Sổ Sách Kế Toán Sử Dụng, Trình Tự Ghi Sổ,và Lưu Trữ:

- Dựa vào các điều kiện ghi trong hợp đồng về giao, nhận hàng hóa, giá trị và thời hạn thanh toán thì các nghiệp vụ sẽ theo đó mà phát sinh. Hàng hóa như ống gang khi xuất kho thì phòng kinh doanh sẽ lập 2 phiếu xuất vật tư theo mẫu công ty, khi đã có sự ký duyệt của phó tổng giám đốc, 1 bản giao cho KH, 1 bản lưu tại phòng kế toán để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh. Khi giao căn hộ cho KH, phòng kế toán lập 2 bản biên bản bàn giao căn hộ, 1 bản gửi cho KH, 1 bản lưu tại phòng kế toán để đính kèm với các chứng từ phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, 1 bản photo lưu tại phòng kinh doanh.

- Khi nhận tiền thanh toán bằng tiền mặt của KH, thủ quỹ sẽ lập 2 liên phiếu thu theo mẫu số 01 – TT của Bộ tài chính, sau khi Giám đốc, Kế toán trưởng đã ký duyệt sẽ gửi KH 1 liên, 1 liên lưu theo loại chứng từ kế toán thu-chi tại phòng kế toán, sau đó thủ quỹ ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng do KH thanh toán qua tài khoản, kế toán lưu theo loại chứng từ kế toán ngân hàng tại phòng kế toán.

2.2.1.2. Sổ sách kế toán sử dụng, trình tự ghi sổ,và lưu trữ:

Sổ sách kế toán sử dụng:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Bảng tổng hợp chi tiết/ Sổ chi tiết 511

- Sổ cái tài khoản 511

- Sổ tổng hợp tài khoản 511,….

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 146 trang tài liệu này.

Sæ, thÎ

kÒ to¸n chi tiÒt

Sổ quỹ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Các loại bảng tổng hợp, chi tiết khác

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Trình tự ghi sổ:

Hợp đồng kinh tế,Phiếu thu, giấy báo có NH, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT...

Sổ chi tiết, tổng hợp TK

511

Bảng tổng hợp chi tiết TK 511

Phần mềm Asiasoft Accounting 2008

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ Cái TK 511

Bảng cân đối số phát sinh

Ghi chú:

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Lưu trữ sổ sách kế toán:

Vì số liệu của công ty rất nhiều nên việc lưu trữ trên giấy chỉ dùng khi cần thiết như sẽ in để lưu trữ trên giấy sổ chi tiết tài khoản, phiếu kế toán tổng hợp,....

Ngoài ra, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ tổng hợp tài khoản… chỉ quản lý, lưu trữ dữ liệu trên máy tính.

Hình 2.2 Chứng từ ghi sổ năm 2013 trên Asiasoft Accounting 2008 tại công ty

2.2.1.3. Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, trong đó chỉ dùng:

- Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”

2.2.1.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

NV1: Ngày 20/11/2013 ghi nhận doanh thu đợt tiếp theo của căn hộ B15, Phường 7, Quận 8, TP. Hồ Chí Minh cho Chiêm Mỹ Lan, mã số khách hàng là KH00525, số tiền là 435,272,727 đồng, thuế GTGT là 43,537,273 đồng, khách hàng chưa trả tiền.

Ngày 20/11/2013, căn cứ vào Hợp đồng mua bán nhà ở cho Chiêm Mỹ Lan, Bảng doanh thu theo tiến độ hợp đồng, phải thu KH số tiền 478,800,000 đồng (bao gồm thuế GTGT), nhưng do khách hàng chưa trả tiền nên không có chứng từ kế toán, kế toán thanh toán nhập liệu các tài khoản, số tiền sau:

Nợ TK 131 478,800,000

Có TK 5111 435,272,727

Có TK 33311 43,537,273

vào mục Phiếu kế toán tổng hợp của phần mềm Asiasoft , phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013.

NV2: Ngày 20/11/2013 ghi nhận doanh thu bán ống gang cho công ty TNHH XD BCN và DOCTN Hoàng Thăng, mã số khách hàng KH01947, theo HĐ 03/HĐOG- 2013 ngày 15/7/2013, số tiền là 454,860,000 đồng, thuế GTGT 10% là 45,486,000 đồng, khách hàng chưa trả tiền.

Ngày 20/11/2013, căn cứ vào bộ Hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013, phải thu KH số tiền 500,346,000 đồng (bao gồm thuế GTGT), nhưng do khách hàng chưa trả tiền nên không có chứng từ kế toán, kế toán thanh toán nhập liệu các tài khoản, số tiền sau:

Nợ TK 131 500,346,000

Có TK 5111 454,860,000

Có TK 33311 45,486,000

vào mục Phiếu kế toán tổng hợp của phần mềm Asiasoft , phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013.

Dựa vào phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013, phần mềm sẽ tự động ghi vào các Bảng tổng hợp chi tiết/Sổ chi tiết TK 511,131,333; Chứng từ ghi sổ; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái TK 511,131,333; Sổ tổng hợp TK 511,131,333; Bảng cân đối số phát sinh…

Cuối kì, phần mềm tự động tập hợp doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi phiếu kế toán tổng hợp để kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.

 Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 sang TK 911 số tiền là 97,239,762,392 đồng.

Nợ TK 511 97,239,762,392

Có TK 911 97,239,762,392

Chứng từ đính kèm:

- Phiếu kế toán tổng hợp số 150, ngày 20/11/2013;

- Hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;

- Phiếu xuất vật tư đợt 1 theo hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;

- Thư bảo lãnh thanh toán hợp đồng kinh tế số 03/HĐOG-2013 ngày 15/7/2013;

- Sổ chi tiết TK 511 từ ngày 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013;

- Sổ chi tiết TK 131 từ ngày 01/10/2013 đến ngày 31/12/2013;

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ năm 2013

- Sổ cái TK 131 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013;

- Sổ cái TK 3331 từ ngày 01/11/2013 đến ngày 30/11/2013.

2.2.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

Các khoản làm giảm trừ doanh thu gồm: chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán, tuy nhiên do đặc trưng sản phẩm kinh doanh của công ty là bất động sản (tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của từng dự án, hay điều kiện tài chính của khách hàng như muốn mua ngay, mua trong vòng 12 tháng…) nên giảm trừ trực tiếp vào tài khoản doanh thu bán hàng 5111, không thông qua tài khoản

521- chiết khấu thương mại, 532-giảm giá hàng bán. Kế toán chỉ sử dụng tài khoản hàng bán bị trả lại do thanh lý khi khách hàng trả lại sản phẩm đã mua.

2.2.2.1. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển:

Chứng từ sử dụng:

- Đơn đề nghị thanh lý hợp đồng, Biên bản thanh lý hợp đồng, Biên bản bàn giao căn hộ;

- Bảng chi tiết hàng bán trả lại ;

- Hợp đồng mua bán, hợp đồng kinh tế;

- Phiếu chi, báo nợ ngân hàng;

- Hóa đơn GTGT;

- Phiếu kế toán tổng hợp.

Trình tự luân chuyển

- Khi KH không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng, KH sẽ làm Đơn đề nghị thanh lý hợp đồng. Khi nhận được đơn đề nghị, phòng kinh doanh sẽ dựa vào giá trị hợp đồng trên hợp đồng mua bán, tổng doanh thu đã thực hiện được trên bảng chi tiết hàng bán trả lại tại phòng kế toán để lập 3 bản Biên bản thanh lý hợp đồng, sau khi đã được ký duyệt của 2 bên, 1 bản sẽ giao cho KH, 1 bản lưu tại phòng kinh doanh theo dự án, 1 bản lưu theo các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng tại phòng kế toán. Sau đó kế toán lập 2 bản Biên bản bàn giao căn hộ, 1 bản giao cho KH, 1 bản lưu theo các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng tại phòng kế toán.

- Kế toán sẽ lập 2 liên phiếu chi theo mẫu số 02-TT của Bộ tài chính khi thanh toán bằng tiền mặt trả lại số tiền doanh thu đã thực hiện sau khi khấu trừ tiền phạt do vi phạm hợp đồng cho KH, 1 liên gửi KH, 1 liên lưu theo các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh lý hợp đồng tại phòng kế toán, sau đó thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt. Hoặc khi kế toán nhận được giấy báo nợ ngân hàng do chuyển trả lại tiền cho KH bằng tài khoản sẽ lưu lại theo chứng từ ngân hàng cùng loại.

2.2.2.2. Sổ sách kế toán sử dụng, trình tự ghi sổ,và lưu trữ:

Sổ sách kế toán sử dụng:

- Chứng từ ghi sổ

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Bảng tổng hợp chi tiết/ Sổ chi tiết 531

- Sổ cái tài khoản 531

- Sổ tổng hợp tài khoản 531,…

Sæ, thÎ

kÒ to¸n chi tiÒt

Sổ quỹ

Trình tự ghi sổ

Biên bản thanh lý hợp đồng,phiếu chi, giấy báo nợ NH, hóa đơn GTGT...

Sổ chi tiết, tổng hợp TK

531

Bảng tổng hợp chi tiết TK 531

Phần mềm Asiasoft Accounting 2008

Sổ Cái TK 531

Bảng cân đối số phát sinh

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Các loại bảng tổng hợp, chi tiết khác

CHỨNG TỪ GHI SỔ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hằng ngày

Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

Lưu trữ sổ sách kế toán:

Vì số liệu của công ty rất nhiều nên việc lưu trữ trên giấy chỉ dùng khi cần thiết như sẽ in để lưu trữ trên giấy sổ chi tiết tài khoản, phiếu kế toán tổng hợp,… Ngoài ra, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ tổng hợp tài khoản… chỉ quản lý, lưu trữ dữ liệu trên máy tính.

2.2.2.3. Tài khoản sử dụng:

Tài khoản 5311 “Hàng bán bị trả lại do thanh lý”

2.2.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

NV1: Ngày 21/11/2013 ghi nhận Bùi Anh Dũng, mã số khách hàng là KH01190 trả lại căn B1409 Saigonres Tower trị giá 732,412,073 đồng, thuế GTGT là 66,427,927

đồng.

Ngày 21/11/2013, căn cứ Biên bản thanh lý hợp đồng số 114/BB-KD ngày 02/10/2013, Bảng chi tiết hàng bán trả lại căn hộ chung cư Saigonres Tower quý 4/2013, do không có phát sinh chứng từ kế toán, kế toán thanh toán nhập liệu các nghiệp vụ sau vào phần mềm Asiasoft tại mục Phiếu kế toán tổng hợp:

Nợ TK 5311 732,412,073

Nợ TK 33311 66,427,927

Có TK 131 798,840,000

phần mềm tự động kết xuất ra Phiếu kế toán tổng hợp số 136, ngày 21/11/2013. NV2:Ngày 21/11/2013 Huỳnh Công Sang, mã số khách hàng KH01245 trả lại căn A 316 Saigonres Tower trị giá 581,051,158 đồng, thuế GTGT là 53,948,842

đồng, ghi giảm công nợ cho khách hàng.

Ngày 21/11/2013, căn cứ Biên bản thanh lý hợp đồng số 106/BB-KD ngày 02/10/2013, Biên bản bàn giao căn hộ số 105/BB-KD ngày 02/10/2013, Bảng chi tiết hàng bán trả lại căn hộ chung cư Saigonres Tower quý 4/2013, do không có phát sinh chứng từ kế toán, kế toán thanh toán nhập liệu các nghiệp vụ sau vào phần mềm Asiasoft tại mục Phiếu kế toán tổng hợp:

a) Nợ TK 5311 581,051,158

Nợ TK 33311 53,948,842

Có TK 131 635,000,000