Nếu hồ sơ bị sai sót thì cán bộ cấp C/O sẽ thông báo trên hệ thống EcoSys tại mục Activity log. Doanh nghiệp theo yêu cầu của cán bộ cấp C/O chỉnh sửa lại hồ sơ sao cho đúng với yêu cầu. Sau đó nộp lại và đợi cán bộ cấp C/O xét duyệt và cho cấp phép.
2.2.3 Nộp hồ sơ giấy xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AANZ (C/O form AANZ)
- Sau khi khai báo trên hệ thống EcoSys và được cấp số (sau 3-24h) thì nhân viên xuất nhập khẩu tập hợp đầy đủ chứng từ và đến nộp hồ sơ cho cán bộ cấp C/O tại phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Bình Trị Thiên tại Sở Công Thương,
Địa chỉ: số 02 Tôn Đức Thắng, Tp Huế.
Viết giấy tiếp nhận hồ sơ theo yêu cầu. Thường thì hồ sơ xin cấp C/O form AANZ sẽ được xử lý và trả kết quả sau 1-2 ngày làm việc.
2.2.4 Trả kết quả
- Cán bộ cấp C/O tiếp nhận và xem xét hồ sơ.
- Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng theo lô hàng thì doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo C/O đã được cấp phép trên hệ thống EcoSys. Phòng quản lý xuất nhập khẩu ký đóng dấu và trả kết quả cho doanh nghiệp
- Nếu hồ sơ sai hoặc thiếu sót thì sẽ được cán bộ cấp C/O thông báo trên trang điện tử EcoSys . Theo yêu cầu của cán bộ cấp C/O nhân viên xuất nhập khẩu sẽ chỉnh sửa lại và nộp bổ sung hồ sơ C/O cho lô hàng đó đến khi chính xác. Khi hồ sơ đầy đủ thì cán bộ cấp C/O xem xét rồi duyệt cấp C/O cho doanh nghiệp. Lúc đó doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo C/O đã được cấp phép. Cuối cùng Phòng quản lý xuất nhập khẩu ký đóng dấu và trả kết quả cho doanh nghiệp
Sau khi nhận được kết quả tiến hành scan và gửi trước cho khách hàng, sau đó gửi bản Original cho khách hàng, còn bản trilca thì công ty giữ lại lưu hồ sơ. Theo quy định của hải quan thì hồ sơ C/O phải lưu trong vòng 5 năm.
Một số lưu ý khi làm C/O form AANZ:
1. Không được phép tẩy xóa hoặc viết thêm lên C/O: mọi sự thay đổi được thực hiện bằng cách gạch bỏ lỗi và bổ sung những thông tin cần thiết. Tất cả những thay đổi
này phải được chấp thuận bởi người có thẩm quyền ký C/O và được tổ chức cấp C/O xác nhận. Các phần còn trống phải được gạch chéo để tránh điền thêm.
2. C/O phải được cấp trong thời gian sớm nhất, nhưng không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày hàng lên tàu.
3. C/O sẽ được cấp sau nhưng không quá 12 tháng tính từ ngày hàng lên tàu và phải mang dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY”
4. Tổ chức cấp C/O nước trung gian là thành viên có thể cấp C/O giáp lưng nếu đơn đề nghị cấp C/O giáp lưng được người xuất khẩu nộp vào thời điểm hàng hóa đang được vận chuyển qua nước thành viên trung gian, với điều kiện:
+ Xuất trình C/O AANZ bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu “sao y bản chính” còn hiệu lực.
+ Thời hạn hiệu lực của C/O form AANZ giáp lưng không được vượt quá thời hạn hiệu lực của C/O AANZ bản gốc
+ Hàng hóa tái xuất khẩu sử dụng C/O giáp lưng không được trải qua thêm bất kỳ công đoạn gia công nào tại nước thành viên trung gian, trừ trường hợp đóng gói lại hàng, các hoạt động hậu cần như dỡ hàng, bốc lại hàng, lưu kho, hoặc bất kỳ hoạt động cần thiết nào khác nhằm bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt hoặc để vận chuyển chúng đến nước thành viên nhập khẩu
+ C/O giáp lưng phải bao gồm các thông tin đến C/O AANZ ban đầu phù hợp với yêu cầu thông tin tối thiểu
+ Thủ tục kiểm tra quy định tại điều 17 và điều 18 của nghị định 31 được áp dụng đối với C/O giáp lưng.
5. Trường hợp C/O bị mất cắp, thất lạc hoặc hư hỏng nhà chế tạo , nhà sản xuất, người xuất khẩu hoặc người đại diện được ủy quyền có thể nộp đơn gửi Tổ chức cấp C/O đề nghị cấp C/O bản sao chứng thực của C/O gốc trên cơ sở chứng từ xuất khẩu được lưu tại Tổ chức cấp C/O và bản sao này phải mang dòng chữ “CERTIFIED TRUE COPY”. Bản sao này mang ngày cấp của C/O gốc. Bản sao chứng thực được cấp trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày cấp C/O gốc.
2.3 Mục tiêu cần đạt được khi làm C/O AANZ
2.3.1 Thời gian
Theo quy định, C/O phải được cấp trong thời gian sớm nhất, nhưng không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày hàng lên tàu. Tuy nhiên, trường hợp C/O sẽ được cấp sau nhưng không quá 12 tháng tính từ ngày hàng lên tàu và phải mang dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY”.
Nhân viên xuất nhập khẩu cần theo dòi lịch trịch lô hàng xin cấp C/O của mình để biết được lô hàng đó sẽ cập cảng tại nước xuất khẩu vào thời gian nào để có thể tiến hành nộp hồ sơ xin cấp C/O một cách sớm nhất và có thể gửi bộ chứng từ cho khách hàng nhanh nhất có thể. Nhân viên xuất nhập khẩu cần phân chia thời gian làm C/O cho từng lô hàng và từng form để đạt được kết quả yêu cầu.
Tùy từng lô hàng xin cấp C/O có nhiều mặt hàng hay không thì thời gian làm một bộ C/O AANZ sẽ khác nhau. Đối với các lô hàng xin C/O form AANZ tại công ty thì một lô hàng sẽ có khoảng từ 3-15 dòng hàng. Mỗi dòng hàng sẽ có từ 25-35 mã nguyên phụ liệu nên thời gian làm C/O từng bộ sẽ khác nhau.Việc in tờ khai xuất khẩu cho các mã hàng này cũng chiếm một khoảng thời gian khá lớn vì vậy cần phải rút ngắn tốt nhất thời gian in tờ khai nhập cho từng lô hàng xin C/O form AANZ
2.3.2 Trách nhiệm
Một nhân viên xuất nhập khẩu được giao nhiệm vụ làm C/O cần có trách nhiệm cao với công việc và cần phải có các đặc tính như sau:
- Cẩn thận tỷ mỉ trong lúc làm, làm xong cần kiểm tra lại bộ chứng từ tránh các sai sót đáng tiếc xảy ra.
- Nhân viên phải là người được đào tạo từ các chuyên ngành xuất nhập khẩu, logistics, ngoại thương,.. có bằng cấp và kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực này để có thể biết và nắm bắt rò được các chứng từ hồ sơ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
- Nắm rò được các thông tư, nghị định, hiểu rò các quy định làm C/O form AANZ để có thể Check mail và trả lời thông tin với khách hàng về những vấn đề về C/O mà khách hàng thắc mắc.
- Chịu trách nhiệm đối với bộ hồ sơ mà mình đã khai báo, đảm bảo đúng tiến độ đưa ra, khai báo chính xác đúng theo quy định và luật định.
- Cần theo dòi sát sao lô hàng xin C/O của mình để có thể tính toán được thời gian hàng cập cảng tại nước nhập khẩu và gửi kịp thời bộ chứng từ cho khách hàng để họ có thể kịp thời khai báo hải quạn cho hàng thông quan đưa về sử dụng tránh được các chi phí không đáng có ( chi phí lưu kho bãi, tiền thuế phải nộp khi chưa có C/O).
- Mỗi tuần cần phải có báo cáo hệ thống lại các bộ C/O đã làm và chưa làm, thời gian dự kiến mà khách hàng nhận được bộ C/O đó là khi nào,..
- Sử dụng thành thạo các công cụ, các phần mềm cơ bản.
2.3.3 Chi phí
Theo quy định thì chi phí xin cấp C/O AANZ cho một lô hàng là bằng không Doanh nghiệp chỉ mất chi phí mua form C/O AANZ: 20000 đồng/1 form
AANZ
Ngoài ra đối với công ty thì có phát sinh thêm chi phí di chuyển từ Công ty tới Sở Công Thương trong quá trình mỗi lần nộp C/O. Chi phí đi lại sẽ do công ty hỗ trợ thuê xe đưa đón.
Vì vậy nhân viên cần phải cố gắng giảm bớt các chi phí này cho công ty.
2.4 Đánh giá quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AANZ (C/O form AANZ) tại công ty
So sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được
Mục tiêu đề ra | Kết quả đạt được | |
Thời gian | - C/O phải được cấp trong thời gian sớm nhất, không quá 03 ngày làm việc tính từ ngày hàng lên tàu. Trường hợp C/O sẽ được cấp sau nhưng không quá 12 tháng tính từ ngày hàng lên tàu và phải mang dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY” | - Form C/O AANZ được gửi cho khách hàng vào khoảng sau 5-15 ngày hàng lên tàu. - Do trong quá trình chuyển phát nhanh nhận C/O và gửi đi gặp một số vấn đề nên C/O đôi lúc sẽ bị đến muộn so với kế hoạch |
Trách nhiệm | - Nhân viên xuất nhập khẩu cần cẩn thận, tỷ mỉ trong lúc làm hồ sơ xin C/O form AANZ, theo dòi sát sao thời gian lô hàng tới nước nhập khẩu, chịu trách nhiệm đối với các bộ C/O mình đã làm - Lập bảng báo cáo tiến độ các bộ C/O - Nắm rò các thông tư, nghị định về từng form C/O để có thể giải đáp thắc mắc cho khách hàng | - Nhân viên xuất nhập khẩu đã cẩn thận, tỷ mỉ trong lúc làm C/O tránh được các sai sót xảy ra, tuy nhiên có một số lúc thì vẫn có chút sai sót xảy ra nhưng đã kịp thời phát hiện và sửa chữa trước khi nộp cho cán bộ cấp C/O. - Đội ngũ nhân viên phòng xuất nhập khẩu nói chung và nhân viên thực hiện quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa nói riêng đều là những người được đào tạo chuyên sâu về ngành xuất nhập khẩu từ các trường đại học kinh tế TP.HCM, đại học ngoại thương, đại học hải quan và đội ngũ nhân viên |
Có thể bạn quan tâm!
-
Cơ Cấu Tổ Chức Bộ Máy Hoạt Động Của Công Ty -
Nâng cao năng lực nhân viên thực hiện quy trình xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ theo mẫu AANZ tại Công ty TNHH Chế xuất Billion Max Việt Nam - 7 -
Màn Hình Đăng Nhập Vào Hệ Thống Khai Báo C/o Của Doanh Nghiệp -
Nâng cao năng lực nhân viên thực hiện quy trình xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ theo mẫu AANZ tại Công ty TNHH Chế xuất Billion Max Việt Nam - 10 -
Nâng cao năng lực nhân viên thực hiện quy trình xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ theo mẫu AANZ tại Công ty TNHH Chế xuất Billion Max Việt Nam - 11
Xem toàn bộ 92 trang tài liệu này.
có kinh nghiệm từ 5-10 năm làm trong lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu. Tuy nhiên có một số nhân viên không phải được đào tạo chuyên sâu về chuyên ngành nên trong quá trình làm việc còn gặp nhiều vấn đề cần phải hỏi rò làm mất thời gian và có xảy ra sai sót. - Hầu như nhân viên xuất nhập khẩu hiểu và nắm rò được các quy định về các form C/O, có thể giải đáp thắc mắc cho khách hàng một cách tốt nhất có thể. - Vào cuối tuần thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lập các bảng báo cáo tiến độ cho các bộ C/O | ||
Chi phí | - Giảm thiểu được các chi phí sai form C/O AANZ trong quá trình khai và phải mua lại form mới. - Tối thiểu hóa chi phí đi nộp hồ sơ từ công ty tới Sở Công Thương. Chi phí cho một lần đi dao động trong khoảng 600-700 ngàn đồng. | - Nhân viên xuất nhập khẩu đã rất cẩn thận, tỷ mỉ trong quá trình khai form C/O để tránh được chi phí khai sai và phải mua lại form mới. Một năm việc sai form và phải mua lại form mới dao động khoảng từ 3-6 form C/O AANZ. - Đối với mỗi lần đi nộp hồ sơ C/O thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ gộp chung nhiều C/O các form để đi nộp cùng một lần khoảng từ 3-4 bộ hồ sơ C/O |
Ưu điểm:
- Quy trình công ty xây dựng liền mạch, giữa các bước không có sự mâu thuẫn với nhau, dễ hiểu, giúp người thực hiện dễ dàng và dễ kiểm soát được công việc.
- Đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp, có kiến thức sâu rộng, am hiểu và nắm rò các quy định theo các thông tư nghị định liên quan đến từng form C/O. Linh hoạt xử lý được các tình huống trong công việc giúp cho công việc mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty và khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên sâu có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hiểu rò và nắm bắt được các thông tư nghị định. Đọc hiểu được các chứng từ xuất nhập khẩu.
- Với trách nhiệm cao trong công việc, sự tỷ mỉ và cẩn thận nên nhân viên làm C/O ít khi bị sai sót đáng tiếc.
- Đối với những hồ sơ C/O form mới thì đội ngũ nhân viên luôn tìm hiểu cẩn thận các nội dung cần làm của C/O form đó. Để tránh mất thời gian cho việc sửa đi sửa lại nhiều lần.
- Ban giám đốc luôn tạo môi trường làm việc thân thiện, các nhân viên trong công ty luôn giúp đỡ nhau tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, năng động, đảm bảo nhân viên có thể làm việc tốt và cống hiến hết sức mình.
- Khai báo hồ sơ C/O form AANZ trên hệ thống EcoSys tại công ty nên rất linh động, tiện lợi, dễ dàng bổ sung thông tin trên hệ thống.
Nhược điểm:
- Mất quá nhiều thời gian và chi phí đi lại mỗi lần nộp hồ sơ. Nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc hoàn thành kế hoạch công việc đề ra.
- Do mỗi lô hàng xin C/O form AANZ có nhiều mã hàng mà trong từng mã hàng sẽ có nhiều mã nguyên phụ liệu nên việc in tờ khai nhập khẩu, làm bảng kê khai hàng hóa xuất khẩu cho từng lô hàng xin C/O form AANZ mất rất nhiều thời gian. Nhân viên thực hiện quy trình này vẫn chưa khắc phục được nó.
- Một số trường hợp nhân viên làm sai sót dẫn đến cơ quan cấp C/O bị muộn và không kịp gửi bản gốc C/O cho khách hàng và phải bồi thường thiệt hại cho khách hàng.
- Có một số nhân viên không được đào tạo chuyên sâu về ngành xuất nhập khẩu nên trong quá trình làm việc chưa có thể giải quyết công việc được một cách nhanh chóng và còn gặp một vài sai sót.
- Quá trình khách hàng nhận được giấy chứng nhận xuất xứ bản gốc còn khá chậm, do cần phải đợi bên kho gửi hàng đi thì mới gửi kèm được giấy chứng nhận xuất xứ bản gốc qua cho khách hàng được.
- Đối với các lô hàng có chuyển tải thì cần phải đợi hãng tàu làm giấy xác nhận hàng hóa chuyển tải không làm thay đổi xuất xứ . Qúa trình này cũng mất nhiều thời gian để hãng tàu làm và gửi giấy xác nhận chuyển tải.
- Việc khai báo trên hệ thống hay là việc làm form cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp nhân viên khai sai trên form dẫn đến C/O được cấp muộn hơn thời gian đưa ra và mất thêm chi phí mua form để làm lại form.