Những Quy Định Trong Việc Thực Hiện Nghiệp Vụ Mgck

phải hoạt động môi giới phải có hiệu quả. Một nhân viên môi giới chứng khoán hay một người bán hàng luôn luôn phải xác định xem công chúng quan tâm tới loại chứng khoán nào. Để xác định được khách hàng quan tâm đến những loại CK nào, các nhân viên bán hàng của công ty CK có thể xem xét đến các điều kiện sau: điều kiện về kinh tế, điều kiện về TTCK hiện tại, dự tính tăng trưởng kinh tế ...

Việc xác định công chúng quan tâm tới loại chứng khoán nào sẽ giúp cho các CTCK điều chỉnh các sản phẩm (như cổ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ quỹ...) sao cho phù hợp nhất với thị hiếu của khách hàng. Trong CTCK, nhà MGCK hay những nhân viên bán hàng, chính họ sẽ tiếp xúc trực tiếp với các khách hàng của công ty để giới thiệu về các sản phẩm đã được lựa chọn. Khi tiếp xúc với các khách hàng, nhà MGCK có thể bán các CK đó hoặc tư vấn giúp cho khách hàng nên mua loại CK nào là tốt nhất. Khi một nhà MGCK bán hàng, quá trình xử lý bắt đầu diễn ra. Một giao dịch diễn ra như thế nào là điều rất quan trọng. Nếu một giao dịch diễn ra hoàn hảo, nó làm cho khách hàng thấy rằng các nhà MGCK của công ty quan tâm đến họ, đến tài khoản của họ. Điều này sẽ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, và họ sẵn sàng nhờ CTCK thực hiện các thương vụ tiếp theo.

Việc thực hiện một giao dịch chứng khoán nói chung bao gồm các công việc chuẩn bị và hệ thống đưa vào và truyền lệnh giữa các bên, phát hiện giá cân bằng, thực hiện lệnh, báo cáo giao dịch, giám sát và thông tin thị trường. Những công việc và hệ thống này có thể từ những thủ tục giấy tờ đơn giản đến các hệ thống thông tin và xử lý bằng máy điện tử, phụ thuộc vào yêu cầu của từng thị trường. Các giao dịch giữa một khách hàng và một người MGCK nói chung được thực hiện trực tiếp giữa hai bên. Trái lại, giao dịch giữa hai người MGCK thường được thực hiện thông qua một cơ chế thị trường, chẳng hạn như một sở buôn bán trung tâm nơi người mua và người bán gặp nhau, thị trường qua quầy truyền thống, hoặc hệ thống thực hiện giao dịch tự động. Trong toàn bộ quy trình giao dịch, bộ phận

hành chính luôn làm việc. Họ tính toán, nhập sổ sách các khoản tiền hoa hồng, thanh toán các chi phí, vào tài khoản doanh thu, tuyển người ...

*Quy trình giao dịch của hoạt động môi giới chứng khoán của CTCK

Quy trình giao dịch của một hoạt động chứng khoán thông thường bao gồm các bước sau:

 Bước 1: Mở tài khoản

 Bước 2: Nhận đơn đặt hàng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 141 trang tài liệu này.

 Bước 3: Thực hiện lệnh đặt hàng

 Bước 4: Xác nhận cho khách hàng, cấp giấy xác nhận và vào sổ theo dõi của khách hàng

 Bước 5: Thanh toán và giao hàng

(Nội dung các bước nêu trên xin trình bày một cách chi tiết ở phụ lục

1).

*Cơ cấu tổ chức một công ty môi giới chứmg khoán

Về cơ cấu tổ chức của một công ty môi giới CK thì gồm những phòng

ban sau:

1. Phòng lệnh

2. Bộ phận mua và bán

3. Bộ phận ký quỹ

4. Bộ phận thủ quỹ

5. Bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán

6. Bộ phận kế toán tiền mặt

7. Bộ phận quản ký thu nhập chứng khoán

8. Bộ phận quản lý các tài khoản mới

(Nội dung chi tiết về các bộ phận trên xin trình bày ở phụ lục 2.)

1.3 Những quy định trong việc thực hiện nghiệp vụ MGCK

Trong quy trình giao dịch của hoạt động MGCK, cả CTCK và khách hàng đều phải tuân thủ những quy định được ban hành trong quy chế tổ

chức và hoạt động của CTCK hay pháp luật của Nhà nước về chứng khoán. Cụ thể, bao gồm những quy định cơ bản sau: [15]

1.3.1 Công ty chứng khoán

Thứ nhất, công ty chứng khoán phải thực hiện chính xác các lệnh của khách hàng. Mọi sai sót gây ra từ phía công ty chứng khoán, dẫn đến việc thực hiện sai lệnh gây thiệt hại cho khách hàng, công ty chứng khoán và các nhân viên công ty chứng khoán phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt tài chính và pháp luật.

Thứ hai, theo yêu cầu của khách hàng, hàng tháng, hàng quý, công ty CK sẽ gửi bản báo cáo CK đến khách hàng để đối chiếu số tiền và CK trên tài khoản của khách hàng.

Thứ ba. công ty CK có trách nhiệm tổ chức việc sắp xếp, theo dõi và thực hiện các lệnh của khách hàng một cách có hiệu quả nhất. Trong trường hợp CK của khách hàng mang tên công ty CK, công ty CK phải tổ chức theo dõi và cung cấp các thông tin khi khách hàng yêu cầu, cũng như việc chuyển cổ tức đến khách hàng.

Thứ tư, công ty CK phải thông báo kết quả thực hiện lệnh cho khách hàng chậm nhất là vào ngày làm việc kế tiếp ngày thực hiện giao dịch. Nếu thông báo chậm trễ, công ty CK phải chịu trách nhiệm về việc thanh toán và chuyển giao chậm trễ của khách hàng.

Thứ năm, trong hoạt động MGCK, công ty CK phải đảm bảo giữ bí mật nghề nghiệp, không được tiết lộ các loại CK giao dịch, những chi tiết liên quan đến các nghiệp vụ và tài khoản tiền gửi của khách hàng, trừ trường hợp khách hàng cho phép hoặc khi UBCKNN yêu cầu xuất trình, chứng từ sổ sách để kiểm tra.

1.3.2 Khách hàng

15 Quyết định số 04/ 1998/ QĐ - UBCK3 ngày 13/ 10/ 1998 của Chủ tịch UBCKNN về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của CTCK.

Thứ nhất, khách hàng có trách nhiệm thanh toán hay chuyển giao số CK khi công ty CK thực hiện đúng những yêu cầu của khách hàng.

Thứ hai, khi muốn sửa đổi hay hủy bỏ lệnh đã đặt, khách hàng phải thông báo cho công ty CK biết để kịp thời điều chỉnh. Trong trường hợp lệnh đã được thực hiện thì việc sửa đổi hay từ bỏ sẽ không có giá trị, khách hàng có trách nhiệm thanh toán hay chuyển giao số CK đã được thực hiện.

Thứ ba, khi khách hàng ủy quyền cho công ty CK hay nhân viên MGCK toàn quyền sử dụng tài khoản của mình để mua bán CK, khách hàng phải làm giấy ủy quyền cho công ty CK hay người MGCK đó. Trình tự và thủ tục theo đúng luật pháp hiện hành và phải có sự đồng ý của công ty CK hoặc ngân hàng, nơi khách hàng mở tài khoản.

Thứ tư, trường hợp sau khi đã thực hiện xong lệnh đặt hàng, nếu đến thời gian thanh toán mà khách hàng không thanh toán hết số tiền hoặc giao số chứng khoán còn thiếu, công ty chứng khoán vẫn có quyền kiện khách hàng để đòi hỏi thanh toán hoa hồng và những chi phí khác.

1.3.3 Mức phí môi giới

Mức hoa hồng cho hoạt động môi giới chứng khoán thường được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên tổng số giao dịch và theo nguyên tắc doanh số giao dịch càng lớn thì tỷ lệ hoa hồng càng thấp. Mức tối thiểu và tối đa về hoa hồng cho hoạt động MGCK ở Việt Nam sẽ do UBCKNN quy định.

Thông thường, các công ty chứng khoán đều có một chế độ hoa hồng của mình và thỉnh thoảng lại điều chỉnh cho thích hợp. Các công ty nhỏ thường phải chờ xem những hãng lớn như Merril Lynch (Mỹ), Nomura (Nhật) v.v. cho biết tỷ suất hoa hồng của họ rồi mới công bố tỷ suất của mình.

2. Người môi giới chứng khoán

2.1 Khái niệm chung về người môi giới chứng khoán

Người môi giới chứng khoán là người trung gian đại diện cho khách hàng của mình tiến hành các hoạt động mua và bán chứng khoán theo yêu cầu của khách hàng và được hưởng phí hoa hồng cho các giao dịch mà anh ta tiến hành. Khái niệm nhà môi giới chứng khoán là chỉ các công ty

Ảnh: nhân viên môi giới CK CTCK HSC

môi giới chứng khoán, song khái niệm người môi giới chứng khoán ở đây là để chỉ cá nhân hành nghề môi giới chứng khoán.

Có thể nói hiệu quả kinh doanh của một CTCK phụ thuộc rất lớn vào trình độ nghiệp vụ cũng như kỹ năng nghề nghiệp của các nhân viên môi giới chứng khoán, vì chính họ tìm kiếm khách hàng cho công ty và là nhứng người trực tiếp mang về cho công ty những khoản lợi nhuận khổng lồ dựa trên những hợp đồng môi giới chứng khoán với khách hàng. Trên thế giới những nhà MGCK hàng đầu chỉ chiếm 20% nhưng chính họ đã mang lại 80% hoa hồng cho công ty MGCK của họ. Bên cạnh đó, phải nói rằng nghề MGCK cũng mang lại cho những người hành nghề MGCK một khoản thù lao xứng đáng. Ở TTCK phát triển như Wall Street, thu nhập của nhà MGCK có thể sánh với một số người có thu nhập cao nhất hiện nay như luật sư, bác sĩ ... Tuy nhiên, để có thể trở thành người MGCK giỏi, họ phải đáp ứng được những yêu cầu của nghề nghiệp, đôi khi là vô cùng khắt khe và khắc nghiệt.

2.2 Kỹ năng nghiệp vụ cơ bản của người môi giới chứng khoán

Và làm thế nào để một người MGCK có thể tiếp cận với khách hàng, giúp đỡ khách hàng một cách có hiệu quả, điều này đòi hỏi ở người MGCK một loạt các kỹ năng cần thiết phải tiến hành, các kỹ năng này không tách

rời nhau mà gắn bó và hỗ trợ cho nhau. Những kỹ năng cần thiết ở người môi giới chứng khoán là các kỹ năng sau: 16

2.2.1 Kỹ năng truyền đạt thông tin

Với một người môi giới chứng khoán thì kỹ năng truyền đạt thông tin là rất quan trọng. Việc thực hiện kỹ năng này không chỉ phụ thuộc vào ngôn từ mà người môi giới sử dụng mà phụ thuộc rất nhiều vào cách diễn đạt và khả năng truyền đạt thông tin. Để có thể đưa thông tin tới khách hàng một cách hiệu quả nhất, đòi hỏi người môi giới phải có kỹ năng truyền đạt tốt, biểu hiện ở các khía cạnh sau đây:

Thái độ quan tâm: Việc thể hiện thái độ quan tâm tới khách hàng chính là việc người môi giới tìm hiểu về nhu cầu, khả năng và sở thích của khách hàng. Và người môi giới luôn phải coi trọng lợi ích của khách hàng, coi khách hàng là trên hết và luôn luôn tôn trọng họ.

Kỹ năng nói chuyện: kỹ năng này mang lại thành công rất nhiều cho người môi giới, ví dụ như trong trường hợp nói chuyện trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại, người môi giới phải có khả năng truyền đat hết các ý tưởng của mình qua giọng nói. Trong thực tế, có tới 93% ý nghĩa của bất kỳ sự truyền đạt nào được truyền đi không phải bằng ngôn từ mà bằng âm điệu trong giọng nói, bằng sự nhấn mạnh những ngôn từ được sử dụng, bằng tốc độ nói... Vì thế phải luôn luôn lưu ý và uốn nắn giọng nói trong một chừng mực có thể, người MGCK sẽ tạo ra một ấn tượng tốt đối với khách hàng qua điện thoại nói riêng, và qua giọng nói nói chung. Khi nói, yêu cầu là phải nói một cách rõ ràng, ngắn gọn mà vẫn thể hiện được đầy đủ nội dung cần truyền đạt.

2.2.2 Kỹ năng tìm kiếm khách hàng

Bước quan trọng trong hoạt động của một nhà môi giới chứng khoán là tìm kiếm khách hàng. Người MGCK không thể chỉ ngồi chờ khách hàng

16 TS. Trần Thị Thái Hà, “Nghề môi giới chứng khoán”, NXB Chính trị quốc gia, năm 2001, Tr. 218

đến với mình mà cần thiết là tự mình phải tìm đến với khách hàng. Và việc tìm kiếm khách hàng sẽ làm tăng thu nhập của nhà môi giới cũng như duy trì mức tăng trưởng ổn định trong hoạt động kinh doanh CK của CTCK.

Sau đây là một số phương án tìm kiếm khách hàng thông dụng nhất: 17

Thứ nhất, dựa vào những đầu mối do công ty gây dựng hoặc các tài khoản bàn giao lại. Theo phương pháp này các nhà môi giới chứng khoán dường như không được chủ động trong quá trình tiếp xúc với khách hàng do vậy hiệu quả hoạt động của họ thường bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, đối với một số nhà môi giới chứng khoán đã dày dặn kinh nghiệm thì họ có thể nhanh chóng tiếp cận được với các đối tượng khách hàng có sẵn này và chắc chắn họ sẽ không bỏ lỡ việc tiếp tục duy trì và nâng cao mối quan hệ để mang lại hiệu quả cao nhất cho công việc kinh doanh của công ty.

Thứ hai, thông qua lời giới thiệu của khách hàng. Để nhận được lời giới thiệu của khách hàng thì bản thân người MGCK phải là người đã tạo được niềm tin với chính khách hàng của họ. Nếu những người này đầu tư có hiệu quả và tin tưởng vào nhà MGCK thì họ sẽ sẵn sàng giới thiệu với người MGCK những người bạn của họ đang có ý định đầu tư chứng khoán.

Thứ ba, thực hiện việc tiếp thị và bán hàng tới những người giàu có hay tiến hành nghiên cứu và tìm ra những khách hàng lý tưởng, khách hàng tiềm năng.

Thứ tư, tổ chức các cuộc hội thảo, tiếp xúc, trao đổi kiến thức kinh doanh giữa các ngành nghề và quan trọng hơn cả là người MGCK phải biết nắm bắt các cơ hội quan trọng này để tìm kiếm khách hàng.

Thứ năm, thực hiện các chiến dịch viết thư và gọi điện làm quen. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như ngày nay thì việc viết thư điện tử để giới thiệu và làm quen là một phương pháp hữu hiệu. Đây là phương pháp đến với khách hàng tiềm năng thường dùng nhất và nên nhớ rằng là bạn phải biết khá rõ về họ. Ngay cả với những danh sách tốt nhất

17 TS. Trần Thị Thái Hà, “Nghề môi giới chứng khoán”, NXB Chính trị quốc gia, năm 2001, Tr. 139

cũng chỉ mong đợi tỷ lệ trả lời là 1% - 2%. Còn khi gọi điện làm quen, người MGCK cần thẩm định xem khách hàng có cần người MGCK không? Đây có phải là đối tượng mà người môi giới tìm kiếm không? Có như vậy người MGCK mới hy vọng tìm cho mình những khách hàng tiềm năng và có hiệu quả.

2.2.3 Kỹ năng khai thác thông tin

Công việc của một người MGCK là thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, và để Là một nhà tư vấn đầu tư thành công thì người MGCK đòi hỏi phải hiểu được khách hàng ra quyết định như thế nào và động lực thúc đẩy của khách hàng là gì? Từ việc khai thác thông tin từ khách hàng, người môi giới sẽ xác định được loại hình dịch vụ nào thích hợp nhất với khách hàng, và đồng thời đưa ra những lời tư vấn hiệu quả cho hoạt động đầu tư của khách hàng. Việc thực hiện tốt nghiệp vụ này không những làm tăng lượng tài sản mà công ty chứng khoán được quản lý mà còn làm tăng sự trung thành và gây ấn tượng tốt đẹp về CTCK với khách hàng.

Để thực hiện tốt kỹ năng khai thác thông tin, người môi giới cần nắm vững các vấn đề sau:

- Nắm được các nhu cầu tài chính, các nguồn lực, và các mức độ chấp nhận rủi ro của khách hàng.

- Hiểu cách nghĩ và ra quyết định đầu tư của khách hàng, cũng như những tình cảm bên trong có thể ảnh hưởng tới phản ứng của họ đối với mối quan hệ giúp đỡ khiến NMG có thể đáp ứng được các nhu cầu của họ.

- Cam kết đạt được mục tiêu tài chính của khách hàng.

- Tìm được ngôn ngữ riêng cho khách hàng tiềm năng về tiêu thức mua và việc xây dựng các chiến lược làm động lực cho họ.

- Tăng tỷ lệ phần trăm tài sản của khách hàng cho việc đầu tư chứng khoán.

Quá trình khai thác thông tin được tiến hành từ khi tiếp xúc lần đầu cho đến các lần gặp tiếp theo. Yêu cầu ở đây là người môi giới chứng