Đặc Điểm Tổ Chức Công Tác Kế Toán Của Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Trung

Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của Công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo.

Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng Giám Đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và Điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.

Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban Kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám Đốc.

Ban Tổng Giám Đốc: Tổng Giám Đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó Tổng Giám Đốc là người giúp việc cho Tổng Giám Đốc và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Tổng Giám Đốc ủy quyền và phân công theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước và Điều lệ của Công ty.

Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng Giám Đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Tổng Giám Đốc.

- Phòng Tổ chức hành chính: có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị.

- Phòng Kinh doanh có chức năng trong việc xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất.

- Phòng Tài chính kế toán: có chức năng lập kế hoạch, sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 177 trang tài liệu này.

- Phòng Xuất nhập khẩu: Làm các thủ tục về thanh toán xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan…

- Phòng Kho vận: thực hiện việc quản lý kho hàng, bảo quản hàng hóa theo tiêu chuẩn quy định, vận chuyển hàng hóa đến khách hàng.

- Phòng Phát triển thị trường: thực hiện việc mở rộng thị trường kinh doanh, phát triển sản phẩm mới của Công ty.

- Phòng Quản lý chất lượng: quản lý và theo dõi việc thực hiện ISO, đánh giá chất lượng bảo quản hàng hóa, giấy phép kinh doanh và chất lượng hàng hóa kinh doanh của Công ty.

- Tổ Công nợ: thực hiện nhiệm vụ thu hồi công nợ đúng hạn theo quy định của Công ty.

Các chi nhánh, cơ sở bán buôn và văn phòng đại diện: thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về kinh doanh, lợi nhuận được giao, ký kết các hợp đồng kinh tế, quản lý nhân sự tại đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban Tổng Giám Đốc.

2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1

2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1

Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1 được tổ chức theo mô hình hỗn hợp (nửa tập trung, nửa phân tán). Ở Hội sở là phòng kế toán trung tâm, các chi nhánh, cơ sở bán buôn trực thuộc tùy quy mô có tổ chức ban kế toán riêng (Chi nhánh Hồ Chí Minh), hoặc chỉ có một nhân viên kế toán phụ trách (các Chi nhánh, cơ sở bán buôn khác).

Phòng Tài chính Kế toán tại Hội sở có nhiệm vụ xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn Công ty. Tổ chức thực hiện các công việc kế toán phát sinh ở Hội

sở. Hướng dẫn, kiểm tra công tác kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán phụ thuộc. Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên, tổng hợp số liệu và lập báo cáo tổng hợp toàn Công ty.

Kế toán các đơn vị phụ thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình, tổ chức lập báo cáo kế toán, định kỳ gửi về Phòng Tài chính Kế toán.

Tại Phòng Tài chính Kế toán ở Hội sở có 16 nhân viên:

Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán): Giúp Ban Tổng Giám Đốc tổ chức bộ máy kế toán Công ty, tổ chức hạch toán kế toán khoa học đảm bảo tuân thủ pháp luật và các chính sách, chế độ của Nhà nước. Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng Tài chính Kế toán, phổ biến kịp thời các chế độ tài chính kế toán, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty, đôn đốc các nhân viên xử lý các công việc, lập báo cáo tài chính và các báo cáo theo yêu cầu quản lý.

Phó phòng kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): Chịu trách nhiệm hướng dẫn thực hiện công tác kế toán nội bộ đáp ứng tuân thủ quy chế hiện hành. Đôn đốc nhân viên phụ trách các mảng nghiệp vụ tổng hợp, lên số liệu và thực hiện báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các báo cáo thường kỳ của công ty.

Kế toán phụ trách các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc và kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp số liệu báo cáo từ các chi nhánh, cửa hàng trực thuộc. Thực hiện báo cáo theo kế hoạch của công ty theo yêu cầu. Theo dõi, tính toán và kê khai các loại thuế: GTGT, TNCN, tiền thuê đất, thuế sử dụng đất phi nông nghiệp và các khoản phí, lệ phí khác.

Kế toán tiền lương, bảo hiểm và các khoản phúc lợi của người lao động: Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương để nộp cơ quan bảo hiểm và chi trả phúc lợi theo luật cho người lao động.

Kế toán thanh toán và tiền mặt: Chịu trách nhiệm trong việc thanh toán, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc, lập phiếu thu chi theo quy định của công ty. Định kỳ lập báo cáo nộp cho lãnh đạo theo quy định.

Kế toán ngân hàng: Lập ủy nhiệm chi thanh toán theo yêu cầu, làm hồ sơ tín dụng, đơn mở L/C và thanh toán với các nhà cung cấp. Theo dõi các khoản tiền thu, chi ngân hàng, lập báo cáo theo quy định.

Kế toán công nợ phải thu (5 người): Chịu trách nhiệm theo dõi, đối chiếu và thu hồi công nợ phải thu của khách hàng. Định kỳ lập báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty.

Kế toán công nợ phải trả: Chịu trách nhiệm theo dõi, đối chiếu và thực hiện thanh toán nợ phải trả của nhà cung cấp. Lập báo cáo định kỳ theo quy định của công ty.

Kế toán công nợ phải thu phải trả hàng nhập khẩu ủy thác: Theo dõi công nợ phải trả với nhà cung cấp nước ngoài chi tiết theo từng hợp đồng, tờ khai, thực hiện thanh toán khi đến hạn, đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ và lập báo cáo theo quy định. Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng nhập ủy thác qua công ty, thực hiện thu hồi công nợ theo quy định và định kỳ lập các báo cáo theo yêu cầu của công ty.

Kế toán hàng tồn kho và hỗ trợ công tác làm thầu (2 người): Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và hạch toán các đơn hàng bán ra, chi tiết hàng tồn kho, quản lý hóa đơn bán hàng và hóa đơn điều nội bộ. Ngoài ra, kế toán còn chịu trách nhiệm lập bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng và các công tác hỗ trợ chứng từ cho công tác làm thầu của công ty.

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu chi tiền mặt để xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi. Sau đó, tổng hợp, đối chiếu thu chi với kế toán có liên quan.

Sơ đồ 2.2: Tổ chức công tác kế toán

Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán

Phó phòng tài chính kế toán

Kế toán phụ trách chi nhánh, cửa hàng và thuế

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Kế toán thanh toán và tiền mặt

Kế toán ngân hàng

Kế toán công nợ phải

Kế toán phải thu, phải trả nhập khẩu

Kế toán hàng tồn kho và hỗ trợ công tác làm

Thủ quỹ

Kế toán các chi nhánh, cửa hàng

2.1.3.2. Các chính sách và chế độ kế toán được áp dụng

Công ty áp dụng Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính và Thông tư số 53/2016/TT-BTC ngày 21/3/2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Công ty đã xây dựng nội dung cụ thể về tổ chức công tác kế toán, gồm:

- Tổ chức chứng từ kế toán: Công ty sử dụng các chứng từ theo mẫu của Bộ Tài chính. Việc lập, kiểm tra, luân chuyển và lưu giữ chứng từ tuân theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

- Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 năm dương lịch hàng năm.

- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng (nếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỉ giá do ngân hàng Nhà nước quy định).

- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung trên máy vi tính và sử dụng phần mềm quản lý ERP hỗ trợ là phần mềm BFO.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá trị nhập kho thực tế.

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo phương pháp bình quân gia quyền.

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.

- Phương pháp khấu khao tài sản cố định: Khấu hao đường thẳng được quy định trong Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 của Bộ Tài chính ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: Ghi nhận vào chi phí năm tài chính.

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Ghi nhận vào chi phí năm tài chính.

- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải thu: Ghi nhận vào chi phí năm tài chính.

- Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỉ giá: Ghi nhận theo tỉ giá thực tế của ngân hàng giao dịch.

- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Căn cứ thời điểm chuyển giao sản phẩm cho đối tác.

- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.

- Hệ thống báo cáo Công ty đang sử dụng gồm:

+ Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu số B02-DN)

+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09-DN)

2.1.3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1

Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

+ Môi trường chính trị - pháp luật: Những chính sách pháp luật rõ ràng, hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ phát sinh đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những quy định đôi khi còn mang tính hình thức, rườm rà về các thủ tục đã làm cho công tác hạch toán kế toán gặp nhiều khó khăn. Việc tuân thủ chung các chuẩn mực, chế độ kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật những thay đổi của Nhà nước trong luật kế toán.

+ Trình độ phát triển khoa học công nghệ: Thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa diễn ra trên phạm vi toàn cầu. Khoa học công nghệ tiên tiến sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như tăng hiệu quả làm việc, tăng năng suất lao động, giảm thiểu sai sót… Và công tác kế toán bán hàng cũng chịu ảnh hưởng của trình độ phát triển khoa học công nghệ. Việc sử dụng phần mềm kế toán là minh chứng rõ ràng nhất sự tác động của khoa học công nghệ đến công việc kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng. Việc sử dụng phần mềm kế toán thành thạo giúp kế toán viên làm việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức.

Sự phát triển của khoa học công nghệ trong lĩnh vực kế toán: Sự phát triển của khoa học công nghệ trong những năm qua đã mang lại sự phát triển vượt bậc trong tất cả các mặt của đời sống kinh tế xã hội trong đó có lĩnh vực kế toán. Ví dụ đơn giản về việc ứng dụng khoa học công nghệ trong lĩnh vực kế toán là việc ứng dụng các phần mềm kế toán. Những lợi ích của phần mềm kế toán là không thể phủ nhận. Một số lợi ích chung của việc sử dụng phần mềm kế toán đó là: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn, tiết kiệm thời gian và chi phí, hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty bằng việc nâng cấp lên phiên bản tốt hơn hay mở rộng quy mô ứng dụng, hầu hết các phần mềm kế toán rất dễ dàng để cài đặt và sử dụng, không cần phải có chuyên môn sâu về kế toán và tài chính để sử dụng nó.

Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

+ Trình độ nhân lực: Con người luôn là trung tâm của mọi hoạt động và hoạt động kế toán của doanh nghiệp cũng không là ngoại lệ. Trình độ của nhân viên kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng các thông tin mà kế toán cung cấp. Kế toán viên có trình độ, hiểu biết sâu rộng, luôn cập nhật thông tin về pháp luật, các nghị định, thông tư … liên quan đến doanh nghiệp thì sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định đó, tránh cho doanh nghiệp phải chịu những khoản chi phí không đáng có như phạt, truy thu … Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán hỗ trợ đắc lực cho kế toán viên, giúp đơn giản hóa công việc hạch toán và có thể giảm thiểu tối đa các sai số về mặt toán học, nhưng để sử dụng được phần mềm cần phải có con người. Công ty, thông qua kế toán trưởng, thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên trong phòng kế toán luôn có tinh thần giúp đỡ lẫn nhau, chỉ dẫn cho nhân viên mới để hoàn thành tốt nhiệm vụ cung cấp thông tin tài chính cho nhà quản trị doanh nghiệp chính xác và kịp thời. Nhờ những nỗ lực mà phòng kế toán luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, cần phải chú trọng hơn nữa công tác đào tạo bồi dưỡng cho nhân viên kế toán để có nguồn nhân lực tốt, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập mới.

+ Mô hình tổ chức kế toán: Tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung Ương CPC1, mô hình tổ chức kế toán về cơ bản phù hợp với quy mô của doanh nghiệp. Việc phân chia các phần hành kế toán hợp lý, bộ máy kế toán gọn nhẹ giúp tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán.

+ Ảnh hưởng khả năng quản lý và các chính sách của công ty: Nếu công ty luôn có sự kiểm tra, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó có các biện pháp kịp thời để khắc phục những yếu kém trong công tác quản lý, công tác bán hàng của công ty, điều này sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Công ty có những chính sách mới như đào tạo nhân viên, chính sách cập nhật nhanh chóng các thay đổi của các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán sẽ giúp công ty có bước tiến nhanh hơn, tránh sai sót, nhầm lẫn trong khi chuyển sang chế độ mới.