Quy Trình Tổ Chức Thực Hiện Hợp Đồng Xuất Khẩu Của Công Ty

quân sự của Mỹ Ngụy. Sau ngày giải phóng ban chỉ huy quân sự tiếp quản làm bệnh xá

và đến năm 1978 bàn giao lại để xây dựng xí nghiệp may Tam Kỳ.

Lúc mới thành lập là lúc trong thời kì bao cấp nên xí nghiệp thực hiện kế hoạch sản xuất theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước. Chuyên sản xuất các mặt hàng bảo hộ lao động với thiết bị được mua từ các nước xã hội chủ nghĩa Đông Âu, thu hút khoảng 100 lao động địa phương với khoảng 2 chuyền may.

Năm 1987, xí nghiệp may Tam Kỳ liên kết UBND thị xã Tam Kỳ đầu tư mới khoảng 100 thiết bị trị giá khoảng 190.000USD nâng tổng số chuyền may lên 6 chuyền, thu hút thêm gần 200 lao động và mở rộng thị trường ra các nước như Liên Xô cũ, các nước Đông Âu. Trong thời gian này, xí nghiệp chủ yếu sản xuất gia công theo đơn đặt hàng từ nước ngoài và sản phẩm chủ yếu như: Áo sơ mi, áo khoát, áo Jacket…

Từ năm 1989 - 1990 Liên Xô và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ, xí nghiệp may Tam Kỳ chuyển hướng kinh doanh với các nước TBCN, và cũng sản xuất các sản phẩm như: Áo jacket, áo khoát, quần thể thao và thị trường chủ yếu là các nước EU, Nhật Bản, Hàn Quốc,…

Ngày 24/12/1993 xí nghiệp may Tam Kỳ được UBND tỉnh ra quyết định số: 2114/QD-UB về việc đổi tên xí nghiệp may Tam Kỳ thành Công ty may Trường Giang. Sau khi đổi tên Công ty tiến hành đầu tư thêm 5 chuyền may, máy móc thiết bị hiện đại thay thế cho các máy móc thiết bị lạc hậu, đồng thời giải quyết thêm 302 lao động địa phương có công ăn việc làm.

Trên cơ sở phát triển, có được thị trường và thu hút nhiều khách hàng tìm đến với Công ty. Vào năm 2004, Công ty đầu tư xây dựng một nhà xưởng mới, đầu tư máy móc thiết bị hiện đại của Nhật với 6 chuyền may nữa nâng tổng số chuyền may là 17 chuyền, thiết bị lên đến gần 900 lao động địa phương.

Song song với sự phát triển như vậy cùng với chủ trương cổ phần hóa các doanh nghiệp của Nhà nước, ngày 22/09/2005 UBND tỉnh Quảng Nam có quyết định số: 6076/QD-UBND quyết định phê duyệt đổi Công ty may Trường Giang thành Công ty

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 129 trang tài liệu này.

cổ phần may Trường Giang với tỷ lệ 65% vốn của người lao động là các cổ đông trong

Công ty và 35% vốn của Nhà nước và tổng số vốn điều lệ là 8.388.000.000 đồng.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Vật Tư)

Chức năng của các phòng ban:

Hội đồng quản trị: Là cơ quan có quyền lực cao nhất, được đại hội đồng cổ đông bầu ra có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.

Ban kiểm soát: Là đại diện thành viên của đại hội đồng cổ đông bầu ra, kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty, kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm, hàng quý.

Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động SXKD của công ty theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần May Trường Giang. Lập kế hoạch chương trình hoạt động của Hội đồng quản trị, chuẩn bị chương trình nội dung, triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị, giám sát kiểm tra mọi hoạt động điều hành công ty của Giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác.

Phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc: Là người được giám đốc phân công nhiệm vụ quản lý nhân sự, ở công đoạn sản xuất theo quy trình công nghệ từ khâu thiết kế đến hoàn chỉnh sản phẩm. Khi Giám đốc đi vắng, được sự ủy quyền của giám đốc có quyền quyết định toàn bộ công việc trong doanh nghiệp, trong phạm vi quyền hạn giám đốc đã giao và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình.

Phòng Kế toán - Tài chính: tham mưu, cố vấn cho Giám đốc công tác tài chính của công ty theo quy định của Pháp luật. Thực hiện tất cả các công việc kế toán tài chính doanh nghiệp của công ty. Quản lý tài sản của công ty, tính lương cho nhân viên, quyết toán định kỳ với ngân hàng, thu hồi công nợ cho công ty.

Phòng Kế hoạch - Vật tư: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc việc xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn đề ra kế hoạch, nhằm đảm bảo sản xuất theo đúng năng lực. Cung ứng giao nhận vật tư, nguyên phụ liệu cho sản xuất theo hợp đồng kinh tế thực hiện các thủ tục quản lý các giấy tờ, hợp đồng liên quan đến xuất nhập khẩu. Tổ chức quản lý bộ phận thủ kho và bộ phận cấp phát nguyên liệu.

Phòng Kỹ thuật – Công nghệ: theo dòi giám sát mọi vấn đề kỹ thuật và công nghệ. Lập kế hoạch trang bị máy móc, bố trí mặt bằng nhà xưởng. Đảm bảo chất lượng

sản phẩm và kiểm soát chất lượng sản phẩm. Xây dựng kế hoạch tiến độ, kế hoạch

năng lực sản xuất.

Phân xưởng cắt: Tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp theo thời gian, cung cấp đầy đủ kịp thời các loại bán thành phẩm cho từng phân xưởng may theo kế hoạch tiến độ, bán thành phẩm được cắt ra phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức sơ đồ thiết kế. Tổ chức tốt công tác việc thu hồi phế phẩm sau cắt và nhập lại kho.

Phân xưởng may: có 2 phân xưởng may I và II. Có nhiệm vụ nhận bán thành phẩm từ phân xưởng cắt về may theo yêu cầu của phòng kĩ thuật. Trong quá trình sản xuất phải sử dụng đúng định mức vật tư, phụ liệu, tiết kiệm, an toàn trong sử dụng máy móc thiết bị vừa tăng hiệu quả sử dụng vừa tránh lãng phí. Tổ chức tốt công tác thu hồi phế liệu sau khi cắt.

Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS): Bộ phận KCS được phân công theo nhóm kiểm tra, mỗi tổ sản xuất được bố trí một người kiểm tra sản phẩm ra khỏi dây chuyền. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ liệu trước khi đưa vào kho và đưa vào sản xuất. Chịu trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Chịu trách nhiệm về kiểm tra chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. Có nhiệm vụ xây dựng các quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm.

Phân xưởng hoàn thành: Có trách nhiệm hoàn tất công đoạn cuối cùng của quy trình công nghiệp như ủi sản phẩm, đóng gói, bốc vác lên phương tiện vận chuyển. Việc thực hiện công đoạn này phải đúng quy trình công nghiệp và chịu sự kiểm tra theo dòi của bộ phận KCS. Tùy theo khối lượng công việc của mỗi thời kì mà có sự bố trí sử dụng lao động thích hợp.

Tổ cơ điện: Quản lí các hệ thống điện của công ty và xử lí các vấn đề về điện. Trên 2 chuyền may thì có một thợ máy để chỉnh sửa, bảo trì máy móc, tạo điều kiện sản phẩm sản xuất ra đảm bảo chất lượng, số lượng và thời gian. Theo dòi nắm bắt quá trình cung cấp điện của công ty điện lực, có kế hoạch báo cáo kịp thời cho ban lãnh đạo công ty.

2.1.4. Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty

(Nguồn: Phòng Kế hoạch – Vật tư)

Sơ đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty

Giai đoạn (I): Là khâu sản xuất phụ, chuẩn bị cho khâu sản xuất chính. Tại đây qua bộ phận trải vải, căn cứ vào sơ đồ, bộ phận cắt tiếp tục nhận và cắt bán thành phẩm theo mẫu, cộng phụ liệu chuyển qua giai đoạn 2.

Giai đoạn (II): Bao gồm các công đoạn sản xuất khác nhau để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Đây là giai đoạn sản xuất chính, sau khi cắt ra thành phẩm là các công đoạn như vắt sổ, ủi là thành phẩm… theo đúng kỹ thuật. Bộ phận may có nhiệm vụ ráp nối, may các bán thành phẩm, thùy đóng nút… theo yêu cầu mã hàng cụ thể. Ở giai đoạn này cần thực hiện một cách liên tục và mỗi công nhân trong dây chuyền may chỉ thực hiện một số công đoạn nhất định.

Giai đoạn (III): Bao gồm các công đoạn ủi thành phẩm, xếp bỏ bao, đóng vào thùng và chuyển vào kho thành phẩm. Đây là giai đoạn cuối cùng hoàn chỉnh sản phẩm.

Hình thức sản xuất hiện nay của công ty: Công ty > phân xưởng > tổ sản xuất > nơi

làm việc.

2.1.5. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty

Quy trình tại Công ty Cổ Phần May Trường Giang gồm 6 bước sau:

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Là bước quan trọng nhất. Nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định, đáng tin và hợp pháp. Tìm kiếm khách hàng dựa trên các mặt: thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng về tài chính, lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu và lựa chọn khách hàng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh phù hợp, tránh những rủi ro. Nhưng đối với Công ty Cổ Phần May Trường Giang việc tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng rất hạn chế bởi vì đa số khách hàng của công ty đều là khách hàng truyền thống nên công ty sẽ không mất nhiều thời gian cho bước này.

Bước 2: Thời gian nhập nguyên phụ liệu

a) Nhập kho nguyên phụ liệu

Căn cứ và kế hoạch sản xuất của công ty để nhận vải theo từng mã hàng, trước khi xe vải xuống bộ phận kho sắp xếp và cung cấp ánh màu độ, mẫu lỗi đã được duyệt từ

phòng kỹ thuật. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập NPL, tổ chức tiếp nhận, tiến hành tháo dỡ cuộn, kiện NPL từ phương tiện vận chuyển sau đó tiến hành kiểm tra.

b) Kiểm tra đo đếm NPL và sắp xếp, bố trí mặt bằng kho

- Đối với phụ liệu như khóa, nhãn, cúc, phụ liệu bao gói, được kiểm tra trực tiếp bằng cách đếm loại đối với từng mã hàng nhập.

- Đối với chỉ:

Số lượng: Đếm theo từng cuộn, theo từng chủng loại.

Chất lượng: thử lực căng của chỉ trên máy không bị đứt, sướt thì đạt tiêu chuẩn, màu sắc thì dựa vào bảng màu khách hàng đã duyệt.

- Đối với các phụ liệu khác: Số lượng tiến hành đếm theo chiếc. Chất lượng thông số kích thước được kiểm tra bằng thước đo.

c) Cấp phát nguyên phụ liệu

Những NPL sau khi kiểm tra, phân loại ở trạng thái bao gói như ban đầu, khi nhận được lệnh sản xuất của phòng kế hoạch, dựa vào bảng hướng dẫn NPL, thủ kho chuẩn bị NPL của đơn hàng đó, chuẩn bị giao cho phân xưởng may theo đúng số lượng và chủng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất.

Bước 3: Chuẩn bị hàng xuất khẩu và làm thủ tục hải quan hàng xuất

Đóng gói, bao bì cho sản phẩm gia công. Trước khi tiến hành xuất khẩu, công ty thông báo cho khách hàng đã hoàn thành đơn đặt hàng.

- Khai báo hải quan điện tử cho hàng xuất

 Luồng xanh: Chấp nhận thông tin tờ khai, doanh nghiệp in tờ khai từ hệ thống, kí

tên, đóng dấu.

 Luồng vàng: In tờ khai mang các chứng từ giấy theo yêu cầu đến chi cục Hải quan thực hiện điện tử.

 Luồng đỏ: Xuất trình toàn bộ hồ sơ Hải quan giấy và hàng hóa để kiểm tra

(Thường là kiểm tra 10-15% số lượng hàng)

Sau đó, công ty cũng bổ sung các chứng từ thương mại, hoàn thành các thủ tục xuất khẩu và chuyển đến cảng. Sản phẩm được xuất khẩu trực tiếp sang nước ngoài chủ yếu bằng giá FOB.

Bước 4: Thanh toán

Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C, công ty yêu cầu bên đối tác mở L/C phù hợp với hợp đồng. Khi L/C đã được mở, ngân hàng thay mặt bên đối tác cam kết với công ty sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi công ty xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C.

Công ty Cổ phần May Trường Giang khi nhận các đơn hàng xuất khẩu, công ty tiến hành sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Dựa trên các đơn hàng đã nhận, lãnh đạo phòng Kế hoạch – Vật tư thực hiện phân công công việc phụ trách điều độ sản xuất các đơn hàng cho từng chuyên viên. Các chuyên viên theo dòi, giám sát quá trình sản xuất đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.

Tham gia nghiệp vụ thanh toán bằng thư tín dụng, có thể có nhiều bên thông

thường có các bên sau:

- Người yêu cầu mở thư tín dụng là người nhập khẩu (Người mua)

- Người hưởng thư tín dụng là người xuất khẩu (Người bán)

Các ngân hàng liên quan: ít nhất có hai ngân hàng tham gia, Ngân hàng mở L/C còn gọi là ngân hàng phát hành L/C, ngân hàng này có trách nhiệm trích trả tiền cho người xuất khẩu khi họ xuất trình bộ chứng từ phù hợp với L/C, ngân hàng thông báo L/C là chi nhánh ngân hàng hoặc đại lý của ngân hàng phát hành L/C hoặc ngân hàng phục vụ người xuất khẩu.

Bước 5: Thực hiện hợp đồng

Người xuất khẩu sẽ tiến hành thuê vận chuyển hàng hóa, công ty liên hệ với công ty vận tải biển (đại lý chủ tàu hoặc thông qua môi giới). Danh sách đăng ký hàng hóa hoặc phiếu đóng gói (Packing list) là bằng chứng để tiến hành hợp đồng chuyên chở