Hoàn Thiện Cơ Cấu Tổ Chức Và Đội Ngũ Quản Lý

viên. Sự đào tạo phải đi cùng với sự đề bạt nhằm tạo ra sự hứng thú và động lực cho người được đào tạo

- Công ty nên cố gắng tạo lập cho mình một đội ngũ hướng dẫn viên riêng đặc biệt là các hướng dẫn viên cho các tour outbound Đông Nam Á

- Số lượng nhân viên của công ty hay thay đổi do một số lao động đến rồi lại chuyển đến chỗ làm mới. Vì vậy công ty cũng nên có những chính sách thưởng, bồi dưỡng cho nhân viên như: Tăng mức tiền thưởng cho nhân viên làm việc tốt, có những món quà kịp thời và ý nghĩa tặng nhân viên trong dịp đặc biệt như ngày thành lập công ty, ngày 8/3 hay là ngày sinh nhật của nhân viên. Những chính sách này không những kích thích sự cống hiến của các nhân viên cho công ty mà còn có sức thu hút những người giỏi và giữ chân họ làm việc hoặc cộng tác làm việc với công ty. Công ty cũng nên thường xuyên thăm hỏi gia đình những của nhân viên có những người thân ốm đau, bệnh tật

- Đẩy mạnh công tác thi đua, cụ thể hoá các tiêu chuẩn định mức trong thưởng phạt nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên.

- Ngoài những chế độ bồi dưỡng đãi ngộ hợp lý công ty còn tăng cường công tác đào tạo và phát triển nhân sự. Nội dung chủ yếu của công tác đào tạo là nâng cao trình độ tổ chức quản lý, nâng cao năng lực điều hành và nghiên cứu thị trường của bộ phận điều hành và bộ phận thị trường của công ty.

- Trong công ty các thành viên phải có sự giúp đỡ lẫn nhau, hàng tháng nên tổ chức các cuộc họp nhằm trao đổi kinh nghiệm, nhìn nhận và đánh giá sai sót. Qua đó có thể đánh giá được năng lực của từng cá nhân.

3.2.4.3 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và đội ngũ quản lý

- Đối với bộ phận điều hành: Đây là bộ phận tổ chức thực hiện phần lớn công việc của công ty. Để nâng cao được hiệu quả của bộ máy công ty cần có một số giải pháp sau:

+ Có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ công việc của từng người trong bộ phận

+ Khi đàm phán thoả thuận với khách, bộ phận điều hành phải ghi nhận, tập hợp đầy đủ những thông tin về khách để thuận tiện cho việc tổ chức thực hiện chương trình du lịch.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 91 trang tài liệu này.

+ Trong quá trình thực hiện chương trình outbound bộ phận điều hành cần có mối liên lạc thương xuyên với ngưòi dẫn đoàn và bộ phận marketing để có thể xử lý những trường hợp bất thường và kịp thời khi cần thiết.

- Đối với bộ phận marketing thì công ty cần có những giải pháp sau:

+ Nghiên cứu thị trường tìm ra những thị trường mục tiêu mới tiềm năng hơn

+ Tích cực nghiên cứư các tuyến điểm mới, xây dựng các chương trình phù hợp đáp ứng 1 cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng

+ Cần thiết kế các tập gấp với đầy đủ các thông tin và các chương trình.

Đối với bộ phận thị trường và điều hành thường xuyên cần phải đi thực tế tìm hiểu những điểm đến tại Thái- Mã- Sing để khảo sát thực tế hiểu rõ những dịch vụ sẽ có trong chương trình du lịch sao cho khi dẫn đoàn hạn chế ở mức thấp nhất những phát sinh, để có thêm kinh nghiệm giải quyết những bất thường xảy ra nhằm bảo đảm cho các chương trình sang các nước này được thực hiện thuận lợi, an toàn và đúng lịch trình.

3.2.4.4. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật

Chương trình du lịch trong quá trình thực hiện phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất kỹ thuật vì vậy công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơ sở vật chất như:

- Tiếp tục đầu tư nâng cấp hệ thống máy móc, trang thiết bị văn phòng. Đặc biệt trong lĩnh vực thông tin và hệ thống vi tính vì công nghệ thông tin ngày nay thay đổi với tốc độ chóng mặt. Việc áp dụng những trang thiết bị mới càng giúp giảm bớt thời gian lãng phí, giúp quá trình hoạt động kinh doanh và thực hiện chương trình trở nên nhanh chóng và được kiểm soát kịp thời.

- Công ty nên đàu tư thêm về phương tiện vận chuyển, nhất là phương tiện vận chuyển khách nhằm chủ động trong hoạt động vận chuyển và kiểm soát được chất lượng dịch vụ cũng như tạo điều kiện giảm bớt giá thành sản phẩm để tạo uy thế cạnh tranh.

3.2.5. Hoạt động quảng cáo và bán các chương trình du lich outbound Đông Nam Á.

- Hoạt động quảng cáo:

Tất cả các hoạt động quảng cáo đều nhằm khơi dậy nhu cầu của du khách đối với các sản phẩm của doanh nghiệp lữ hành. Các sản phẩm quảng cáo phải tạo ra sự phù hợp giữa các chương trình du lịch với nhu cầu, mong muốn và nguyện vọng của khách du lịch. Công ty cần có một số hình thức quảng cáo sau:

+ Để tiết kiệm chi phí công ty có thể liên kết quảng cáo với các doanh nghiệp kinh doanh cùng lĩnh vực như các nhà hàng, khách sạn… Ví dụ công ty và một khách sạn nào đó cùng phối hợp xây dựng xuất bản các tờ rơi, các cuốn sách mỏng quảng cáo về sản phẩm của công ty và khách sạn. Với hình thức này công ty không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn có thể tranh thủ uy tín, thương hiệu của khách sạn cùng khách sạn liên kết quảng cáo để nâng cao uy tín cho công ty mình. Đồng thời công ty còn có thể nâng cao khả năng tiếp cận thị trường. Nhưng với cách quảng cáo này đòi hỏi hai bên hợp tác phải có uy tín tương đương nhau, chất lượng sản phẩm phải tương đương nhau.

Hình thức quảng cáo trên Internet hiện nay khá phổ biến, chi phí không cao như quảng cáo trên tivi mà tỷ lệ người truy cập Internet ở nước ta ngày một tăng cao. Tuy nhiên để quảng cáo trên mạng hiệu quả thì trước hết công ty cần nâng cấp, chỉnh sửa nội dung cũng như hình thức của Website hiện thời của công ty để tăng mức độ hấp dẫn người xem. Hình thức quảng cáo mà công ty có thể áp dụng là đặt các banner trên các website của các doanh nghiệp, tổ chức,báo điện tử….Hoặc công ty đưa quảng cáo các dịch vụ du lịch lên các khu chợ điện tử ảo. Hiện nay ở Việt Nam có một số trang web chợ điện tử hoạt động khá tốt như: chodientu.com.vn,…Các chợ ảo này phân loại các sản phẩm theo từng mục cụ thể nên rất thuận lợi cho khách dễ dàng tìm ra sản phẩm cần mua. Tham gia vào các chợ ảo này công ty có không gian để trưng bày các sản phẩm của mình để giới thiệu với khách hàng. Với những không gian trưng bày sản phẩm này công ty có thể cho xây dựng những hình ảnh động về các điểm đến để tạo cho khách cảm giác như đang tham gia một chuyến du lịch thật, tăng sức hấp dẫn đối với khách, thúc đẩy họ quyết định mua sản phẩm của công ty

Tuyên truyền qua chính khách hàng của công ty họ sẽ là người tuyên truyền tốt nhất cho công ty một khi chương trình có chất lượng và làm họ thỏa mãn

Công ty nên tiến hành các biện pháp kích thích người tiêu thụ bằng cách đưa ra những chính sách khuyến mại trong những dịp đặc biệt

Quảng cáo bằng video, CD, CD – room hiện nay rất tốt vừa cung cấp được nhiều thông tin vừa mang lại những hình ảnh đẹp của nơi đến du lịch cho khách

Công ty nên tích cực tham gia nhiều hội chợ triển lãm và trưng bày về du lịch Hiện nay khi mà các hàng hóa, dịch vụ tràn ngập thị trường, khách hàng đứng

trước những khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá các sản phẩm thì các bản tin, các bài viết trên các phương tiện thông tin đại chúng lại ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định lựa chọn sản phẩm của khách hàng. Hơn nữa hiện nay chất lượng sản phẩm của các công ty là tương đương nhau thì khách hàng thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến những sản phẩm “có ý nghĩa xã hội”. Do vậy để lôi kéo được nhiều khách hàng thì việc phát triển và duy trì tốt các mối quan hệ công chúng trở thành vấn đề quan trọng đối với các công ty.

+ Công ty cần nâng cấp trang web của mình, tận dụng khai thác các chức năng của trang web này để nó không chỉ là nơi công ty quảng cáo mà còn là nơi công ty giao dịch trực tiếp với khách hàng và đối tác. Muốn vậy công ty cần trang bị thêm một số tiện ích cho trang web này để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ, đặt mua tour của công ty. Ngoài ra số lượng người sử dụng điện thoại di động ở nước ta ngày một tăng, và những người sử dụng điện thoại di động hiện nay có thu nhập tương đối khá. Do vậy, công ty cũng có thể sử dụng hình thức gửi tin nhắn quảng cáo đến khách hàng thông qua mạng điện thoại di động.

+ Quảng cáo trực tiếp: gửi các sản phẩm quảng cáo đến tận nơi ở của khách du

lịch.

Để có thể đạt hiệu quả cho việc quảng cáo bằng những hình thức trên đòi hỏi

Công ty phải tăng chi phí cho những hoạt động này.

- Đối với hoạt động bán các chương trình Outbound Đông Nam Á Công ty cần có những biện pháp:

+ Tiếp tục sử dụng các biện pháp đã dùng để tiếp xú với khách hàng như: gọi điện thoại, gặp mặt trực tiếp, qua fax, gửi thư mời qua địa chỉ hoặc email.

+ Đẩy mạnh mối quan hệ với các Công ty lữ hành trong nước nhằm đẩy mạnh sự liên hợp tác trong phân phối.

+ Công ty cần có những chính sách ưu đãi đối với những người môi giới

khách.

3.2.6. Xây dựng hệ thống kiểm tra thường xuyên.

Do công ty chưa có phòng quản lí chất lượng riêng nên nếu xây dựng được chất lượng phục vụ trong công ty thì vấn đề đặt ra là phải tạo ra một hệ thống kiểm tra chất lượng để duy trì và hoàn thiện nó. Đặc biệt đối với các chương trình outbound thì các dịch vụ được cung cấp chủ yếu là do các công ty lữ hành tại điểm đến đảm nhận nên việc kiểm tra chất lượng cũng gặp một số khó khăn. Vì vậy việc xây dựng một hệ thống kiểm tra thường xuyên là rất cần thiết.

3.2.7. Hoàn thiện chính sách sau bán hàng

- Xử lí các công việc còn tồn đọng cần giải quyết sau chương trình

- Thu thập thông tin từ hướng dẫn viên đánh giá và rút kinh nghiệm

- Thanh toán với các nhà cung cấp trong chương trình, rút kinh nghiệm

+ Người dẫn đoàn lập báo cáo có liên quan đến chuyến đi, tránh tình trạng sai lệch hoặc thiếu sót so với thực tế.

+ Cùng với các hoá đơn thanh toán, các báo cáo lập xong sẽ phải chuyển cho trưởng phòng và giám đốc ký duyệt để tiến hành hoàn tất việc thanh quyết toán và chuẩn bị cho một chương trình mới.

- Các hoạt động sau khi khách tiêu dùng tour

+ Tổng kết đánh giá mức độ thoả mãn của khách

+ Viết thư chúc mừng thăm hỏi khách

+ Kết hợp gửi quà tặng và thư mời khách mua chương trình du lịch của doanh nghiệp trong lần đi du lich tiếp theo

+ Lưu giữu lại mọi thông tin chi tiết về những khách đã mua chương trình du lịch của Công ty, đặc biệt là những khách đã mua nhiều lần.

+ Lôi cuốn khách hàng bằng những đợt khuyến mại

Đối với các chương trình Outbound khi áp dụng các giải pháp này đòi hỏi Công ty phải lên những kế hoạch cụ thể, phải có nguồn kinh phí tương đối lớn để tạo hiệu quả lâu dài trong việc giữ chân khách hàng cũ, thu hút thêm khách hàng tiềm năng.

- Gửi mail cảm ơn tới các đối tác là các công ty lữ hành và các nhà cung cấp dịch vụ tại Thái Lan, Malaysia, Singapore.

3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng các chương trình Outbound nói chung và Outbound Đông Nam Á nói riêng.

Qua quá trình thực tập tại Công ty Du lịch và thể thao Việt Nam, sau khi tìm hiểu vàê công ty và đi sâu vào nghiên cứu các hoạt động kinh doanh du lịch tại công ty đã cho em thấy được những mặt thuận lợi, khó khăn, thách thức mà công ty đang phải đối mặt. Để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp lữ hành Việt nam nói chung và công ty Du lịch và Thể thao Việt Nam ngày càng phát triển hơn nữa, em có một số kiến nghị như sau:

- Nhà nước nên chú trọng hơn nữa công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực, giáo dục về du lịch cho công đồng.

- Nhà nước nên xây dựng hệ thống pháp luật về du lịch hoàn chỉnh, tăng cường công tác giám sát và thực hiện như: tạo ra hành lang pháp lý thông thoáng và an toàn nhằm kích thích hoạt động kinh doanh du lịch phát triển; Có tiêu chuẩn, chính sách đánh giá và quản lý chất lượng sản phẩm du lịch nhằm bảo vệ quyền lợi cho người tiêu dùng và uy tín cho cả ngành du lịch; Đơn giản hoá các thủ tục xuất cảnh, quá cảnh đối với người và hành lý của khách du lịch quốc tế…

- Cần phát triển mối quan hệ với các Đại sự quán để được miễn giảm Visa sang các nước. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp lữ hành trong việc chuẩn bị các thủ tục cho khách, và khách cũng sẽ được giảm chi phí cho chuyến đi.

- Nhà nước và hãng hàng không Việt nam nên giảm phí dịch vụ hàng không, từ đó sẽ giảm được giá tour ra nước ngoài, tăng sự cạnh tranh với một số hãng hàng không giá rẻ như: Tiger Air ( Singapore), ASIA Air (Thái Lan)…

- Trong thời đại ngày nay thời đại của công nghệ thông tin việc phát triển và hoạt động kinh doanh thông qua mạng trở nên ngày càng thông dụng và chiếm tỷ lệ ngày càng lớn trong việc đặt tour của các công ty chính vì lẽ đó mà công ty Du Lịch và Thể Thao Việt Nam nói riêng và các công ty lữ hành nói chung việc phát triển và nghiên cứu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin ngày càng phải được chú trọng và quan tâm đúng mức.

- Đối với Công ty, cần phải coi trọng tầm ảnh hưởng và vị trí quan trọng của bộ phận Marketing trong doanh nghiệp vì đó chính là bộ phận quan trọng nhất, bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp thông qua

việc giới thiệu quảng cáo những mặt hàng những sản phẩm mà doanh nghiệp có thể mang lại cho khách hàng.

Trong thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn luôn cập nhật thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Từ đối thủ cạnh tranh, từ các chính sách của nhà nước, từ sự chỉ đạo của các cơ quan có thẩm quyền trong lĩnh vực du lịch như Tổng cụ du lịch nói chung và Sở du lịch nói riêng, để thông qua đó có thể nhanh chóng thay đổI chiến lược kinh doanh cho phù hợp với thực tại đang diễn ra. Những thông tin về giá cả, các tour mới, khách hàng, kỹ năng trong quản lý…của đối thủ cạnh tranh luôn là những thông tin hết sức quan trọng, có thể nói nó ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp vì những thông tin đó nó tạo nên về nguồn thu, về chiến lược của công ty về thị trường khách mục tiêu…

Xu hướng của các doanh nghiệp bây giờ là xu hướng liên kết. Doanh nghiệp có thể liên kết với các doanh nghiệp vừa nhỏ khác thì lượng khách sẽ đạt tương đương hoặc vượt các doanh nghiệp lớn khiến khả năng cạnh tranh cao dễ dàng trong việc đàm phán để có mức giá tốt nhất. Các doanh nghiệp có thể cùng nhau xây dựng một thương hiệu sản phẩm chung để khai thác. Nhưng để bắt tay với nhau thành một nhóm bền vững, các doanh nghiệp cần chuyên môn hóa từ việc xúc tiến thị trường khách đến sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách, như vậy mới có thể đảm bảo việc hợp tác lâu dài. Việc chuyên môn hóa sẽ khiến cho sản phẩm của doanh nghiệp trở nên hoàn hảo hơn với tính cạnh tranh cao, tổng số lượng khách khai thác lớn. Việc cùng đóng góp để xúc tiến thị trường sẽ làm giảm chi phí của từng doanh nghiệp và tăng hiệu quả..

Ví dụ, khi tham gia một hội chợ du lịch chuyên nghiệp quốc tế, khoảng năm doanh nghiệp hình thành một nhóm, mỗi doanh nghiệp sẽ chuyên về từng thị trường sẽ có sản phẩm dựa trên thị hiếu của thị trường đó và có cùng một mức dịch vụ - cùng nhau đóng góp để khai thác trên một thương hiệu sản phẩm nhất định. Như vây quy mô tham gia hội chợ của cả nhóm sẽ lớn hơn và độ tin cậy của khách hàng sẽ cao hơn là một doanh nghiệp đơn độc tham gia. Từ đó hiệu quả thu được cao hơn, ký được nhiều hợp đồng hơn. Khi doanh nghiệp kết hợp cùng nhau khai thác chung trên một Website bằng năm thứ tiếng và chuyên môn hóa trên cả năm thị trường sẽ tạo độ tin cậy và hiệu quả hơn là một trang Website chỉ có một hai thứ tiếng riêng biệt mà không chuyên cho thị trường

nào.

KẾT LUẬN

Qua quá trình nghiên cứu đề tài “ Nâng cao chất lượng chương trình các tour Đông Nam Á tại Công ty du lịch và thể thao Việt Nam” tôi đã nhận thấy rằng chất lượng chương trình du lịch luôn luôn là vấn đề được quan tâm hàng đâù đối với tất cả các công ty du lịch đặc biệt là trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay. Các chương trình outbound Đông Nam Á hiện nay đang là những điểm đến hấp dẫn thu hút rất nhiều khách du lịch Việt Nam, và đây là một trong các chương trình đóng góp doanh thu rất lớn và mang lại lợi nhuận cao. Vì vậy việc nâng cao chất lượng các chương trình du lịch nói chung và các tour outbound Đông Nam Á nói riêng mang ý