Hoàn Thiện Phân Tích Nhằm Giúp Doanh Nghiệp Chủ Động Về Thời Gian Phân Tích,

được nhiều hợp đồng như nhiều doanh nghiệp vẫn làm. Hơn thế nữa, trong xu thế hội nhập của đất nước như hiện nay, việc cạnh tranh không lành mạnh và không có sự liên kết của ngành sẽ dần kéo các doanh nghiệp đi lệch xu thế phát triển và dần dẫn đến suy vong. Chính vì vậy, ngay từ bây giờ, các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ cần khẳng định vai trò của phân tích hiệu quả kinh doanh và thay đổi cơ chế quản lý, cơ chế hoạt động cục bộ trong hiện tại để có một tương lai phát triển bền vững cho bản thân doanh nghiệp, cho ngành và cho đất nước.

3.1.2.5. Hoàn thiện phân tích nhằm giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian phân tích, thực hiện phân tích đúng kế hoạch và thường xuyên liên tục

Chủ động bao giờ cũng mang lại nhiều lợi thế, chủ động trong phân tích hiệu quả kinh doanh cũng vậy. Phân tích một cách chủ động giúp doanh nghiệp cảm thấy dễ dàng hơn, giảm bớt áp lực về thời gian hơn và cố vấn cho quá trình ra quyết định nhanh chóng hơn. Hơn thế nữa, chủ động trong phân tích cũng tác động không nhỏ đến mức độ chính xác của các kết luận phân tích vì tất cả mọi công tác cần tiến hành trước khi thực hiện phân tích hiệu quả kinh doanh đều đã được doanh nghiệp chuẩn bị chu đáo, chính xác.

Khi đã có một quy trình phân tích kết hợp với hệ thống chỉ tiêu và phương pháp phân tích hiệu quả kinh doanh phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp mình, doanh nghiệp sẽ tiến hành hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh dễ dàng, thuận tiện hơn vì không cần tốn thời gian xác định trình tự các công việc cần làm cũng như các nội dung cần tiến hành. Nhưng quan trọng hơn, khi phân tích hiệu quả kinh doanh đã trở thành một hoạt động dễ thực hiện thì nó sẽ dần trở thành hoạt động quen thuộc và không thể thiếu trong các hoạt động quản lý doanh nghiệp. Khi đã trở thành “không thể thiếu”, doanh nghiệp sẽ tự giác hơn trong việc tiến hành phân tích đúng kế

hoạch và thường xuyên liên tục, cẩn thận và trung thực hơn khi ghi chép các tài liệu kế toán phục vụ cho phân tích.

3.2. HỆ THỐNG GIẢI PHÁP CƠ BẢN NHẰM HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ KINH DOANH TRONG NGÀNH CHẾ BIẾN GỖ XUẤT KHẨU KHU VỰC NAM TRUNG BỘ

Từ các định hướng phát triển ngành chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ, cùng với việc đánh giá thực trạng phân tích hiệu quả kinh doanh và dựa vào các quan điểm hoàn thiện phân tích hiệu quả kinh doanh đã đề cập, tác giả đề xuất một số giải pháp cơ bản liên quan đến công tác tổ chức phân tích, phương pháp phân tích, nội dung và hệ thống chỉ tiêu phân tích, nguồn thông tin phục vụ phân tích nhằm hoàn thiện hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp này.

Để có thể thực hiện phân tích hiệu quả kinh doanh cần có một quy trình được chuẩn bị sẵn, khi đã có quy trình cần xác định phương pháp phân tích phù hợp và cuối cùng cần xác định hệ thống chỉ tiêu phân tích hợp lý. Chính vì vậy, theo chúng tôi hoàn thiện phân tích hiệu quả kinh doanh cần phải hoàn thiện ở tất cả các nội dung này với các đề xuất cụ thể dưới đây.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 278 trang tài liệu này.

3.2.1. Hoàn thiện tổ chức phân tích

Tổ chức một quy trình phân tích hợp lý sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến giá trị của các kết luận phân tích. Thêm vào đó, khi doanh nghiệp đã có một quy trình phân tích chuẩn hóa, công tác phân tích sẽ diễn ra thuận tiện và trở nên dễ dàng hơn. Do vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần có một quy trình phân tích chuẩn để công việc phân tích được tiến hành thường xuyên, liên tục. Việc tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh như thế nào là hợp lý phụ thuộc rất nhiều vào đặc điểm tổ chức quản lý hay tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi ngành nghề có đặc điểm và điều kiện sản xuất kinh doanh khác nhau nên cần nghiên cứu và vận dụng quy trình phân tích sao cho phù hợp nhất.

Chuẩn bị phân tích

- Xác định mục tiêu phân tích.

- Xác định phạm vi phân tích.

- Xác định bộ phận phụ trách.

- Xác định thời gian và phương pháp phân tích.

- Lập kế hoạch tài chính cho phân tích.

Thực hiện phân tích

Lựa chọn thông tin sử dụng trong phân tích:

- Thông tin trong và ngoài doanh nghiệp.

- Kiểm tra độ tin cậy của thông tin.

- Phân loại và xử lý thông tin.

- Sử dụng thông tin vào phân tích.

Kết luận vàbáo cáo

- Đánh giá và chỉ rõ những mặt hiệu quả và chưa hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

- Chỉ ra nguyên nhân tác động.

- Đề xuất phương hướng giải quyết.

Với thực trạng hiện nay của các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ, chúng tôi nhận thấy, các doanh nghiệp này thực sự chưa chuẩn hóa quy trình phân tích, do đó còn lúng túng khi tiến hành phân tích hiệu quả kinh doanh nên chưa tiến hành thường xuyên hoạt động này. Xuất phát từ thực trạng này, chúng tôi đề xuất một quy trình phân tích chuẩn ứng dụng cho các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ căn cứ trên quy trình phân tích hiệu quả kinh doanh chung như sau:

Sơ đồ 3.1: Quy trình tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ

(Nguồn: Tác giả)

3.2.1.1. Chuẩn bị phân tích

Giai đoạn đầu tiên của quá trình phân tích chính là giai đoạn chuẩn bị. Công tác chuẩn bị tạo tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi tiến hành phân tích và báo cáo kết luận phân tích. Đối với các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất

khẩu khu vực Nam Trung bộ, chúng tôi đề xuất các nội dung trong giai đoạn này bao gồm:

* Đầu tiên, doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu phân tích. Mục tiêu phân tích của doanh nghiệp là nhằm hướng đến việc tìm ra các nhân tố tạo nên các bộ phận tiên tiến, điển hình hay các nguyên nhân gây nên tình trạng yếu kém, lạc hậu ở một số bộ phận. Từ mục tiêu đó, doanh nghiệp mới có thể quyết định bước tiếp theo.

Hiện nay, đối với các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ, hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh vẫn còn chưa phổ biến và việc sử dụng phân tích hiệu quả kinh doanh như một công cụ quản lý còn khá mới mẻ. Do vậy, chúng tôi đề xuất hoạt động này nên được tiến hành hướng đến mục tiêu xác định các nhân tố có tác động tiêu cực và tích cực đến hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp.

* Thứ hai, doanh nghiệp cần xác định phạm vi phân tích, sẽ là phân tích toàn doanh nghiệp hay từng công đoạn sản xuất (cưa, xẻ, sấy, gia công chi tiết hay hoàn thiện sản phẩm) hay từng phân xưởng, từng thị trường... Phạm vi phân tích sẽ quyết định việc đạt được mục tiêu phân tích của doanh nghiệp là nhằm đánh giá hiệu quả ở các bộ phận tiên tiến, lạc hậu hay toàn doanh nghiệp.

Để đạt được mục tiêu phân tích nêu trên, điều dĩ nhiên phạm vi phân tích được xác định sẽ là phân tích toàn doanh nghiệp. Trước mắt, do nguồn nhân lực phân tích còn chưa chuyên môn hóa sâu nên các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ chỉ có thể phân tích chung hiệu quả kinh doanh toàn doanh nghiệp. Khi đã có nhân lực chuyên môn hóa sâu và hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh đã trở thành hoạt động thường xuyên thì phạm vi phân tích cũng cần được chi tiết theo từng bộ phận hoặc công đoạn sản xuất trước khi đi phân tích toàn doanh nghiệp.

* Thứ ba, doanh nghiệp cần xác định bộ phận nào sẽ phụ trách công tác phân tích, xử lý thông tin. Công tác này cũng hết sức quan trọng, nó có ý nghĩa quyết định đến giá trị của thông tin phân tích cung cấp. Số lượng thông tin có thể nhiều hay ít nhưng không thể phản ánh chất lượng thông tin tốt hay xấu, điều đó phụ thuộc vào lực lượng làm công tác phân tích.

Với thực tế hiện nay của các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ, việc tổ chức một bộ phận phân tích chuyên trách sẽ tốn quá nhiều công sức và chi phí, do đó chúng tôi đề nghị công việc này nên được giao cho nhân viên phòng chức năng như phòng kế toán hay phòng kinh doanh hay phòng kế hoạch… kiêm nhiệm. Do công tác phân tích hiệu quả kinh doanh bước đầu chỉ là công tác kiêm nhiệm và phạm vi phân tích bước đầu cũng chỉ tập trung phân tích hiệu quả kinh doanh chung của toàn doanh nghiệp nên việc phân tích hiệu quả kinh doanh sẽ được tiến hành ngoài giờ (2 giờ/ ngày) trong một khoảng thời gian cụ thể với 2 nhân viên tham gia. Yêu cầu đối với các nhân viên kiêm nhiệm công tác phân tích như sau: phải có trình độ chuyên môn về phân tích kinh doanh, có năng lực xử lý vấn đề, hiểu sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các yếu tố môi trường tác động, có tính trung thực, cẩn thận, khách quan, không cá nhân và có tinh thần trách nhiệm. Với đội ngũ nhân viên như vậy, nội dung và kết quả phân tích sẽ được đảm bảo chính xác, khách quan, tránh được tình trạng cố tình cũng như vô ý làm sai dẫn đến làm sai lệch các quyết định kinh doanh, làm mất hình ảnh của doanh nghiệp trước các đối tác và đối thủ cạnh tranh.

* Thứ tư, doanh nghiệp cần xác định thời gian và phương pháp phân

tích.

- Việc xác định thời gian cần chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình

phân tích, điều này sẽ đảm bảo tiến độ phân tích và tiến độ cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và ra quyết

định. Chẳng hạn, xác định thời gian hoàn thành việc thu thập số liệu, thời gian sắp xếp và xử lý số liệu, thời gian thực hiện phân tích, thời gian báo cáo kết quả phân tích, …

Với điều kiện nhân lực cũng như chuyên môn chưa thực sự đầy đủ, cùng với đặc điểm kinh doanh có tính thời vụ nên chúng tôi thấy rằng để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định kinh doanh thì hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh ở các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ chỉ nên tiến hành tối đa trong thời gian 15 ngày. Trong thời gian 5 ngày sau khi có các báo cáo kế toán quản trị hoặc báo cáo tài chính, các số liệu cần được thu thập và xử lý theo yêu cầu phân tích, việc tính toán và phân tích số liệu sẽ được tiến hành trong 7 ngày, 3 ngày cuối cùng sẽ dành cho việc viết báo cáo, đề xuất phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh và báo cáo kết quả.

- Để tiến hành phân tích còn cần phải xác định phương pháp, kỹ thuật ứng dụng trong phân tích. Phương pháp phân tích hợp lý sẽ đảm bảo kết quả phân tích đầy đủ và chính xác. Vì vậy, nhà phân tích cần phân loại các đối tượng phân tích để lựa chọn phương pháp thích hợp cho từng đối tượng, đồng thời cũng cần kết hợp nhiều phương pháp để đảm bảo đánh giá hết các trạng thái của đối tượng phân tích. Các phương pháp phân tích thích hợp sẽ được trình bày cụ thể tại mục 3.2.2 (trang 155).

* Cuối cùng, trước khi tiến hành phân tích, doanh nghiệp còn phải lập kế hoạch tài chính cụ thể để đảm bảo quá trình phân tích được diễn ra thuận tiện và quản lý thu – chi hiệu quả. Kế hoạch tài chính này đòi hỏi phải được lập vào đầu kỳ kinh doanh nhằm giúp cho việc tiến hành phân tích được chủ động và cũng như một công cụ nhắc nhở doanh nghiệp tiến hành hoạt động phân tích hiệu quả kinh doanh thường xuyên.

Do việc phân tích khá giản đơn, thời gian ngắn và chỉ làm ngoài giờ nên

nguồn tài chính cũng không quá lớn, chủ yếu là lương của 2 nhân viên phân tích, ngoài ra còn một ít là chi phí điện, văn phòng phẩm. Chúng tôi đã ước tính tổng chi phí phục vụ công tác phân tích hiệu quả kinh doanh tại các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ vào khoảng 8.000.000đ (lương 6.000.000đ, còn lại là chi phí điện, văn phòng phẩm).

3.2.1.2. Thực hiện phân tích

Khi tiến hành phân tích hiệu quả kinh doanh nhà phân tích sẽ thực hiện theo đúng các nội dung đã được lên kế hoạch trước. Công việc của bước này có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng và độ chính xác của kết quả phân tích. Chính vì vậy nội dung của giai đoạn công việc này bao gồm việc lựa chọn các thông tin sử dụng trong phân tích, tuân thủ tuyệt đối kế hoạch phân tích, tổng hợp kết quả phân tích và đánh giá tiến độ thực hiện kế hoạch theo định kỳ.

Để đảm bảo độ chính xác và có giá trị của “thông tin đầu ra” do quá trình phân tích hiệu quả kinh doanh cung cấp thì “thông tin đầu vào” phải được thu thập và xử lý trước khi sử dụng vào phân tích. Thông tin đầu vào có thể được lấy từ nhiều nguồn khác nhau như thông tin kế toán, thông tin kinh tế xã hội, thông tin về đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường... Do đó, để dễ dàng khi xử lý thông tin thì cần phân loại thông tin thành các nhóm khác nhau, cách đơn giản nhất mà các doanh nghiệp chế biến gỗ xuất khẩu khu vực Nam Trung bộ có thể làm được chính là phân chia thông tin thành: thông tin bên trong doanh nghiệp và thông tin bên ngoài doanh nghiệp.

* Trước hết, thông tin bên trong doanh nghiệp bao gồm chủ yếu là hệ thống Báo cáo tài chính do phòng Kế toán cung cấp – khi phân tích nên lấy số liệu ba năm liên tiếp để có thể đánh giá chính xác xu hướng vận động của đối tượng phân tích. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn cần sử dụng các tài liệu của các bộ phận chức năng như: báo cáo của phòng Kinh doanh, các định mức,

tiêu chuẩn kỹ thuật của phòng Kế hoạch, báo cáo phương hướng và tổng kết của phòng Kế hoạch, bảng theo dõi thời gian làm việc tại phân xưởng… Tuy nhiên, với các thông tin trên Báo cáo tài chính nếu chỉ sử dụng các thông tin được cung cấp vào cuối năm tài chính thì số liệu chỉ mang tính thời điểm nên không phản ánh được quá trình vận động của đối tượng. Hơn nữa, với các số liệu tổng hợp thì khó có thể đánh giá chính xác cho từng tiêu chuẩn định mức kỹ thuật – đặc biệt là các số liệu liên quan đến chi phí. Vì vậy, theo chúng tôi, để có thể tăng độ chính xác và giá trị cho thông tin đầu ra, các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính và các thông tin liên quan đến chi phí cần được xử lý như sau:

- Đối với thông tin liên quan đến Báo cáo tài chính doanh nghiệp nên thu thập thông tin đầu vào ở nhiều thời điểm để xác định số liệu bình quân dùng cho tính toán, đặc biệt cần thiết đối với các đối tượng là tài sản ngắn hạn.

- Đối với các thông tin liên quan đến chi phí, mà quan trọng nhất là thông tin liên quan đến các chi phí sản xuất – doanh nghiệp nên tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính khi hạch toán các khoản liên quan đến chi phí, đơn giản nhất là trong việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí (Phụ lục 20). Việc theo dõi chi phí bằng công cụ kế toán quản trị sẽ đảm bảo thông tin chính xác, cụ thể về các loại chi phí phát sinh. Khi đã phân loại chi phí theo cách ứng xử, doanh nghiệp có thể lập được Báo cáo kết quả kinh doanh sử dụng cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp (Phụ lục 21,

22) (gồm báo cáo tổng thể và báo cáo bộ phận). Nhà phân tích sẽ dựa vào lợi nhuận được xác định theo báo cáo bộ phận để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận có ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh chung của doanh nghiệp như thế nào. Đây sẽ là những thông tin sát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp nhất và do đó sẽ giúp cho công tác phân tích hiệu quả kinh doanh trở thành một phần không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp.