Hệ thống thông tin

IV.3 Xây dựng một mô hình ý niệm xử lý

Trình bày

Chúng tôi sẽ chỉ ra làm thế nào để xây dựng

một mô hình ý niệm xử lý thông qua một ví dụ.

Nghiên cứu quá trình “xử lý các đơn hàng của khách hàng”. Các tiến trình “bảo đảm tồn trữ” và “tái cung ứng” liên hệ với quá trình trên không được mô tả ở đây.

Các qui tắc quản lyù

Cần xuất phát từ các định hướng quản lý hiện tại để xác định các qui tắc quản lý của hệ thống tương lai sẽ được thiết lập.

Các tình huống hiện tại như sau:

Những đơn hàng khách hàng không khả năng thanh

toán cần từ chối (bộ phận thương mại thực hiện).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 575 trang tài liệu này.

Những đơn hàng chấp nhận cần phải được đối chiếu (ở kho) với tình hình tồn kho để xác định mặt hàng nào thiếu và mặt hàng nào có khả năng cung cấp.

Trong trường hợp thiếu hàng, bộ phận mua hàng cần tìm mọi cách để tái cung ứng nếu việc này chưa làm.

Khi nhà cung cấp giao hàng cho khách hàng các đơn hàng trở nên sẵn sàng, chịu cùng một xử lý như đã thực hiện với đơn hàng xuất phát.

Những đơn hàng sẵn sàng cần phải tạo các phiếu

giao hàng cho khách hàng.

Khi giao hàng có thể xảy ra trường hợp khách hàng từ chối hàng được giao, trong trường hợp này cần phải đem hàng về và tái nhập kho.

Nếu khách hàng chấp nhận giao hàng, bộ phận kế toán phát hành một hóa đơn. Hóa đơn này chỉ được hạch toán sau khi hoàn tất việc thanh toán, những khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ nhận được một thông báo nhắc nhở.

Những hóa đơn hạch toán xong được lưu trữ.

Có thể phát triển các qui tắc quản lý sau:

Qui tắc quản lý 1: Mọi đơn hàng không khả năng thanh toán / cung ứng đều bị từ chối.

Qui tắc quản lý 2: Các đơn hàng không sẵn sàng đều phải chờ và cần khởi động việc tái cung ứng.

Qui tắc quản lý 3: Các đơn hàng chờ sẽ được thông báo sẵn sàng khi tái cung ứng hoàn thành.

Qui tắc quản lý 4: Các đơn hàng sẵn sàng sẽ thực hiện giao hàng cho khách hàng.

Qui tắc quản lý 5: Các giao hàng bị từ chối bởi khách hàng cần phải hoàn trả hàng hóa cho kho hàng.

Qui tắc quản lý 6: Các giao hàng chấp nhận tạo các hóa đơn, được bảo tồn cho đến khi hoàn thành thanh toán.

Qui tắc quản lý 7: Mọi hóa đơn không thanh

toán đúng hạn cần ra thông báo nhắc nhở.

Để trở nên tổng quát và áp dụng được vào hệ thống tự động hóa tương lai nào đó, trong các qui tắc quản lý các khái niệm địa điểm, con người, phương tiện và thời gian đều được khái quát cao (trừ trường hợp sự kéo dài thể hiện đặc tính ý niệm độc lập đối với tổ chức, ví dụ năm tài chính), nghĩa là không hiện diện trong mô hình.

Xác định các sự kiện cần phải tính đến:

Xuất phát từ các thông tin thu được ở phân tích hiện trạng,

ta có MHYNTrTh:

KHG

1_Đơn hàng 2_ĐH từ chối

3_ĐH chấp nhận

BPTM KHO

7a_ Thông

báo 6_

5_Hàng hóa+Phiếu giao hàng

5a_Trả hàng hóa

4b_

Tái

cung

4a_ Thiếu hàng

Nhắc Hóa

ứng

nhở

đơn chờ TT

5b_Phiếu Giao hàng

BPMH

7b_Thanh

toán

K_TOAN

7c_Hóa đơn

haïch toán

L_TRỮ

Ký hiệu sử dụng:

KHG: Khách hàng; KTOAN: Kế toán BPTM: Bộ phận thương mại KHO: Kho BPMH: Bộ phận mua hàng LTRU: Lưu trữ

Từ MHYNTrTh trên có thể rút ra đồ thị của dòng

sự kiện sau khi xóa tất cả những gì thuộc tổ chức.