Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Đến Tổ Chức Kế Toán Trong Đơn Vị Sự Nghiệp

Nguyên tắc phù hợp: Bảo đảm tính phù hợp trong hệ thống kế toán (giữa đối tượng với hình thức, phương pháp, bộ máy kế toán, yêu cầu quản lý, lĩnh vực hoạt động, địa bàn hoạt động) trong đơn vị kế toán cũng như phù hợp với tính đặc thù của đơn vị hạch toán, đối tượng kế toán.Về mặt lý thuyết, đối tượng hạch toán kế toán quyết định hệ thống hình thức, phương pháp, bộ máy kế toán. Tuy nhiên trong tổ chức hạch toán kế toán ở từng đơn vị sự nghiệp công thì mối liên hệ này cần xét theo nhiều chiều khác nhau. Trong một ĐVSNC cần tôn trọng những quan hệ có tính thống nhất như: trong mỗi một phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán. Theo đó, các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa sao cho thích hợp với từng phần hành cụ thể. Tùy theo tính phức tạp của đối tượng để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán cũng như xác định các bước của quy trình kế toán thích hợp với từng đơn vị. Và khi mà trình độ cán bộ kế toán được nâng cao thì có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của hình thức và phương pháp kế toán.

Nguyên tắc đồng bộ: Các yếu tố của hệ thống kế toán phải được liên kết thành một hệ thống đồng bộ, hài hòa để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Các khâu công việc, các bộ phận được thiết kế để phối hợp nhịp nhàng sẽ giúp cho đơn vị khai thác tốt tiềm năng của hệ thống, tránh được sự chồng chéo, trùng lắp, nhờ vậy có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí sản xuất thông tin. Nguyên tắc đồng bộ còn thể hiện sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong đơn vị. Sự kết hợp này sẽ giúp cho các bộ phận phối hợp, cung cấp thông tin và kiểm soát lẫn nhau nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ đặt ra.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nhằm tăng cường chức năng kiểm tra, kiểm soát của hệ thống kế toán.Trong tổ chức kế toán cần được phân công phân nhiệm rõ ràng, thực hiện đúng quy định của Luật Kế toán khi một số phần hành kế toán không được kiêm nhiệm. Bên cạnh đó một số công việc cần được

phân công cho nhiều người, tránh phân công cho một người kiêm nhiệm nhiều khâu trong cùng một quá trình để tránh dẫn đến rủi ro hay sai phạm.

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Nguyên tắc này yêu cầu là phải đo mức độ lợi ích thông tin cho các đối tượng (kết quả đầu ra của hệ thống kế toán) với mức chi phí cho tổ chức bộ máy kế toán ở quy mô tương ứng thấp nhất có thể. Như vậy, nguyên tắc tiết kiệm nhưng vẫn phải đáp ứng lợi ích tối cao của người quản lý về hệ thống kế toán được tổ chức. Mức độ tiết kiệm được thể hiện và đo lường thông qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cần thiết cho hệ thống kế toán. Trên cơ sở tối thiểu hóa chi phí có thể tăng tính kịp thời trong cung cấp thông tin cho người sử dụng. Ngoài ra, hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là chất lượng và tính đầy đủ của thông tin cung cấp, tính thích hợp và thỏa mãn cao nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định của các cấp quản lý. Như vậy, thực hiện nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả có nghĩa là phải tổ chức hạch toán kế toán có tính đối chiếu và kiểm soát nghiệp vụ cao giữa các phần hành lao động, quá trình nghiệp vụ và hoạt động quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ trong bộ máy kế toán được tổ chức, tránh gây ra những lãng phí không đáng có mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong việc tổ chức kế toán.

Nguyên tắc thống nhất giữa kế toán và quản lý. Như trên đã phân tích thì kế toán là một hệ thống quản lý với chức năng thông tin, kiểm tra hoạt động tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Vì vậy về nguyên tắc, tổ chức kế toán trong các ĐVSNC phải đảm bảo tính thống nhất trong quản lý nói chung. Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm: Thống nhất giữa các đơn vị quản lý (trước hết là đơn vị cơ sở) với đơn vị kế toán còn được hiểu là thống nhất về tổ chức theo yêu cầu quản lý và không gian quản lý; thống nhất mô hình tổ chức hoạt động với tổ chức kế toán và tổ chức quản lý; bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn liền với kế toán và không được tách rời hoạt động kinh tế. Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính phải có thông tin kế

toán và các chỉ tiêu hạch toán phải phù hợp với các chỉ tiêu quản lý. Trong các ĐVSNC, bên cạnh bộ phận kế toán còn nhiều bộ phận khác như vật tư, kế hoạch,.. Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ thống quản lý của đơn vị.Với tư cách là một bộ phận của hệ thống quản lý, tổ chức hạch toán kế toán luôn phải đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp được thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất được quản lý, đối chiếu số liệu và đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 192 trang tài liệu này.

Nguyên tắc tuân thủ pháp luật về chế độ tài chính kế toán hiện hành và đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp. Hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng để Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình tài chính tại các ĐVSNC, tổ chức cung cấp dịch vụ công cộng, đồng thời cũng là nguồn cung cấp thông tin tin cậy cho các đối tượng sử dụng. Do đó, quy trình tổ chức hạch toán kế toán cần phải nghiên cứu đầy đủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và thực tiễn tổ chức quản lý để thể hiện và triển khai phù hợp với yêu cầu quản lý của các cấp, các ngành. Như chúng ta đã biết các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán là những quy ước và định hướng chung về nghề nghiệp kế toán. Đối với các ĐVSNC, việc nắm vững các quy định pháp luật, chế độ về kế toán của nhà nước trong triển khai nội dung của tổ chức hạch toán kế toán là cơ sở đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy thông tin kế toán.

1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp

công

Trong bối cảnh nhà nước đang thực hiện dự toán ngân sách nhà nước và đẩy nhanh việc tự chủ tại các đơn vị sự nghiệp công để giảm hỗ trợ trực tiếp của nhà nước. Vì vậy, nhu cầu thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của ban quản lý của đơn vị trở nên quan trọng và bức thiết đòi hỏi có một tổ chức kế toán phải khoa học, hợp lý. Tổ chức kế toán bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cơ bản sau:

- Trình độ kiến thức và kỹ năng kinh nghiệm của nhân viên kế toán có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán trong các ĐVSNC, tác động không nhỏ đến việc tổ chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản lý đơn vị. Yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên phải am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động đặc thù của đơn vị mình, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp tốt với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị sao cho được nhịp nhàng và hiệu quả. Nếu đội ngũ kế toán có trình độ không cao có thể ảnh hưởng tới tổ chức kế toán như thu thập thông tin không đầy đủ, phản ánh thông tin thiếu chính xác, không kịp thời. Ngoài ra, nếu đội ngũ kế toán có trình độ thấp thì còn ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế toán như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc của phòng kế toán, công việc kế toán không hiệu quả. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển công nghệ thông tin đòi hỏi trình độ chuyên môn của các cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong các ĐVSNC cũng như các đối tượng sử dụng thông tin khác được nâng cao rõ rệt, khả năng vận dụng hệ thống khuôn khổ pháp lý về kế toán trong công việc ngày càng hiệu quả hơn, nhu cầu thông tin kế toán có chất lượng ngày một cao hơn.

- Môi trường pháp lý bao gồm toàn bộ hệ thống các văn bản pháp luật quy định về đơn vị SNC. Các nhân tố ảnh hưởng quan trọng đến tổ chức kế toán tại ĐVSNC như Luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, nghị định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán tại đơn vị HCSN, các văn bản pháp quy khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh lĩnh vực, ngành nghề… Vì vậy, tổ chức kế toán cần phải nắm vững hệ thống văn bản pháp luật quy định về kế toán, tài liệu vận dụng cho phù hợp với đặc điểm từng đơn vị.

- Nhu cầu thông tin kế toán ảnh hưởng tới tổ chức kế toán tại ĐVSNC: tổ chức kế toán phải đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán quản trị đặc biệt nhu cầu cung cấp thông tin chính xác cho nhà quản lý, hoặc một số bộ phận liên quan.

-Yêu cầu kiểm soát nội bộ tại đơn vị: yêu cầu kiểm soát quy định hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị thay đổi suốt quá trình hoạt động. Khi có thay

đổi này, quan điểm tính trung thực đáng tin cậy của thông tin kế toán bị ảnh hưởng hay việc quản lý tài sản. Điều này dẫn đến việc vận dụng các phương pháp kế toán khác nhau ảnh hưởng đến tổ chức kế toán của đơn vị.

Công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn đến tổ chức kế toán tại ĐVSNC, ảnh hưởng từ phần cứng, khả năng xử lý, tốc độ xử lý hay ảnh hưởng tới phần mềm phát triển hệ thống quản lý tài liệu, giải pháp lưu trữ, giải pháp đảm bảo an toàn cho tài liệu, thông tin môi trường máy tính, tổ chức kế toán bị ảnh hưởng bởi khả năng cung cấp thông tin, chia sẻ thông tin hệ thống mạng nội bộ (LAN), internet công nghệ phần cứng, phần mềm phát triển với tốc độ nhanh ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều này dễ dẫn đến sự thay đổi tổ chức kế toán.

1.3. Nội dung của tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công

1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán

Theo giáo trình “tổ chức kế toán” của trường Đại học Lao động - Xã hội, tổ chức bộ máy kế toán là “việc lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức lao động kế toán và xây dựng quy chế hoạt động cho bộ máy kế toán”

24, tr.40.

Tổ chức bộ máy kế toán cần được hiểu là việc tạo ra mối quan hệ giữa cán bộ, nhân viên kế toán cùng với các phương tiện kỹ thuật để ghi chép, tính toán, thông tin được trang bị nhằm thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý thông tin đến khâu tổng hợp, phân tích, đánh giá và cung cấp những thông tin kinh tế tài chính về tình hình hoạt động của đơn vị, phục vụ cho công tác quản lý. Để tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức kế toán (bao gồm hình thức tập trung, phân tán hay hình thức kết hợp giữa tập trung và phân tán); căn cứ vào đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị; căn cứ vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu,

trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Cụ thể căn cứ vào các nội dung dưới đây:

Một là, tổ chức quản lý của đơn vị. Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công cần phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị (như quy mô của đơn vị và các đơn vị phụ thuộc, cơ cấu các bộ phận phòng ban trong đơn vị, cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán)

Hai là, căn cứ vào khối lượng công việc kế toán. Khối lượng công việc của bộ máy kế toán của đơn vị sự nghiệp công cần đảm bảo những nội dung như: đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu, theo dõi, ghi chép các đối tượng kế toán và đối tượng quản lý chi tiết, xử lý hệ thống chứng từ kế toán, khối lượng dữ liệu cần xử lý, hạch toán trên các tài khoản kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định. Khối lượng công việc kế toán được ước tính dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị, mức độ phức tạp của hoạt động yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý trong đơn vị.

Ba là, đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của đơn vị sự nghiệp công. Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán làm thay đổi cơ bản công việc của nhân viên kế toán: Giảm khối lượng công việc ghi chép, tìm kiếm, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lượng nghiệp vụ, hạn chế về không gian và thời gian. Nhân viên kế toán có thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập dữ liệu kế toán sang việc kiểm soát, phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán. Do đó, khi tổ chức bộ máy kế toán cần quan tâm nhiều đến đặc điểm của hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện có của đơn vị sự nghiệp công, định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cũng như công tác quản lý.

Hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp công có thể tổ chức bộ máy

kế toán theo các hình thức sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (Phụ lục 1.1)

Còn được gọi là mô hình một cấp. Đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán tập trung để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu nhập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kỳ gửi toàn bộ chứng từ về phòng kế toán trung tâm.

Như vậy, ưu điểm nổi bật của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, cung cấp và xử lý thông tin kế toán một cách kịp thời nhanh chóng tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp. Từ đó thực hiện tiến hành kiểm tra, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo đơn vị đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị mình, đồng thời tạo điều kiện trang bị và ứng dụng phương tiện ghi chép, tính toán và thông tin kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán, bồi dưỡng, nâng cao hiệu suất công tác kế toán.

Tuy nhiên bên cạch những ưu điểm trên, có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng lớn, các cơ sở của đơn vị phụ thuộc đặt ở xa đơn vị trung tâm. Đối với các đơn vị sự nghiệp công có địa bàn hoạt động phân tán thì việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với các hoạt động của các cơ sở phụ thuộc thường không kịp thời ảnh hưởng tới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ sở phụ thuộc đối với các hoạt động ở các cơ sở phụ thuộc đó.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán (Phụ lục 1.2)

Còn gọi là mô hình hai cấp, mô hình này bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế toán ở hai cấp trên đều tổ chức sổ kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.

Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị; sau đó hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo báo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc gửi lên tiếp đó lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho toàn đơn vị.

Kế toán trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính, thống kê định kỳ rồi gửi về phòng kế toán trung tâm.

Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán như mô tả trên, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có ưu điểm là công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở các đơn vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát, trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận trực thuộc đó, tạo điều kiện cho tiến hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó, từ đó cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, mô hình này có nhiều nhược điểm như hạn chế sự lãnh đạo, tập trung, thống nhất công tác kế toán trong toàn đơn vị, thông tin kinh tế về các hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị không được xử lý và cung cấp kịp thời phục vụ cho lãnh đạo, điều hành và quản lý chung toàn đơn vị, không thuận tiện cho việc phân công lao động và chuyên môn hóa cán bộ kế toán.

Với nội dung, ưu điểm và nhược điểm trên có thể thấy mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng kỹ thuật hiện đại trong công tác kế toán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (Phụ lục 1.3)

Còn gọi là mô hình hỗn hợp. Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung và tổ chức bộ máy kế toán phân tán. Theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế