Hoàn Thiện Kế Toán Tài Sản Cố Định Trong Công Ty Phải Tuân Thủ Với Các Quy

phục vụ tốt nhất kinh doanh tại Công ty, kho xăng dầu và hệ thống CHXD.

Với định hướng trở thành một Công ty hàng đầu trong nước trong lĩnh vực phân phối xăng dầu, Công ty Cổ phần Xăng dầu Dầu khí Hà Nội sẵn sàng hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước để phát triển và mở rộng phạm vi, quy mô hoạt động xứng đáng với sự tin cậy và kỳ vọng của khách hàng và vị thế của Tổng Công ty Dầu Việt Nam - CTCP.

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kế toán TSCĐ

3.1.2.1 Hoàn thiện kế toán tài sản cố định trong Công ty phải tuân thủ với các quy định tài chính, kế toán của Nhà nước về tài sản cố định

Nhà nước ban hành các chính sách, chế độ tài chính, kế toán và hướng dẫn áp dụng trong các doanh nghiệp. Trong quản lý và hạch toán TSCĐ, Nhà nước ban hành quy định về tiêu chuẩn và điều kiện ghi nhận TSCĐ, chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ và chế độ hạch toán TSCĐ. Chính vì vậy, việc hoàn thiện hạch toán TSCĐ trong các doanh nghiệp phải phù hợp với các quy định về tài chính, kế toán của Nhà nước về TSCĐ. Khi hạch toán và quản lý TSCĐ trong các doanh nghiệp phải phù hợp với quy định của Nhà nước thì thông tin do hạch toán kế toán cung cấp sẽ đáp ứng được yêu cầu kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế của các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước.

3.1.2.2 Hoàn thiện kế toán tài sản cố định trong Công ty phải phù hợp với doanh nghiệp

Công tác kế toán phải phù hợp với các quy định tài chính, kế toán của Nhà nước về TSCĐ không có nghĩa là quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp phải thực hiện một cách máy móc, dập khuôn. Sự vận dụng các quy định, chế độ của Nhà nước trong các doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc chung và các quy định mang tính bắt buộc nhưng phải phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý, nhu cầu thông tin và điều kiện cụ thể của các doanh nghiệp. Bởi mỗi doanh nghiệp, mỗi quá trình sản xuất kinh doanh luôn có những đặc điểm khác nhau. Vì vậy, việc tổ chức hoạt động kinh doanh, tổ chức quản lý, cần phù hợp với năng lực trình độ của đội ngũ kế toán và

điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật của Công ty.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 206 trang tài liệu này.

3.1.2.2 Hoàn thiện kế toán tài sản cố định trong Công ty phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả. Công ty bỏ vốn ra tiến hành tổ chức hoạt động kinh doanh luôn với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận . Muốn vậy, công ty vừa phải tìm cách tăng doanh thu vừa phải tiết kiệm chi phí để có hiệu quả cao. Việc hoàn thiện kế toán TSCĐ cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Một mặt, hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ giúp kế toán giảm nhẹ công việc xử lý, ghi chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao của thông tin kế toán, cung cấp kịp thời phục vụ nhu cầu của nhà quản trị. Mặt khác nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý sử dụng vốn kinh doanh, tăng vòng quay vốn kinh doanh góp phần xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả. Cũng chính xuất phát từ yêu cầu này mà đòi hỏi phải có các biện pháp nhằm hoàn thiện kế toán tài sản cố định của doanh nghiệp.

3.2 Các đề xuất hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty CP xăng dầu dầu khí Hà Nội

Thứ nhất, hoàn thiện về quy chế tài chính và quy định hạch toán kế toán

Quy chế quản lý tài chính nội bộ là văn bản quan trọng điều chỉnh các mối quan hệ kinh tế - tài chính trong nội bộ doanh nghiệp, các chủ thể liên quan đến quá trình SXKD của doanh nghiệp. Nội dung của quy chế tài chính phải bao gồm các nội dung quy định sau: Quy định về quản lý và sử dụng vốn; Quy định về quản lý và sử dụng tài sản; Quy định về doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; Quy định về phân phối lợi nhuận; Quy định về kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán; Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của Hội đồng quản trị, Giám đốc Công ty trong quản lý tài chính; Quy định về mối quan hệ giữa công ty với các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, nội dung trong các văn bản quy định về Quy chế quản lý tài chính, Quy định hạch toán kế toán vẫn chưa được sửa đổi, bổ sung theo các văn bản hiện hành của Nhà nước. Cụ thể:

Thứ nhất, Công ty đã ban hành Quyết định số 215/QĐ-XDHN ngày 3 tháng 6

năm 2011 của Giám đốc công ty về việc ban hành quy định hạch toán kế toán tại Công ty PVOIL Hà Nội. Tại Điều 6 của Quy định, theo đó, Công ty quy định PVOIL Hà Nội và các đơn vị trực thuộc thực hiện hạch toán kế toán theo hệ thống tài khoản quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Doanh nghiệp. Đồng thời, Trưởng phòng TCKT chịu trách nhiệm bổ sung, điều chỉnh danh mục tài khoản kế toán của Công ty theo yêu cầu quản lý. Đến thời điểm hiện tại, trên phần mềm kế toán, doanh nghiệp đã cập nhật các tài khoản theo quy định hiện hành của Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính, tuy nhiên, trong Quyết định về việc ban hành quy định hạch toán của doanh nghiệp không được cập nhật các tài khoản theo văn bản hiện hành. Đề nghị Công ty thực hiện điều chỉnh nội dung trên theo quy định hiện hành để phù hợp giữa quy định của Công ty và thực tế hạch toán.

Thứ hai, Quyết định số 595/QĐ-XDHN-HĐQT ngày 12 tháng 12 năm 2013 của Hội đồng quản trị về việc ban hành quy chế quản lý tài chính. Tại Mục 5, Điều 30 của Quy chế quy định về lập Báo cáo tài chính và báo cáo khác. Theo đó, Công ty thực hiện lập các báo cáo tài chính quý, năm theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán Doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty cần sửa đổi nội dung trên, thực hiện cập nhật văn bản hiện hành là Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính ngày 22 tháng 12 năm 2014 về việc hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp

Thứ hai, hoàn thiện về công tác quản lý và sử dụng TSCĐ đã hết khấu hao

Thực hiện đánh giá lại đối với những TSCĐ đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn sử dụng được: Theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành, những TSCĐ đã khấu hao hết giá trị mà vẫn sử dụng được thì không thực hiện trích khấu hao nữa và quản lý TSCĐ đó như TSCĐ đang sử dụng bình thường đồng thời không tiến hành đánh giá lại. Tuy nhiên, thực tế cho thấy số lượng TSCĐ đã hết giá trị khấu hao mà vẫn sử dụng được tại Công ty là khá nhiều. Hiện tượng này có thể do khả năng tài chính

của doanh nghiệp không cho phép đầu tư tài sản cố định mới thay thế nhưng cũng có thể do việc quản lý tài sản cố định của Công ty thực hiện tốt nên chất lượng cũng như tính năng của TSCĐ vẫn đảm bảo đáp ứng được yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra, đánh giá quá trình sử dụng của từng loại TSCĐ để từ đó lựa chọn phương pháp khấu hao tài sản cố định phù hợp nhằm đánh giá sát nhất mức độ hao mòn để thu hồi giá trị đã đầu tư của tài sản cố định.

Bên cạnh đó, đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng được doanh nghiệp cần cân nhắc giữa hiệu quả kinh tế cũng như mức độ an toàn từ việc tiếp tục sử dụng tài sản cố định đó và việc ngừng sử dụng chúng. Chủ động thanh lý, nhượng bán đối với những tài sản sử dụng không có lợi về mặt kinh tế, kỹ thuật hoặc không đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Thứ ba, hoàn thiện về công tác đầu tư TSCĐ:

Công ty nên lựa chọn các phương thức đầu tư TSCĐ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và khả năng tài chính của Công ty. Ngoài hình thức mua sắm và xây dựng cơ bản hoàn thành, Công ty nên cân nhắc một số hình thức đầu tư TSCĐ như mua trả góp, trao đổi, tự sản xuất, thuê tài chính…góp phần phát triển hoàn thiện hệ thống TSCĐ tại Công ty nhằm mở rộng quy mô, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Thứ tư, hoàn thiện về kế toán TSCĐ:

- Về thời gian hoàn thiện chứng từ kế toán xây dựng cơ bản

Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng và ra quyết định. Vì vậy, Công ty cần ban hành quy trình luân chuyển chứng từ thống nhất, xử lý trách nhiệm đối với từng cá nhân, từng khâu trong việc chậm quyết toán các dự án. Đối với các chủ đầu tư có dự án chậm tiến độ đề nghị xem xét có thể không giao dự án mới. Đối với các trưởng các đơn vị tăng cường phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận liên quan

đồng thời nâng cao năng lực của Ban quản lý dự án.

Ngoài ra, đối với các công trình xây dựng thuộc địa bàn xa, Công ty có thể xem xét sử dụng cán bộ chuyên trách thu thập và xử lý chứng từ tại địa bàn để cung cấp kịp thời thông tin về phòng TCKT nhằm phục vụ kịp thời, chính xác đưa thông tin vào hệ thống theo dõi và quản lý.

- Về việc đánh số hiệu TSCĐ

Đánh số hiệu TSCĐ là việc quan trọng tạo nên sự thống nhất và thuận lợi trong việc theo dõi, quản lý và sử dụng TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp. Nguyên tắc đánh số hiệu tài sản cố định là tất cả các TSCĐ hiện có của doanh nghiệp phải được phản ánh và mỗi TSCĐ riêng biệt đều được nhận biết một cách dễ dàng. Số hiệu TSCĐ không được thay đổi trong suốt quá trình sử dụng. Tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để tiện cho việc theo dõi, quản lý và kế toán TSCĐ tác giả đề xuất phương án đánh số hiệu tài sản cố định trong Công ty như sau:

+ Thứ nhất, dùng chữ số để thể hiện nhóm TSCĐ phù hợp với chuẩn mực (VAS 03, 04) và chế độ kế toán hiện hành (thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính):

11: Nhà cửa vật kiến trúc 12: Máy móc, thiết bị

13: Phương tiện vận tải, truyền dẫn 14: Thiết bị, dụng cụ quản lý

18: TSCĐ hữu hình khác 21: Quyền sử dụng đất 25: Phần mềm máy tính 28: TSCĐ vô hình khác

+ Thứ hai, mỗi nhóm tài sản như trên rất đa dạng về chủng loại, quy cách, tính năng, công dụng. Vì vậy, dùng hai chữ số để thể hiện các loại TSCĐ khác nhau trong nhóm đã phân loại và ký hiệu như trên.

Ví dụ, đối với nhóm TSCĐ 12 – Máy móc, thiết bị có thể mã hóa như sau:

01: Bồn bể

02: Xuất hàng tự động 03: Cột bơm xăng dầu 04: Máy phát điện

05: Máy đo bồn tự động…

Đối với nhóm TSCĐ 13 – Phương tiện vận tải, truyền dẫn có thể mã hóa như sau: 01: Xe bồn

02: Xe con

03: Trạm biến áp

04: Hệ thống tiếp địa…

+ Thứ ba, dùng hai chữ số để mã hóa các bộ phận sử dụng TSCĐ. Việc mã hóa bộ phận sử dụng nhằm xác định trách nhiệm vật chất đối với TSCĐ đồng thời là căn cứ cho việc theo dõi và phân bổ khấu hao TSCĐ. Có thể mã hóa bộ phận sử dụng như sau:

01: TSCĐ dùng ở bộ phận văn phòng 02: TSCĐ dùng ở bộ phận chi nhánh 03: TSCĐ dùng ở bộ phận kho

04: TSCĐ dùng ở khối các cửa hàng xăng dầu

Do Công ty lại có nhiều phòng ban, chi nhánh, cửa hàng và xăng dầu. Vì vậy thực hiện mã hóa đến từng chi nhánh, cửa hàng, phòng ban, kho bãi. Ví dụ, CHXD Thái thịnh được ký hiệu là 01, CHXD Nghĩa Tân được ký hiệu là 02....

+ Thứ tư, TSCĐ trong doanh nghiệp ngày càng nhiều nên sử dụng ba chữ số để ký hiệu cho từng TSCĐ cụ thể gắn với bộ phận sử dụng và nhóm TSCĐ.

Trên cơ sở xây dựng cách đánh số hiệu tài sản cố định như trên, có thể định dạng số hiệu từng TSCĐ của Công ty như sau: ** ** ** ** ***

Ví dụ: Số hiệu TSCĐ được mã hóa là 12.01.04.01.002 điều đó có ý nghĩa là: 12: TSCĐ hữu hình nhóm máy móc, thiết bị

01: Mã hiệu TSCĐ là bồn bể chứa xăng dầu 04: TSCĐ sử dụng ở khối cửa hàng xăng dầu

01: Mã CHXD Thái Thịnh 002: Bể chứa xăng dầu số 2

Khi doanh nghiệp thực hiện đánh số hiệu tài sản cố định phải gửi thông báo tới các bộ phận sử dụng đồng thời phải gắn số hiệu đã quy định trên cho từng TSCĐ

- Về thời điểm ghi nhận TSCĐ

Các TSCĐ, công trình XDCB đã hoàn thành bàn giao, sẵn sàng đưa vào sử dụng, bộ phận kế toán TSCĐ không căn cứ vào thời điểm đã thanh toán hay chưa mà thực hiện lập biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng đồng thời ghi nhận tăng TSCĐ và tăng khoản phải trả. Các bút toán ghi nhận như sau:

+ Đối với trường hợp mua sắm, ghi: Nợ TK 211/213

Có TK 331 – Chi tiết nhà cung cấp

Khi thu thập hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán, kế toán ghi giảm khoản phải trả (chi tiết nhà cung cấp nêu trên), ghi tăng khoản thuế GTGT được khấu trừ và ghi giảm tiền gửi ngân hàng. Bút toán ghi nhận như sau:

Nợ TK 331 – Chi tiết nhà cung cấp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

+ Đối với trường hợp đầu tư XDCB hoàn thành, nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ. Nếu quyết toán chưa được duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (Giá tạm tính là chi phí thực tế đã bỏ ra để có được tài sản, căn cứ vào tài khoản 241 để xác định giá tạm tính). Cả hai trường hợp đều ghi như sau:

Nợ TK 211/213

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (giá được duyệt hoặc tạm tính)

Khi quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt thì kế toán điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt:

Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị lớn hơn giá tạm tính, ghi:

Nợ TK 211/213

Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (chênh lệch giá được duyệt lớn hơn giá tạm tính)

Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính, ghi ngược lại bút toán trên.

- Về áp dụng phương pháp, thời điểm trích và thôi khấu hao.

Việc xác định phương pháp, thời điểm hạch toán khấu hao TSCĐ là khâu quan trọng trong phần hành kế toán TSCĐ. Việc lựa chọn phương pháp khấu hao và thời gian dự kiến của TSCĐ sao cho phù hợp với đặc điểm của TSCĐ, đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng tài chính và yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Tác giả đề xuất hoàn thiện khấu hao TSCĐ trong các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần xăng dầu dầu khí Hà Nội nói riêng như sau:

+ Hoàn thiện phương pháp trích khấu hao:

Việc lựa chọn phương pháp khấu hao có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ cũng như phản ánh trình độ và năng lực sảng xuất của đơn vị. Hiện nay, tại Công ty cổ phần xăng dầu dầu khí Hà Nội chỉ lựa chọn duy nhất một phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp này tuy đơn giản nhưng không đánh giá sát được mức độ hao mòn thực tế của từng loại tài sản. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định phương pháp tính khấu hao phù hợp với từng loại, từng nhóm tài sản cố định. Cụ thể:

Áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng đối với nhóm TSCĐ là nhà cửa vật kiến trúc như: Tòa nhà văn phòng, chi nhánh, hệ thống các CHXD, kho cảng, tường rào, sân bãi, …

Áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh đối với nhóm TSCĐ là thiết bị, dụng cụ quản lý như: hệ thống máy chủ, hệ thống công nghệ bồn bể, hệ thống xuất hàng tự động, hệ thống cột bơm, máy đo bồn tự động, máy phát điện…

Áp dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng đối với nhóm TSCĐ là