Tìm hiểu công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

CHƯƠNG 3.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ KHAI THÁC NGUỒN TIN NGOẠI VĂN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM TRONG THỜI GIAN TỚI

TVQGVN cần có những biện pháp để có thể hoàn thiện công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn ngày càng tốt hơn.

3.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin ngoại văn

Để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong việc phát triển nguồn tin ngoại văn nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng của người dùng tin tại TVQGVN, là một thư viện trung tâm của cả nước và là thư viện đầu ngành trong hệ thống thư viện công cộng, cần nhanh chóng xây dựng chính sách phát triển nguồn tin ngoại văn.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 66 trang tài liệu này.

Mục đích của chính sách phát triển nguồn tin ngoại văn là định hướng các hoạt động xây dựng nguồn tin, đưa ra các chỉ dẫn cần thiết thực hiện công tác bổ sung- trao đổi- chia sẻ nguồn lực thông tin ngoại văn giữa thư viện và các cơ quan thông tin. Vai trò chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN; đối tượng người sử dụng và mối quan hệ phối hợp trong công tác bổ sung, khai thác, chia sẻ nguồn tin về nội dung, ngôn ngữ của nguồn tin. Chính sách cần đề cập đến các vấn đề như số lượng bản nhập của mỗi tên tài liệu, kho chứa và kinh phí bổ sung.

Ngoài ra công tác trao đổi, tặng biếu nguồn tin ngoại văn cần lựa chọn chất lượng tài liệu nhận được qua nguồn này phù hợp với diện bổ sung và nhu cầu tin của người dùng tin. Công tác thanh lọc nguồn tin ngoại văn cần được đề cập trong chính sách.

Cần thành lập hội đồng bổ sung nguồn tin ngoại văn bao gồm: các nhà khoa học, các cán bộ chuyên môn để bổ sung được những nguồn tin có chất lượng phù hợp với người dùng.

Phối hợp bổ sung nguồn tin ngoại văn với các thư viện, trung tâm thông tin lớn trong nước, trước hết là các thư viện và trung tâm thông tin trên địa bàn Hà Nội. Phát triển công tác trao đổi nguồn tin ngoại văn với các thư viện và trung tâm thông tin nước ngoài ở tầm cao mới, trong xu thế hội nhập và phát triển khi chúng ta hiện nay là thành viên của WTO.

3.2. Nâng cao trình độ cán bộ

Những năm gần đây hầu hết các thư viện, trung tâm thông tin đã ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, công tác đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện là vô cùng quan trọng. Xây dựng thư viện hiện đại đòi hỏi người cán bộ thư viện ngoài kiến thức chuyên môn, cần được cập nhật các kiến thức về tin học, ngoại ngữ tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tin ngoại văn chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Đội ngũ cán bộ của TVQGVN hầu hết thuộc chuyên ngành thông tin thư viện, nhìn chung mặt bằng kiến thức về công nghệ thông tin là chưa cao. Do đó thời gian tới, Thư viện cần đào tạo nâng cao trình độ công nghệ thông tin, giúp họ nắm bắt cập nhật kiến thức các sản phẩm mới của công nghệ thông tin và những khả năng của nó nhằm ứng dụng hiệu quả vào hoạt động của thông tin- thư viện.

Tổ chức lớp đào tạo về quy trình số hoá tài liệu, phương thức lưu trữ, xử lý và khai thác mọi dạng tài liệu số cho quá trình số hoá nguồn tin ngoại văn.

Tổ chức tham quan học hỏi việc ứng dụng công nghệ thông tin của các thư viện hiện đại trong nước cũng như ngoài nước.

Ngoài ra cần khuyến khích các cán bộ tự học hỏi, nâng cao kiến thức thông tin của mình để có thể trở thành một cán bộ thông tin -thư viện chuyên nghiệp, luôn tự tin trong việc đổi mới các công nghệ thông tin -thư viện.

3.3. Xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn điện tử

Bên cạnh việc chú trọng xây dựng nguồn tin ngoại văn truyền thống, để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin, TVQGVN cần tiến hành phát triển kho tài liệu điện tử (đặc biệt dưới dạng toàn văn): tự xây dựng hoặc mua của các thư viện lớn trong và ngoài nước hay mua các nguồn tin ngoại văn điện tử trên mạng. Bước đầu xây dựng kho tài liệu số hoá đáp ứng yêu cầu của việc chia sẻ nguồn tin giữa các thư viện thông qua các mạng thông tin.

Tạo lập nguồn tin ngoại văn điện tử có thể sử dụng các phương thức:

Thu thập nguồn tin trên mạng: Các nguồn tin ngoại văn miễn phí do các cơ quan thuộc chính phủ hay một số cơ quan khác cung cấp, tuy nhiên cần có sự đánh giá và kiểm định về giá trị và độ chính xác của các nguồn tin này, do cung cấp miễn phí nên không phải mọi nguồn tin ngoại văn đều có chất lượng tốt.

Phương thức tự số hoá nguồn tin ngoại văn: Số hoá là việc chuyển đổi các dạng nguồn tin ngoại văn trên giấy truyền thống sang dạng nguồn tin điện tử linh hoạt bằng phương pháp quét hay nhập lại tin. Đây được coi là phương thức cốt lòi để đảm bảo sự phát triển bền vững nguồn tin ngoại văn điện tử trong một cơ quan thông tin thư viện do các lợi ích đem lại.

Mở rộng khả năng truy cập nguồn tin ngoại văn: Khi số hoá việc truy cập tới một tài liệu ngoại văn sẽ được mở rộng hơn cho phép nhiều người dùng tin từ nhiều nơi khác nhau có thể truy cập và sử dụng cùng một tài liệu trong cùng một thời điểm.

Tăng cường khả năng bảo quản nguồn tin ngoại văn: Số hoá được xem như một phương thức hữu hiệu để bảo quản các tài liệu quý hiếm, độc bản

hay tài liệu xám. Nguồn tin ngoại văn điện tử thường được lưu giữ trên máy tính, trên các đĩa CD, CD-ROM, DVD. Khi được số hoá ít bị ảnh hưởng bởi mức độ sử dụng thường xuyên của số lượng lớn người dùng tin, giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu ngoại văn và dễ dàng bảo quản.

Mua nguồn tin ngoại văn trên CD-ROM của các thư viện và cơ quan thông tin lớn trong và ngoài nước: Nguồn tin ngoại văn tồn tại dưới 3 dạng: CSDL thư mục, CSDL toàn văn, và CSDL dữ kiện. Nguồn tin ngoại văn có thể tra cứu dữ kiện trực tiếp trên máy tính bằng nhiều điểm truy cập khác nhau, tồn tại lâu và ổn định.

Mua nguồn tin ngoại văn điện tử trên mạng: thực chất là thuê mua nguồn tin ngoại văn điện tử online theo các hợp đồng thuê mua và tính giá cả của các nguồn tin điện tử theo số địa chỉ IP, số người dùng đồng thời (Current users). Hợp đồng thuê mua cần quy định cụ thể về phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của các bên tham gia.

Tham gia vào các consortium - giải pháp bổ sung nguồn tin ngoại văn điện tử là hình thức liên kết, liên hiệp của các thư viện, cơ quan thông tin có cùng hướng bổ sung. Các consortium này thường mua những nguồn tin ngoại văn điện tử được cài đặt lên mạng Internet hoặc mạng riêng của consortium.

3.4. Hướng dẫn người dùng tin.

Chất lượng nguồn thông tin không chỉ được đánh giá bởi số lượng tài liệu được lưu giữ, mà nó được đánh giá bởi mức độ sử dụng phù hợp với yêu cầu tin của bạn đọc, nguồn tin được tạo ra là để đáp ứng thông tin cho đội ngũ người dùng tin. Do vậy công tác đào tạo đội ngũ người dùng tin, hướng dẫn và nâng cao khả năng khai thác nguồn tin ngoại văn là một tiêu chí hết sức quan trọng trong việc xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với nguồn thông tin điện tử, đối tượng sử dụng nguồn thông tin này cần có hiểu biết về sử dụng máy tính, mạng hay một số thiết bị khác.

Do vậy, TVQGVN cần thường xuyên hướng dẫn phương pháp tra tìm nguồn tin ngoại văn trong và ngoài thư viện, các cách thức sử dụng từ khoá tìm tin, địa chỉ trên mạng thông tin cho người dùng tin nhằm nâng cao khả năng tiếp cận nguồn tin ngoại văn, các SP&DV TT-TV hiện có một cách tốt nhất. Đồng thời hướng dẫn họ có thể tham gia dịch vụ thông tin thư viện của Thư viện.

3.5. Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

Trong quá trình đổi mới nâng cao hiệu quả phục vụ, bất kỳ một cơ quan thông tin thư viện nào không thể không quan tâm đến tăng cường đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện. Sản phẩm thông tin thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin nhằm thỏa mãn nhu cầu của người dùng tin, nhưng nhu cầu thông tin của người dùng tin luôn luôn thay đổi. Do vậy, TVQGVN muốn thỏa mãn nhu cầu tin của người dùng tin phải mở rộng các sản phẩm thông tin thư viện của mình, tức là tăng cường xử lý sâu về nội dung nguồn tin đó. Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện nguồn tin ngoại văn là xu hướng là cách thức phát triển có tính chất lâu bền với TVQGVN. Do đó TVQGVN cần tiến hành các công việc sau:

* Hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống của nguồn tin ngoại văn.

Cho dù công nghệ thông tin có phát triển đến mức độ nào thì bộ máy tra cứu truyền thống là phương tiện tra cứu thường xuyên cần thiết đối với người dùng tin và cán bộ thư viện. Thực tế không chỉ TVQGVN mà tất cả các thư viện khác cho dù đã trang bị máy tính hiện đại, nhưng việc củng cố, bổ sung hệ thống mục lục là việc làm thường xuyên.

Bởi vì nếu chỉ sử dụng máy tính có nhiều bất cập như:

Hầu hết không phải bất cứ NDT nào cũng có thể sử dụng máy tính để tra cứu thành thạo mà cần phải có thời gian để học hỏi, điều này làm mất khá nhiều thời gian, trong khi đó nếu sử dụng bộ máy tra cứu truyền thống thì NDT có thể tìm kiếm tài liệu nhanh không mất nhiều thời gian.

Để có thể tìm kiếm tài liệu trên máy tính thì thư viện phải tạo lập các CSDL có trong thư viện.

Sử dụng máy tính còn phải phụ thuộc vào đường điện. Những năm gần đây, do nước ta thiếu điện nên việc cắt điện thường xuyên xảy ra ảnh hưởng rất nhiều đến việc tra cứu tin của người dùng tin. Hơn nữa trên thực tế thì các máy tính sử dụng cho bạn đọc tra cứu nguồn tin cũng gặp nhiều vấn đề như nhiều máy hỏng, lỗi mạng không tra cứu được.

Với những lý do trên thì việc hoàn thiện bộ máy tra cứu truyền thống nguồn tin ngoại văn là việc làm hết sức cần thiết, nên thường xuyên chỉnh lý các loại mục lục, quan tâm đến các ô phích chuyên đề để phong phú hơn.

* Tạo lập CSDL.

Tạo lập CSDL và quản trị mục lục điện tử cho nguồn tin ngoại văn của thư viện là công việc mà TVQGVN cần tiếp tục xây dựng CSDL thư mục cho toàn bộ vốn ngoại văn của thư viện để lưu giữ mà Thư viện có.

Thư viện Quốc gia Việt Nam ngoài các dịch vụ hiện có cần phát triển các dịch vụ mới như: dịch vụ dịch tài liệu bởi hàng rào ngôn ngữ đang là vấn đề mà NDT hay gặp phải, cho phép NDT tiếp cận thông tin đa dạng hơn.

3.6. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản nguồn tin ngoại văn

Tích cực đẩy mạnh các hoạt động bảo quản nguồn tin ngoại văn như: sửa chữa các nguồn tin ngoại văn bị hư hỏng nhẹ ở dạng nguyên bản (đóng bìa, dán nhãn), tăng cường số hoá, sao chụp các tài liệu có giá trị mà bị hư hỏng nặng nhằm kéo dài tuổi thọ và tiết kiệm diện tích kho tàng, nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc. Đầu tư các trang thiết bị hiện đại về bảo quản như: máy điều hoà, công nghệ kỹ thuật số, máy quét…. Đào tạo nâng cao trình độ và hỗ trợ kinh phí cho cán bộ bảo quản để đảm bảo các chuẩn về bảo quản truyền thống và hiện đại nguồn tin ngoại văn.

Để công tác bảo quản nguồn tin ngoại văn có hiệu quả cao bên cạnh những giải pháp trên, TVQGVN với cán bộ phục vụ bạn đọc nên nhắc nhở giáo dục bạn đọc trong việc bảo vệ nguồn tin như: thông báo các quy định sử dụng nguồn tin hoặc xử lý bồi thường trong những trường hợp vi phạm nặng. Nâng cao ý thức bảo quản nguồn tin ngoại văn trong quá trình sử dụng của người dùng tin.

3.7. Mở rộng quan hệ hợp tác trong và ngoài nước nhằm chia sẻ nguồn tin ngoại văn

Thị trường nguồn tin ngoại văn điện tử trên thế giới đang có sự gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng. Nhu cầu về việc truy cập các nguồn tin điện tử trở nên cấp bách và không thể thiếu của người dùng tin trong các cơ quan thông tin thư viện Việt Nam nói chung và TVQGVN nói riêng. Trong khi đó kinh phí dành cho bổ sung nguồn tin ngoại văn, nhất là nguồn tin ngoại văn điện tử ngày càng eo hẹp. TVQGVN cần mở rộng hơn nữa trong hợp tác trong và ngoài nước nhằm trao đổi và chia sẻ nguồn tin để :

Tiết kiệm ngân sách trong bổ sung nguồn tin ngoại văn điện tử, giảm bớt gánh nặng về kinh phí.

Liên kết phối hợp bổ sung trao đổi các nguồn tin ngoại văn điện tử tránh được tình trạng biệt lập, cho phép người dùng tin khả năng vươn tới nhiều nguồn tin hơn.

Hợp tác liên thông đối với các Trung tâm thông tin, các thư viện hay các tổ chức khác trong và ngoài nước nhằm chia sẻ nguồn lực thông tin ngoại văn, những kinh nghiệm về nghiệp vụ tiên tiến. Tuy nhiên để thực hiện cần xem xét về: ngân sách, pháp lí xây dựng các chính sách liên thông – là các quy định pháp lý phối hợp hoạt động giữa các thư viện tổ chức liên thông với nhau.

KẾT LUẬN

Trên đây là một số khía cạnh tìm hiểu công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trong suốt hơn 90 năm xây dựng và phát triển, tuy nhiên do thời gian tìm hiểu hạn chế nên khoá luận của tôi không khỏi thiếu sót. Nhưng khoá luận cũng thấy được hiện trạng công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn tại TVQGVN, những ưu nhược điểm của công tác này. Đồng thời cũng đưa ra những giải pháp cho công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn tại TVQGVN trong thời gian tới. Tuy nhiên, đây là một vấn đề phức tạp cần phải được tìm hiểu sâu sắc hơn nữa, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay khi đất nước đang trong thời kỳ công nghiệp hoá -hiện đại hoá đất nước, tình hình thế giới có những biến động phức tạp, nguồn thông tin ngoại văn ngày càng phát triển dưới mọi hình thức.

Hy vọng thời gian tới, công tác xây dựng và khai thác nguồn tin ngoại văn của TVQGVN được quan tâm, triển khai, để giúp TVQGVN không những hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình và đáp ứng với nhu cầu đa dạng của người dùng tin góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá- hiện đại hoá của thủ đô Hà Nội và đất nước.