4.3. Các hình thức sửa chữa sổ kế toán
4.3.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay
Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:
4.3.1.1. Phương pháp cải chính
Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rò nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
4.3.1.2. Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ)
Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế.
Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;
- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai
sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”;
- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
4.3.1.3. Phương pháp ghi bổ sung:
Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.
4.3.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;
- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” .
4.3.3. Sửa chữa trong trường hợp khi báo cáo quyết toán năm được duyệt
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và đã có ý kiến kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (nếu phát hiện sai sót báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
4.4. Các hình thức sổ kế toán
Công tác kế toán ở đơn vị bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng hệ thống báo cáo kế toán định kỳ thông qua quá trình ghi chép, theo dòi tính toán và xử lý số liệu trong hệ thống sổ kế toán cần thiết. Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ánh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ của kế toán được gọi là hình thức kế toán.
Để thực hiện những yêu cầu và nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán người ta đã xây dựng được một số phương án tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng cho các đơn vị nói chung và cho các doanh nghiệp nói riêng gọi là hình thức kế toán. Các hình thức kế toán phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp bao gồm:
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái;
+ Hình thức kế toán nhật ký chung;
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
+ Hình thức kế toán nhật ký chứng từ;
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Còn một hình thức kế toán ghi sổ đơn hiện nay rất ít các doanh nghiệp áp dụng, thường ở các đơn vị không có bộ máy kế toán, cán bộ làm kế toán mang tính kiêm nhiệm ở các đơn vị phụ thuộc của các khối hành chính sự nghiệp, những tổ chức nhỏ không mang tính tìm kiếm lợi nhuận ít tài sản và nợ lần. Những ghi chép tài chính được ghi vào một quyển sổ thu – chi nhỏ, khoản thu ở trang bên trái, khoản chi ở trang bên phải, mỗi khoản thu chi đều có ghi ngày tháng và tóm tắt. (Theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 về việc ban hàng chế độ kế toán doanh nghiệp thì không có hình thức kế toán đơn).
4.4.1. Hình thức Nhật ký Chung
4.4.1.1. Đặc điểm
- Hình thức này tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào 2 sổ kế toán tổng hợp riêng biệt: Sổ nhật ký chung và sổ cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào 2 loại sổ kế toán riêng: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Cuối kỳ phải lập bảng cân đối kế toán để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán tổng hợp trong kỳ vì các tài khoản cấp I được mở trên các tờ riêng trong sổ cái.
4.4.1.2. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
4.4.1.3. Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ
SỔ CÁI
Sổ Nhật ký đặc biệt
Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ, thẻ kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Hình 4.1. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Chung
4.4.1.4. Ưu nhược điểm:
- Ưu điểm: Đây là hình thức đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán (đặc biệt khi sử dụng máy vi tính), thuận tiện cho việc phân công tác.
- Nhược điểm: Khi ghi nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng lắp mới ghi sổ kế toán.
- Hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có khối lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều, bộ máy kế toán ít người.
4.4.1.5. Các loại sổ theo hình thức Nhật ký chung
Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt và sổ cái
+ Sổ nhật ký chung: Là sổ phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra còn phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc chứng từ gốc cùng loại kế toán định khoản ghi vào nhật ký chung.
+ Sổ nhật ký đặc biệt: Dùng để tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, theo định kỳ ngắn ghi vào sổ nhật ký chung hoặc ghi vào sổ cái. Định kỳ lấy số liệu ở nhật ký đặc biệt để định khoản ghi vào sổ cái (không cần ghi qua nhật ký chung).
+ Sổ cái: Sổ cái được mở ghi tiếp số liệu kế toán từ sổ nhật ký. Đây là sổ kế toán tổng hợp có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời nhưng phải đánh số trang và đăng ký theo quy định dùng để hệ thống hoá các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh theo từng kế toán mở cho mỗi đối tượng kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở cho các đối tượng kế toán phản ánh trong tài khoản cấp I cần phải theo dòi chi tiết.
4.4.1.6. Phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
* Nhật ký chung (Mẫu số 03a-DN)
NT GS | Chứng từ | Diễn giải | Đã ghi sổ cái | STT dòng | SH TK ĐƯ | Số phát sinh | |||
SH | NT | Nợ | Có | ||||||
A | B | C | D | E | G | H | 1 | 2 | |
- Số trang trước chuyển sang | |||||||||
- Cộng chuyển sang trang sau | |||||||||
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……….. Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rò Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rò Số chứng chỉ hành nghề. | |||||||||
Có thể bạn quan tâm!
-
Tổ Chức Luân Chuyển Chứng Từ Kế Toán Bán Hàng -
Nội Dung Của Tổ Chức Tài Khoản Kế Toán Doanh Nghiệp -
Căn Cứ Vào Nội Dung Bên Trong Của Sổ, Có Thể Chía Sổ Kế Toán Thành Các Nhóm Sau Đây: -
Đặc Trưng Cơ Bản Của Hình Thức Kế Toán Chứng Từ Ghi Sổ -
Đặc Trưng Cơ Bản Của Hình Thức Kế Toán Nhật Ký - Sổ Cái -
Trình Tự Ghi Sổ Kế Toán Theo Hình Thức Kế Toán Nhật Ký – Chứng Từ
Xem toàn bộ 228 trang tài liệu này.
- Nội dung:
Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (Định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này:
+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
+ Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
+ Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
+ Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
+ Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
+ Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các Sổ Nhật ký đặc biệt.
Dưới đây là hướng dẫn nội dung, kết cấu và cách ghi sổ của một số Nhật ký đặc biệt thông dụng.
* Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số 03a1-DN)
NT GS | Chứng từ | Diễn giải | Ghi nợ TK …. | Ghi có các TK | |||||||
TK … | TK … | TK … | TK … | TK khác | |||||||
SH | NT | SH | ST | ||||||||
A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | E | |
- Số trang trước chuyển sang | |||||||||||
- Cộng chuyển sang trang sau | |||||||||||
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rò Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rò Số chứng chỉ hành nghề. | |||||||||||
- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
+ Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ kế toán.
+ Cột 1: Ghi số tiền thu được vào bên Nợ của tài khoản tiền được theo dòi trên sổ này như: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.. .
+ Cột 2, 3, 4, 5, 6: Ghi số tiền phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng. Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
* Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
NT GS | Chứng từ | Diễn giải | Ghi Có TK …. | Ghi Nợ các TK | |||||||
TK … | TK … | TK … | TK … | TK khác | |||||||
SH | NT | SH | ST | ||||||||
A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | E | |
- Số trang trước chuyển sang | |||||||||||
- Cộng chuyển sang trang sau | |||||||||||
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang … - Ngày mở sổ: ……………. Ngày … tháng … năm … Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) - Số chứng chỉ hành nghề: - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán: Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rò Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rò Số chứng chỉ hành nghề. | |||||||||||
- Nội dung: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của doanh nghiệp. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B...).
- Kết cấu và phương pháp ghi sổ:
+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
+ Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ.
+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh của chứng từ kế toán.
+ Cột 1: Ghi số tiền chi ra vào bên Có của tài khoản tiền được theo dòi trên sổ này, như: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng...
+ Cột 2, 3, 4, 5, 6 : Ghi số tiền phát sinh bên Nợ của các tài khoản đối ứng.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ,