Hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ của Công ty TNHH Đăng Long

Hậu quả

Công ty tốn chi phí, không kiểm soát chặt chẽ được hàng hóa của công ty mình cho đến lúc giao hàng lên tàu.

2.5.4 Năng lực của đội ngũ nhân viên còn hạn chế

Minh chứng

Sai sót trong quá trình khai báo hải quan, trong quá trình sản xuất đôi khi còn xảy ra lỗi.

Hậu quả

Ảnh hưởng đến quá trình làm việc, thời gian làm việc kéo dài.

Tốn kém chi phí cho công ty

2.6 Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu sản phẩm

2.6.1 Yếu tố khách quan

Phụ thuộc vào sự quản lí của nhà nước: các chính sách, quy định về sản xuất sản phẩm đồ gỗ hay quy định về rừng.

Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán.

Phụ thuộc vào điều kiện thương mại.

2.6.2 Yếu tố chủ quan

Cơ sở vật chất kĩ thuật của doanh nghiệp bao gồm: máy móc, hệ thống phương tiện vận tải, hệ thống kho hàng… cũng ảnh hưởng đến quá trình xuất khẩu hàng hóa của công ty.

Năng lực của nhân viên: năng lực quản lí điều hành tốt thì quá trình xuất khẩu hàng hóa mới diễn ra suôn sẻ nên năng lực làm việc của nhân viên trong công ty cũng đóng vai trò quan trọng trọng quá trình xuất khẩu.

Chính sách của doanh nghiệp: là các chính sách về quản trị nguồn lực, tài chính, marketing và các chính sách khác. Công ty có chính sách quản trị con người và công tác tổ chức hợp lý nên kích thích được trách nhiệm, nâng cao được năng lực của nhân viên.

Yếu tố văn hóa của doanh nghiệp: văn hóa của doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở của lòng tin, mong đợi và giá trị được bồi đắp và chia sẻ bởi các thành viên của doanh nghiệp. Văn hóa tạo nên thái độ, cách ứng xử của doanh nghiệp trong kinh doanh.

Những phản ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu xuất phát từ truyền thống văn hóa của doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả và chất lượng thực hiện hợp đồng.

TÓM TẮT CHƯƠNG 2

Chương này giúp chúng ta hiểu sơ lược về công ty TNHH Đăng Long và về quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty.Việc phân tích quy trình xuất khẩu giúp chúng ta thấy được các thành công và tồn tại của quy trình đồng thời làm nền tảng cho chúng ta đưa ra các biện pháp ở chương sau nhằm giúp công ty hoàn thiện quy trình xuất khẩu này.

Bảng tóm tắt điểm mạnh điểm yếu của công ty thông qua phân tích chương 2 và lí thuyết chương 1:

CÔNG TY TNHH ĐĂNG LONG

ĐIỂM MẠNH

ĐIỂM YẾU

Các hợp đồng xuất khẩu của công ty đều được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tối đa các trường hợp xảy ra sai sót trong quá trình

xuất khẩu hàng.

Trong quá trình khai báo hải quan đôi khi còn xảy ra một số sai sót nhỏ

Quy trình xuất khẩu nhìn chung đã đáp ứng được các bước cơ bản của quy trình xuất khẩu theo lí thuyết, tạo lợi nhuận cho

công ty.

Việc kí kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng do hai phòng ban phụ trách nên còn khó khăn trong quá

trình trao đổi với khách

hàng

Thực hiện nghiêm ngặt trong các khâu kiểm tra nên hạn chế được các trường hợp sau xót

Công ty chưa có đội ngũ nhân viên làm việc tại cảng nên còn phải thuê ngoài do đó tốn kém chi

phí

Mối quan hệ giữa các nhân viên tốt, môi trường làm việc tốt tạo sự thoải mái khi làm việc

Năng lực của đội ngũ nhân viên chưa đồng đều, còn hạn chế ở một số

khâu.

Công ty chưa chú trọng nhiều đến các vấn đề như

nghiên cứu thị trường

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 85 trang tài liệu này.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP – KIẾN NGHỊ

3.1 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Từ những thuận lợi và khó khăn mà công ty đang gặp phải, ban lãnh đạo công ty TNHH Đăng Long đã đề ra những phương hướng cho hoạt động xuất khẩu của công ty trong thời gian tới:

Mục tiêu đầu tiên của công ty là trở thành nhà xản xuất và xuất khẩu sản phẩm đồ gỗ có vị trí và thương hiệu được khách hàng tin dùng.

Tiếp tục duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ các sản phẩm hiện tại của công ty tại thị trường trong và ngoài nước…Đặc biệt, mở rộng thị trường tại các nước mà sản phẩm của công ty đã có mặt như Mỹ, Châu Âu….

Tăng cường các dịch vụ chăm sóc khách hàng, tiếp thị và quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể mà công ty sản xuất ra nhằm nâng cao uy tín của công ty.

Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, xúc tiến bán hàng, mở rộng kinh doanh như mở thêm các showroom, cửa hàng của công ty.

Trong quá trình kinh doanh không ngừng nâng cao trình độ của nhân viên, cải tiến trang thiết bị máy móc, cơ sở vật chất cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu sản phẩm của công ty

3.2.1 Giải pháp thứ nhất: Nâng cao hiệu quả quá trình làm thủ tục hải quan (giải quyết tồn tại thứ nhất).

Mục tiêu giải pháp

Làm thủ tục hải quan điện tử là nghiệp vụ quan trọng trong toàn bộ quy trình xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty. Chỉ cần sai

sót nhỏ trong khâu này cũng làm ảnh hưởng đến tiến độ và phát sinh các loại phí không cần thiết cho công ty. Chính vì vậy chúng ta phải làm sao có thể thực hiện được nghiệp vụ khai báo hải quan với thời gian và chi phí ít nhất để giúp công ty hoạt động có hiệu quả hơn.

Nội dung giải pháp

Thay vì bộ phận chứng từ bình thường phải đảm nhiệm khai báo cả về hàng nhập và hàng xuất thì nay bộ phận chứng từ và khai báo hải quan phải được phân ra nhân viên khai báo hàng nhập và hàng xuất để giảm áp lực công việc cho vị trí này và tránh tình trạng thay đổi nhân sự. Tuy nhiên khi nhân viên mới vào vị trí này cần được kiểm soát chặt chẽ thông tin trên tờ khai hải quan điện tử trước khi khai báo với hải quan.

Trong thời gian đầu nhân viên mới làm việc, trưởng bộ phận chứng từ nên kiểm tra bộ chứng từ cẩn thận trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Nhân viên làm chứng từ phải thường xuyên cập nhật các thông tin nghị định liên quan đến việc khai báo hải quan.

Điều kiện thực hiện tốt giải pháp

Nhân viên mới vào cần được học qua một lớp huấn luyện về nghiệp vụ khai báo hải quan.

Nhắc nhở các lỗi thường mắc phải trong quá trình khai báo hải quan để cho nhân viên mới biết và rút kinh nghiệm ở những chỗ hay sai đó.

Bên cạnh đó cần quan tâm đến hệ thống máy tính, mạng internet để không ảnh hưởng đến quá trình truyền dữ liệu khai báo điện tử.

Kết quả dự kiến

Tiết kiệm được thời gian chi phí khi làm thủ tục hải quan.

Tránh được các khoản chi không cần thiết cho hải quan.

Quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả cao.

3.2.2 Giải pháp thứ hai: Hoàn thiện quá trình kí kết và thực hiện hợp đồng ngoại thương (giải quyết tồn tại thứ hai).

Mục tiêu giải pháp

Hiện nay nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương xuất khẩu của công ty đều do phòng kinh doanh phụ trách. Sau khi hợp đồng được kí kết phòng kinh doanh sẽ chuyển hợp đồng sang cho phòng kế hoạch tổng hợp để thực hiện hợp đồng đó. Điều này dẫn đến khách hàng phải trao đổi với cả hai phòng tùy vào giai đoạn thực hiện hợp đồng. Hơn nữa nếu như có vấn đề gì về các điều khoản hợp đồng cần phải hủy bỏ hay bổ sung thì phòng kế hoạch sẽ phải thông báo cho phòng kinh doanh điều chỉnh lại như vậy mất khá nhiều thời gian và phức tạp nên giải pháp đề ra là kí kết hợp đồng và tổ chức xuất khẩu quy về một phòng ban để tạo điều kiện thuận lợi cho các bên.

Nội dung giải pháp

Nghiệp vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng sẽ được chuyển giao sang cho phòng kế hoạch tổng hợp thực hiên thay vì phòng kinh doanh như hiện tại.

Phòng kế hoạch sẽ thành lập ra một bộ phận để phụ trách nhiệm vụ giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng ngoại thương.Nhân viên của bộ phận này có thể phát triển từ những nhân viên chứng từ phụ trách các mặt hàng xuất khẩu của công ty vì những hân viên này sẽ nắm rò những vướng mắc trong quá

trình thực hiện xuất khẩu để từ đó có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các điều khoản trong hợp đồng cho hợp lí nhằm mang lại hiệu quả cao cho công ty.

Song song đó phòng kinh doanh phụ trách về việc bàn giao cũng như hướng dẫn cho phòng kế hoạch về trình tự thực hiện kí kết hợp đồng sao cho có hiệu quả.

Điều kiện thực hiện tốt giải pháp

Công ty phải có sự phân chia lại số lượng nhân viên các phòng ban sao cho hợp lí, không để xảy ra tình trạng thừa nhân viên ở phòng kinh doanh hay thiếu nhân viên ở phòng kế hoạch khi áp dụng giải pháp này.

Các nhân viên phụ trách bộ phận kí kết hợp đồng này phải có kinh nghiệm và nhạy bén trong việc giao dịch với khách hàng.

Kết quả dự kiến

Tiết kiệm được thời gian và nhân lực khi hai nghiệp vụ được quy về cũng một phòng ban.

Các điều khoản của hợp đồng sẽ được cập nhật trực tiếp, thường xuyên và nhanh chóng giữa công ty với khách hàng mà không cần phải thông qua phòng kinh doanh như lúc trước.

Trách nhiệm và quản lí xuyên suốt quy trình sẽ được giao cho một phòng ban duy nhất.

3.2.3 Giải pháp thứ ba: Hoàn thiện quá trình giao nhận (giải quyết tồn tại thứ ba)

Mục tiêu giải pháp

Việc giao hàng hóa xuất khẩu cũng đóng một phần quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu và là một khâu tốn không ít chi phí mỗi tháng để chi trả cho công ty giao nhận. Nên giải pháp này đề ra nhằm giúp công ty tiết kiệm được chi phí đồng thời có thể giám sát được lô hàng cho đến khi giao hàng lên tàu.

Nội dung giải pháp

Công ty có thể tuyển từ hai đến ba nhân viên giao nhận theo hình thức lương khoán có kinh nghiệm dồi dào về lĩnh vực nghiệp vụ khai báo hải quan để làm thủ tục thông quan hàng hóa tại cảng. Các nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm từ lúc nộp tờ khai cho chi cục hải quan đến khi hàng hóa được thông quan và xuất đi bình thường.

Bộ phận kho thay vì chỉ chịu trách nhiệm giao hàng trong khu vực nay sẽ chịu thêm trách nhiệm chuyển hàng hóa từ kho ra cảng. Công ty có thể cung cấp thêm phương tiện vận tải để việc chuyên chở được tốt hơn.

Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra của công ty có thể lớn nhưng xét về mặt lâu dài thì có lợi cho công ty.

Điều kiện thực hiện tốt giải pháp

Công ty phải có đủ nguồn lực mạnh về tài chính để đầu tư vào phương tiện vận tải.

Nhân viên có kinh nghiệm và đầy đủ kiến thức, tốt nhất nên tuyển người đã từng làm trong cảng như vậy họ sẽ biết rò hơn nên làm những gì.

Nhân viên nhanh nhạy, có sức chịu đựng tốt vì thế nên tuyển nhân viên nam làm những công việc này.