh nhận hàng (SGD 1 EIB lưu 1 bản), bản sao Invoice, B/L /AWB.

- Thư bảo lãnh sẽ được hoàn trả lại NH khi hết hiệu lực trong vòng 1 tháng kể từ ngày phát hành hoặc khi BCT về, khách hàng có công văn yêu cầu ký hậu B/L.

2.2.2. Doanh số thanh toán nhập khẩu tại Sở giao dịch 1 Eximbank 2007-2010 Bảng 2.1 Doanh số thanh toán NK tại SGD 1 EIB 2007-2010

(ĐVT: Triệu USD)

2008		2009		2010		2009/2008		2010/2009
Doanh số	Tỷ trọng	Doanh số	Tỷ trọng	Doanh số	Tỷ trọng	Tuyệt đối	Tương đối	Tuyệt đối	Tương đối
L/C	388,04	85%	334,25	81%	298,65	81%	-53,79	-14%	-35,6	-11%
Các phương thức khác	69,53	15%	76,67	19%	69,54	19%	7,14	10%	-7,13	-9%
Tổng cộng	457,57	100%	410,92	100%	368,19	100%	-46,65	-10%	-42,73	-10%