Đặc Điểm Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Của Công Ty

3.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

3.1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý

Công ty thực hiện chế độ một Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp. Bộ phận giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công việc, đề xuất những vấn đề có liên quan đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc của mình.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Kinh Doanh Chế Biến Lương Thực Hiếu Nhân.

Giám đốc

Phòng Kinh Doanh

Phòng Nhân Sự

Phòng Kiểm Phẩm

Phòng Kỹ Thuật

Phòng Kế Toán

Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Kinh Doanh Chế Biến

Lương Thực Hiếu Nhân.

3.1.2.2. Chức năng của các phòng ban

- Giám đốc:Là người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm cao nhất trước cơ quan quản lý nhà nước và các đối tác. Quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo quy định của pháp luật. Giám đốc theo dòi công việc chung của toàn Công ty, giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế toán hạch toán, đồng thời ban hành những quy định nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.

- Phòng kinh doanh:Phòng kinh doanh là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty,công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng & phát triển mối quan hệ khách hàng. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

- Phòng kế toán: Trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước quy định, tham mưu cho Giám đốc về các chế độ kế toán của Nhà nước, hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

Quản lý tài chính của Công ty, tính toán trích nộp đủ, đúng thời hạn các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, nộp cấp trên và trích lập các quỹ để tại Công ty.

- Phòng nhân sự:Phòng Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao. Phòng nhân sự còn đề ra và giải quyết các chính sách trong phạm vi của doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức. Chính sách nhân sự được thực hiện thông qua việc cố vấn cho người đứng đầu tổ chức trong việc đề ra và giải quyết những vấn đề liên quan đến con người trong DN.

- Phòng kiểm phẩm: Chịu trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn định lượng, chất lượng sản phẩm của các phân xưởng sản xuất tại Công ty kể cả nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra.

- Phòng kỹ thuật: Chức năng của phòng là quản lý quy trình công nghệ sản xuất như nghiên cứu, chế tạo sản phẩm, xây dựng các tiêu chuẩn về nguyên vật liệu, quản lý các đề tài tiến bộ kỹ thuật và áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất, tham mưu cho Giám đốc về chuyên môn, giúp Giám đốc ra quyết định chính xác, phù hợp trong sản xuất kinh doanh.

3.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

3.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Để đảm bảo cho quá trình ghi chép nghiệp vụ vào sổ được chính xác, đầy đủ, kịp thời và phù hợp với loại hình kế toán tập trung thì bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức mọi nhân viên dưới quyền đều làm việc dưới sự chỉ đạo và điều hành của kế toán trưởng và kế toán tổng hợp.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tạiCông ty TNHH MTV Kinh Doanh Chế Biến Lương Thực Hiếu Nhân.

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế Toán Ngân Hàng

Thủ Quỹ

Kế Toán Kho

Kế Toán Công Nợ

Kế Toán Thanh Toán

Kế Toán Kho Lúa

Kế Toán Kho Gạo

Sơ đồ3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV Kinh Doanh Chế Biến Lương Thực Hiếu Nhân.

Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận

- Kế toán trưởng:

Kế toán trưởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:

Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.

Có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán. Kế toán trưởng phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của Công ty để tham mưu cho Giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của Công ty.

Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, hạch toán và ghi sổ tình hình kinh tế phát sinh từng tháng, từng quý, từng năm Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng cho Giám Đốc Công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Giám Đốc. Trích nộp và thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với Nhà nước.

Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.

- Kế toán tổng hợp:

Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp.

Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết.

Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế.

Theo dòi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.

Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.

Cung cấp số liệu cho ban Giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.

- Kế toán công nợ:

Theo dòi tình hình thanh toán của khách hàng, khi khách hàng trả tiền tách các khoản nợ theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng.

Theo dòi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận.

Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dòi công nợ khách hàng.

Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ.

- Kế toán thanh toán:

Phối hợp với bộ phận kế toán có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra đảm bảo phù hợp theo quy định của Nhà nước.

Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền.

Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền.

Đảm bảo việc theo dòi và cập nhật chứng từ trung thực, chính xác và kịp thời. Lưu trữ các chứng từ liên quan đến công việc theo quy định. Cung cấp các báo cáo liên quan phần hành phụtrách theo yêu cầu của cấp quản lý.

- Kế toán ngân hàng:

Có nhiệm vụ theo dòi các khoản tiền gửi tiền vay, tiền ký quỹ bảo lãnh tại ngân hàng; Giao dịch với ngân hàng về vay và trả nợ. Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.Lập báo cáo cho tổng hợp quyết toán.

- Kế toán kho:

Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng.

Tính giá nhập xuất vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan.

Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. Kiểm soát nhập xuất tồn kho.

Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hoá vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các quy định của Công ty. Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.

Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn hoặc có yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

Nộp chứng từ và báo cáo kế toán theo quy định.

- Kế toán kho lúa:Có đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán kho nhưng chuyên theo dòi về lúa.

- Kế toán kho gạo:Có đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán kho nhưng chuyên theo dòi về gạo.

- Thủ quỹ:

Theo dòi việc thu, chi quỹ tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, kiểm tra chứng từ, chữ ký, con dấu hợp lý, hợp pháp vào sổ quỹ đầy đủ theo nội dung chứng từ. Hàng ngày đối chiếu sổ quỹ với kế toán và thực tế tồn quỹ.

3.1.3.2. Hình thức kế toán đang áp dụng tại Công ty

Trong điều kiện hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hạch toán kế toán của các doanh nghiệp đang rất phổ biến. Hiện nay, Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán EFFECT STANDARD. Phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chung và áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính. Trình tự ghi sổ được thể hiện theo Sơ đồ 3.3.

Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán quản trị

Phần mềm EFFECT STANDARD

Máy vi tính

Sơ đồ 3.3. Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính theo phần mềm kế toán

EFFECT STANDARD

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày.

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm..

Đối chiếu, kiểm tra.

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán EFFECT STANDARD. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung) và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ, lập báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị. Cuối kỳ kế toán, tiến hành in báo cáo, sổ sách và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

3.1.3.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty

- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính.

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.

- Phương pháp tính nộp thuế GTGT: Công ty áp dụng việc tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 (1 năm)

- Phương pháp khấu hao TSCĐ tại Công ty: Trích theo phương pháp đường thẳng.

- Hình thức kế toán áp dụng: Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung.

3.1.4. Đặc điểm quy trình sản xuất

Lúa tươi

Bóc vỏ

Sấy

Lúa khô