2.1.5.3. Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán
Bảng 2.5 - Danh mục chứng từ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tên chứng từ | Số liên | Loại hướng dẫn | Loại bắt buộc | Loại tự thiết kế | Nơi lập | Nơi cất giữ và bảo quản | |
1 | Hóa đơn GTGT | 3 | x | Lễ tân | Phòng kế toán | ||
2 | Hóa đơn bán lẻ | 3 | x | Nhà hàng, buồng | Phòng kế toán | ||
3 | Phiếu thu | 3 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
4 | Phiếu chi | 2 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
5 | Ủy nhiệm chi | 1 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
6 | Séc | 1 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
7 | Bảng kê nộp tiền | 1 | x | NVBH | Phòng kế toán |
Có thể bạn quan tâm!
-
A - Sơ Đồ Hạch Toán Giá Vốn Hàng Bán Theo Phương Pháp Kktx -
Thực Trạng Công Tác Kế Toán Tiêu Thụ Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Tnhh Du Lịch Đống Đa -
Phân Tích Tình Hình Lao Động Của Công Ty Qua Ba Năm 2012-2014 -
Lý Thường Kiệt, Thành Phố Huế Mã Số Thuế: 3300364395 -
Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa - 9 -
Một Số Giải Pháp Góp Phần Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Tiêu Thụ Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh Tại Công Ty Tnhh Du Lịch Đống Đa
Xem toàn bộ 98 trang tài liệu này.
2.1.5.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Bảng 2.6 - Danh mục sổ kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ
Tên chứng từ | Số liên | Loại hướng dẫn | Loại bắt buộc | Loại tự thiết kế | Nơi lập | Nơi cất giữ và bảo quản | |
1 | Sổ cái | 3 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
2 | Sổ quỹ | 3 | x | Thủ quỹ | Phòng kế toán | ||
3 | Chứng từ ghi sổ | 2 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
4 | Sổ đăng ký CTGS | 2 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
5 | Sổ tiền gửi | 2 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
6 | Sổ kho | 1 | x | Thủ kho | Thủ kho | ||
7 | Sổ TSCĐ | 1 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
8 | Sổ theo dõi DT | 1 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
9 | Bảng kê | 3 | x | Kế toán | Phòng kế toán | ||
10 | Sổ chi tiết NVL | 1 | x | Thủ kho | Thủ kho |
2.1.5.5. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Trong đó, Công ty thực hiện như sau:
- Kỳ kế toán: từ ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 dương lịch hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VNĐ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc ghi nhận giá trị hàng tồn kho: theo giá gốc
+ Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
- Hệ thống các báo cáo được sử dụng tại Công ty:
+ Hàng tháng, hệ thống báo cáo kế toán gồm:
1. Bảng cân đối phát sinh
2. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
3. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN)
+ Cuối năm, hệ thống báo cáo kế toán gồm:
1. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
2. Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN)
3. Tình hình lưu chuyển tiền tệ
4. Tình hình thực hiện nghĩa vụ nhà nước
5. Tình hình tăng giảm tài sản cố định
6. Tình hình các khoản phải thu, nợ phải trả
7. Tình hình thu nhập công nhân viên
8. Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu
9. Báo cáo kho – Nhập xuất tồn
10. Báo cáo tổng hợp (TK131, 141, 138, 331, 338)
11. Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04-DN)
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
2.2.1. Kế toán doanh thu tại Công ty
2.2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Do đặc điểm của Công ty là kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ nên nguồn thu chủ yếu là nguồn kinh doanh dịch vụ. Công ty mở rộng các loại hình kinh doanh như phòng ngủ, ăn uống, giặt ủi, điện thoại… Nhưng nguồn thu nhập chủ yếu là nguồn kinh doanh lưu trú chiếm 60% và ăn uống chiếm 15% trên tổng doanh thu. Công ty kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, với mức thuế suất là 10%.
Tại Công ty, doanh thu của hai bộ phận lưu trú và ăn uống tập hợp theo hai ca chính: ca sáng từ 6h đến 14h, ca chiều từ 14h đến 22h. Hằng ngày, sau mỗi ca làm việc, nhân viên lễ tân và nhân viên bán hàng tập hợp toàn bộ hóa đơn khách hàng thanh toán trong ca của mình và lập báo cáo bán hàng, sau đó chuyển cho kế toán doanh thu.
Báo cáo bán hàng phân thành 3 khoản mục chính: tiền mặt, thẻ tín dụng và chuyển khoản.
- Phương thức thanh toán bằng tiền mặt: Nhân viên bán hàng lên bảng kê nộp tiền mặt và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán doanh thu hàng ngày và lập phiếu thu gồm ba liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi chứng từ được phê duyệt, kế toán chuyển cho thủ quỹ, căn cứ vào phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ tiến hành thu tiền và vào sổ thực tế nhập quỹ. Ba liên phiếu thu được lưu như sau: 1 liên lưu tại thủ quỹ, 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng. Các hóa đơn GTGT, 1 liên phiếu thu, bảng kê thu tiền mặt được kế toán đem lưu.
- Phương thức thanh toán bằng thẻ tín dụng: Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, lễ tân kiểm tra thẻ qua máy, máy sẽ tự in ra một hóa đơn theo mẫu của ngân hàng. Thẻ hợp lệ, khách ký nhận đã thanh toán vào hóa đơn GTGT và nhận lại thẻ cùng với liên 2 của hóa đơn GTGT. Cuối ngày căn cứ vào những hóa đơn trên, lễ tân lập bảng kê thu tiền bằng các loại thẻ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để hạch toán doanh thu hàng ngày; căn cứ vào bảng kê thu tiền bằng thẻ để hạch toán số tiền đang chuyển trên TK 113 và lập chứng từ ghi sổ để theo dõi. Khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán đối chiếu số tiền thực nhận và số tiền ghi sổ, đồng thời hạch toán như sau: ghi tăng TK 112 – Tiền gửi ngân hàng đồng thời ghi giảm TK 113 – Tiền đang chuyển. Ngoài ra, kế toán hạch toán khoản chi phí phát sinh từ phí chuyển tiền ngân hàng. Các hóa đơn GTGT, chứng từ ghi sổ, bảng kê thu tiền bằng thẻ tín dụng và giấy báo có được lưu tại phòng kế toán.
- Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Hình thức này thường được áp dụng với Công ty du lịch lữ hành đặt dịch vụ bằng hợp đồng. Khi khách hàng yêu cầu thanh toán, lễ tân lập hóa đơn GTGT, yêu cầu khách ký nhận và giao hóa đơn cho Công ty du lịch lữ hành. Lễ tân chuyển hóa đơn GTGT về phòng kế toán, kế toán ghi nhận doanh thu trong ngày và lập chứng từ ghi sổ để theo dõi khoản phải thu, hạch toán tăng TK 131 – Phải thu khách hàng. Khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng, kế toán ghi tăng TK 112 đồng thời ghi giảm TK 131.
a. Tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Du lịch Đống Đa với đặc điểm kinh doanh là dịch vụ du lịch nên nguồn thu chủ yếu từ cung cấp dịch vụ, bán sản phẩm hàng hóa. Vì vậy kế toán sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2 như sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu phục vụ phí
Để theo dõi chi tiết doanh thu cho từng loại hình kinh doanh, kế toán mở tài khoản chi tiết như sau:
- Kế toán doanh thu bán hàng hóa tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Hàng hóa chủ yếu là thực phẩm: món ăn, đồ uống và các loại hàng hóa khác. Để phản ánh chi tiết doanh thu bán hàng hóa, Công ty sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 3 sau:
+ TK 511101: Doanh thu uống nhà hàng – doanh thu từ việc cung cấp đồ uống phục vụ khách tại nhà hàng
+ TK 511105: Doanh thu minibar tại phòng – doanh thu từ việc cung cấp đồ ăn uống tại phòng ngủ của khách hàng
+ TK 511108: Doanh thu bán hàng hóa khác
- Kế toán doanh thu bán thành phẩm tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Doanh thu từ việc bán thành phẩm, mặt bằng cho thuê… được theo dõi trên TK 5112 và được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 sau:
+ TK 511201: Doanh thu phòng ngủ
+ TK 511202: Doanh thu ăn sáng tại phòng ngủ
+ TK 511203: Doanh thu ăn nhà hàng
+ TK 511205: Doanh thu cho thuê hội trường
- Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Khách du lịch đến lưu trú tại khách sạn được cung cấp và phục vụ các dịch vụ như: điện thoại, vận chuyển, giặt là… Những khoản thu này được tập hợp vào TK 5113 và được chi tiết thành các tài khoản cấp 3:
+ TK 511301: Doanh thu điện thoại
+ TK 511302: Doanh thu vận chuyển
+ TK 511304: Doanh thu giặt là
+ TK 511308: Doanh thu cung cấp dịch vụ khác
- Kế toán doanh thu phục vụ phí tại Công ty TNHH Du lịch Đống Đa
Đây là phí phục vụ khi khách hàng sử dụng những dịch vụ do Công ty cung cấp, hạch toán trên TK 5114. Phí này được tính trên 5% doanh thu chưa thuế.
b. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
- Chứng từ sử dụng
Trong công tác kế toán tiêu thụ, chứng từ ban đầu được sử dụng để hạch toán là: hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng…
Ngoài ra kế toán còn sử dụng: bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào bán ra, tờ khai thuế GTGT, hợp đồng kinh tế, bảng đặt phòng (Fax, email…).
Các sổ chi tiết được sử dụng: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán…
Các sổ tổng hợp bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản chi phí, doanh thu và các tài khoản liên quan khác…
- Quy trình luân chuyển chứng từ
+ Kế toán doanh thu dịch vụ lưu trú
Khách trả phòng
Khách đặt phòng tại lễ tân
Khách nhận phòng
Đối với khách lẻ:
Sổ theo dõi doanh thu
Kế toán
Lễ tân thanh toán
Khách đặt phòng tại lễ tân, sau khi thỏa thuận, khách nhận phòng. Đến khi hết thời gian lưu trú, khách trả phòng và lễ tân là người trực tiếp lập hóa đơn thanh toán với khách. Sau khi thanh toán xong, lễ tân lên báo cáo doanh thu, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán và nộp tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo doanh thu và sổ theo dõi doanh thu để cuối tháng tổng hợp.
Khách trả phòng
Hợp đồng phục vụ
Khách nhận phòng
Đối với khách tour:
Sổ theo dõi doanh thu
Kế toán
Lễ tân thanh toán
Căn cứ vào Fax đặt phòng của các Công ty, bộ phận lữ hành xác nhận và trả lời Fax, bộ phận lễ tân bố trí phòng khi khách đến. Hết thời gian lưu trú, lễ tân lập hóa đơn có chữ ký xác nhận của khách hàng. Chứng từ ban đầu liên quan đến hoạt động kinh doanh phòng ngủ là hàng ngày khi khách đến nhận phòng, lễ tân báo cho tổ phòng và vào sơ đồ có xác nhận của tổ phòng cùng với cán bộ trực lãnh đạo. Khi khách trả phòng, lễ tân lập hóa đơn GTGT, cuối ca sau khi lập bảng kê, nhân viên lễ tân nộp cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào bảng kê trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ. Sau đó lập phiếu thu thành 03 liên: 01 liên kế toán lưu và hạch toán doanh thu, 01 liên lưu tại thủ quỹ và làm căn cứ thu tiền, 01 liên giao cho khách hàng.
Khách đặt ăn
+ Kế toán doanh thu nhà hàng
Quầy thanh |
Sổ theo dõi doanh thu
Kế toán
toán
Khách vào đặt ăn uống ở nhà hàng, nhà hàng có nhiệm vụ phục vụ khách. Khi xong việc nhà hàng viết hóa đơn thanh toán. Cuối ngày lập báo cáo bán hàng chuyển về phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì lập bảng kê tiền mặt,
kế toán kiểm tra và lập phiếu thu. Tất cả phiếu thu được nhập vào máy. Theo chương trình đã lập sẵn máy tự động vào sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản.
c. Phương pháp hạch toán
Ví dụ: Ngày 06/01/2014, ông Kathlaen Minchan đến lưu trú tại phòng 726 khách sạn Festival Huế. Ngày 08/01/2014, khách trả phòng, thanh toán bằng card, tổng số tiền là
2.310.000 đồng được thanh toán với quy trình như sau:
- Ngày 06/01/2014, khách hàng đến quầy lễ tân đặt phòng, bộ phận lễ tân lập tài khoản riêng cho khách hàng trên máy tính theo dõi hàng hóa, dịch vụ khách hàng sẽ sử dụng trong quá trình lưu trú.
- Ngày 07/01/2014, khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng và nước uống minibar tại phòng với tổng giá thanh toán là 346.500 đồng, trong đó gồm phí dịch vụ 5% và thuế VAT 10%.
(1) Nếu khách thanh toán ngay bằng tiền mặt thì bộ phận nhà hàng sẽ lập hóa đơn tài chính và cuối ngày chuyển niêm tiền và hóa đơn cho phòng kế toán để hạch toán doanh thu.
(2) Nếu khách thanh toán một lần lúc trả phòng thì sau khi khách sử dụng dịch vụ tại nhà hàng, bộ phận nhà hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng được khách ký nhận (Xem Biểu 2.1: Hóa đơn bán hàng) và chuyển cho bộ phận lễ tân theo dõi trên tài khoản của khách cho đến ngày khách trả phòng và thanh toán. Đối với dịch vụ minibar tại phòng, sau khi khách sử dụng thì lễ tân là người lập hóa đơn nội bộ (Xem Biểu 2.2: Hóa đơn nội bộ) để thanh toán cho khách.