Trình Tự Khái Quát Quá Trình Bán Hàng Thông Qua Hệ Thống Các Chi Nhánh Tại Công

Căn cứ vào hợp đồng đã kí kết với khách hàng và giấy đề nghị mua hàng, Công ty viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng Kế hoạch/ phòng Kinh doanh, Liên 2 giao cho khách hàng, Liên 3 sau khi được thủ kho ghi thẻ kho sẽ chuyển về phòng kế toán để hạch toán.

- Bán hàng theo phương thức tiêu thụ gián tiếp thông qua hệ thống các chi nhánh:

Với tiền thân của các công ty dược phẩm niêm yết hầu hết đều là các doanh nghiệp được Nhà nước thành lập với mục đích sản xuất và phân phối sản phẩm thuốc ở các địa bàn khác nhau, có thể nhận thấy đặc tính vùng miền ngay trong tên giao dịch của các công ty dược phẩm niêm yết ngày nay như: Trong quá trình phát triển và mở rộng, Công ty CPDP Hậu Giang chiếm lĩnh vùng Tây Nam Bộ; Công ty CPDP Hà Tây phân phối các tỉnh Phía Tây của vùng đồng bằng Bắc Bộ; CTCP Dược - Trang thiết bị Y tế Bình Định phân phối tỉnh Bình Định và lân cận; CTCP Dược Lâm Đồng phân phối tỉnh Lâm Đồng và lân cận...

Với quy mô và địa bàn phân phối, tiêu thụ sản phẩm rộng khắp trong thành phố như đã nói ở trên. Hầu hết các công ty đều có hệ thống chi nhánh Dược rộng khắp trung một vùng phân phối truyền thống. Định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, căn cứ vào khả năng tiêu thụ của các Chi nhánh, sản phẩm từ kho trung tâm của Công ty sẽ được xuất tới các Chi nhánh. Khi nhận hàng, các nhân viên tại Chi nhánh sẽ tiến hành kiểm kê, tập hợp, phân loại theo từng nhóm hàng. Khi chi nhánh xuất bán, giá vốn của sản phẩm chính là giá mà Công ty đã xuất cho các Chi nhánh, còn giá bán dựa theo bảng giá kế hoạch của Công ty. Các Chi nhánh tổng hợp số liệu bán lẻ vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” rồi gửi trực tiếp lên Phòng kế toán của Công ty. Công ty sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp này để tiến hành hạch toán doanh thu của các nghiệp vụ xuất bán lẻ. Quy trình xuất bán sản phẩm xuống các Chi nhánh đều cơ bản thực hiện theo sơ đồ sau:

Bảng 2.13: Trình tự khái quát quá trình bán hàng thông qua hệ thống các chi nhánh tại Công ty cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Dự trù hàng của các chi nhánh dược

Phòng kế hoạch cân đối hàng và dự trù và Phòng kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Kho trung tâm nhận, kiểm tra Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và tiến hành xuất hàng

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 238 trang tài liệu này.

Bộ phận vận chuyển hàng của công ty vận chuyển hàng hóa đến

các Chi nhánh Dược

Các Chi nhánh Dược kiểm tra, ký nhận và nhập kho hàng.

Phòng Kế hoạch/ phòng Kinh doanh căn cứ vào yêu cầu của Chi nhánh dược lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” và “Lệnh điều động nội bộ”. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ này được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại cuống phiếu, Liên 2 giao cho chi nhánh, Liên 3 làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, sau đó được chuyển lên cho Phòng Kế toán để hạch toán.

Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, các chi nhánh sẽ tổng hợp vào “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” của chi nhánh. Tại Phòng kế toán Công ty sau khi nhận được “Bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ” từ các chi nhánh gửi lên, Kế toán sẽ tập hợp vào “Bảng cân đối tiền hàng” để hạch toán doanh thu bán hàng của chi nhánh.

2.2.1.3. Thực trạng kế toán doanh thu một số hợp đồng với khách hàng

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế ngày càng sâu rộng, năm 2020, Việt Nam đã ban hành Đề án áp dụng Chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế với mục tiêu hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về tài chính, kế toán, tạo dựng công cụ quản lý hiệu lực, hiệu quả cho công tác quản trị, điều hành tại doanh nghiệp cũng như việc quản lý, giám sát của cơ quan chức năng Nhà nước trong giai đoạn mới. Việc áp dụng IFRS sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch, hiệu quả của các thông tin tài chính, nâng cao trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp, bảo vệ môi trường kinh doanh, bảo vệ lợi ích của nhà đầu tư, góp phần thúc đẩy hội nhập của nền kinh tế Việt Nam với khu vực và thế giới.

Theo đó, Đề án đã xây dựng lộ trình áp dụng IFRS tại Việt Nam được thực hiện gồm 2 giai đoạn: Áp dụng tự nguyện từ năm 2022 đến 2025; áp dụng bắt buộc từ năm 2025 trở đi đối với một số đối tượng trong đó có các công ty dược phẩm niêm yết.

Bên cạnh những lợi ích mà IFRS mang lại, việc áp dụng IFRS ở các công ty dược phẩm niêm yết sẽ mang lại nhiều khó khăn thách thức đối với công tác kế toán nói chung và kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh nói riêng. Trong đó kế toán doanh, chi phí của hợp đồng với khách hàng là một nội dung có nhiều khác biệt giữa VAS và IFRS.

Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ bắt buộc phải thực hiện. Việc thực thi các quyền và nghĩa vụ trong một bản hợp đồng được đảm bảo bởi pháp luật. Hợp đồng có thể được thể hiện dưới dạng văn bản, bằng lời nói hoặc qua các thông lệ kinh doanh của doanh nghiệp. Các thông lệ và thủ tục khi thiết lập hợp đồng với khách hàng là khác nhau giữa các lãnh thổ kinh tế, lĩnh vực kinh doanh và giữa các doanh nghiệp. Hơn nữa, ngay trong chính một doanh nghiệp thì các thủ tục cũng có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần xét tới các thông lệ và thủ tục cần thiết khi xác định liệu thỏa thuận với khách hàng có hình thành nên các quyền và nghĩa vụ buộc phải thực hiện và thời điểm nào thì các quyền và nghĩa vụ này được hình thành.

Một số dạng hợp đồng với khách hàng có thể không có thời hạn cố định và có thể bị hủy ngang hoặc sửa đổi bởi một trong các bên tham gia vào bất cứ thời điểm nào. Số khác có thể tự động gia hạn trên cơ sở định kỳ mà sẽ được quy định rõ trong hợp đồng.

Qua khảo sát, một số loại hợp đồng dưới đây đều phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty cổ phần dược phẩm niêm yết ở Việt Nam và có những đặc điểm riêng biệt. Tác giả sẽ tập trung nghiên cứu về thực trạng ghi nhận kế toán doanh thu, chi phí đối với những loại hợp đồng này ở các công ty dược phẩm niêm yết. Từ đó rút ra những đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện ở phần sau.

(1) Hợp đồng có nhiều nghĩa vụ thực hiện

Trong hoạt động kinh doanh của các công ty dược phẩm niêm yết, phương thức bán hàng trực tiếp với số lượng lớn là phương thức phổ biến, chiếm tỷ trọng doanh thu lớn. Theo phương thức này các công ty ký hợp động trực tiếp với khách hàng, hàng hóa có thể giao đến kho của khách hàng hoặc khách hàng đến kho của doanh nghiệp để nhận hàng hoặc có thể giao nhận tay ba theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết.

Khi hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng, đồng thời hoàn thành các thủ tục và ký đầy đủ chứng từ bán hàng giữa các bên thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ, số tiền về cung cấp hàng hóa, người mua có thể thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên trong nhiều hợp đồng bán hàng, ngoài nội dung bán sản phẩm còn có những nội dung khác đi kèm như dịch vụ lưu kho, vận chuyển,…

Qua tài liệu thu thập được và phỏng vấn trực tiếp với cán bộ làm công tác kế toán tại một số công dược phẩm niêm yết trong mẫu nghiên cứu. Tác giả nhận thấy đối với các hợp đồng bán hàng, kế toán chưa phân tách các nghĩa vụ riêng biệt trong hợp đồng mà thường ghi nhận hoàn toàn theo giá trị của hợp đồng ký kết.

Việc không phân tách các nghĩa vụ khác biệt trong hợp đồng, dẫn tới không phân bổ hợp lý doanh thu cho các nghĩa vụ riêng biệt mà khi ghi nhận doanh thu thường ghi nhận hoàn toàn giá trị của hợp đồng vào doanh thu bán hàng dù trong

đó có thể có các nghĩa vụ khác không phải là cung cấp hàng hóa như dịch vụ lưu kho, dịch vụ vận chuyển. Đồng thời, chi phí tương ứng với doanh thu của hợp đồng cũng có thể bị ghi nhận không chính xác bản chất, chi phí thuộc loại chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp có thể bị xác định và ghi nhận vào chi phí giá vốn hàng bán.

(a) Hợp đồng bán hàng hóa kèm dịch vụ lưu kho

Qua khảo sát 17/17 (100%) công ty dược phẩm niêm yết đều phát sinh các hợp đồng bán hàng có quy định dịch vụ lưu kho. Đối với dịch vụ lưu kho hàng hóa tại kho của doanh nghiệp là phổ biến vì thông thường do khoảng cách địa lý của khách hàng, điều kiện kho bãi của khách hàng hoặc yêu cầu về điều kiện lưu kho đặc biệt với một số loại dược phẩm riêng…, khách hàng có thể chưa nhận hàng ngay hoặc nhận hàng nhiều lần.

Minh họa số 2.2.1.3.1a:

Ngày 17/05/2020, Công ty cổ phần Dược phẩm Hậu Giang ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty cổ phần dược phẩm Thiên Thảo trong đó có mặt hàng thuốc Angut 300 (quy cách đóng gói hộp 10 vỉ x 10 viên) với số lượng 5.000 hộp, đơn giá chưa có thuế GTGT là 80.000đ. Thời hạn Công ty CPDP Thiên Thảo đến nhận hàng tại kho của Công ty CPDP Hậu Giang là ngày 31/5/2020, sau thời gian đó đơn giá chưa có thuế GTGT mỗi hộp thuốc sẽ tăng 200đ/ ngày.

Thông tin bổ sung:

- Số lượng 5.000 hộp cần diện tích lưu kho là 10m2 với điều kiện nhiệt độ không quá 25 độ C.

- Đến ngày 10/6/2020, Công ty CPDP Thiên Thảo đã đến nhận thuốc tại kho và hoàn thành các thủ tục, chứng từ giao nhận, Công ty CPDP Hậu Giang đã xuất Hóa đơn GTGT với giá trị thanh toán mặt hàng thuốc Angut 300 là 430.500.000đ trong đó doanh thu là 410.000.000đ, thuế GTGT 5% là 20.500.000đ.

- Giá vốn tính theo phương pháp bình quân gia quyền là 58.000đ/ hộp.

Với nghiệp vụ kinh tế phát sinh như trên, kế toán công ty đã xác định và ghi nhận doanh thu, chi phí như sau:

- Giá trị của hợp đồng được xác định dựa trên số lượng và đơn giá của mặt hàng thuốc Angut 300 tại thời điểm công ty CPDP Thiên Thảo hoàn thành nhận hàng ngày 10/6/2020 là 82.000đ. Thời điểm ghi nhận doanh thu này cũng phù hợp với quan điểm chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa theo nguyên tắc của IFRS 15. Giá trị doanh thu được ghi nhận là 410.000.000đ hoàn toàn cho doanh thu bán hàng, không có doanh thu được ghi nhận cho hoạt động nào khác (lưu kho).

- Thuế GTGT được ghi nhận tương ứng tỉ lệ 5% đối với mặt hàng thuốc là 20.500.000đ.

- Chi phí giá vốn hàng bán được ghi nhận tương ứng với số lượng hàng đã bán của hợp đồng là 290.000.000đ, đồng thời giảm giá trị hàng tồn kho tương ứng.

(Chi tiết hạch toán của nghiệp vụ này tại phần Phụ lục số 8)

Tuy nhiên, kế toán công ty chưa xác định các nghĩa vụ có bản chất khác nhau phát sinh trong nghiệp vụ kinh tế này. Từ đó chưa phân bổ giá trị nhận về một cách hợp lý cho từng nghĩa vụ riêng biệt là bán hàng và dịch vụ lưu kho trong hợp đồng để phản ánh doanh thu.

(b) Hợp đồng bán hàng hóa kèm dịch vụ vận chuyển

Qua khảo sát 17/17 (100%) công ty dược phẩm niêm yết đều phát sinh các hợp đồng bán hàng có nội dung vận chuyển kèm theo.

Minh họa số 2.2.1.3.1b: Ngày 15/9/2020, Công ty CPDP Imexpharm ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty CPDP Am Vi trong đó có mặt hàng thuốc Zobacta 3,375g (quy cách đóng gói hộp 1 lọ thuốc bột pha tiêm) với số lượng 1000 hộp, đơn giá chưa có thuế GTGT là 98.000đ với điều khoản giao hàng tại kho của Công ty CPDP Am Vi. Biết rằng, chi phí vận chuyển thuê ngoài Công ty CPDP Imexpharm phải trả để thực hiện hợp đồng là 2.000.000đ.

Thông tin bổ sung:

- Trước đó tháng 3/2020, Công ty CPDP Imexpharm và Công ty CPDP Am Vi đã ký một hơp động mua bán hàng hóa tương tự mua thuốc Zobacta 3,375g với số lượng 1.000 hộp, đơn giá chưa có thuế GTGT là 95.000đ với điều khoản giao hàng tại kho của Công ty CPDP Imexpharm. Tuy nhiên sau đó Công ty CPDP Am Vi

không thể đến nhận hàng nên đã ký thêm hợp đồng vận chuyển đến kho của Công ty CPDP Am Vi với giá chưa thuế là 5.000.000đ.

- Giá vốn tính theo phương pháp bình quân gia quyền là 81.000đ/ hộp.

Với nghiệp vụ kinh tế phát sinh như trên, kế toán công ty đã xác định và ghi nhận doanh thu, chi phí như sau:

- Giá trị của hợp đồng được xác định dựa trên số lượng và đơn giá của mặt hàng thuốc Zobacta 3,375g là 98.000đ. Thời điểm ghi nhận doanh thu này cũng phù hợp với quan điểm chuyển giao quyền kiểm soát hàng hóa theo nguyên tắc của IFRS 15. Giá trị doanh thu được ghi nhận là 98.000.000đ hoàn toàn cho doanh thu bán hàng, không có doanh thu được ghi nhận cho hoạt động nào khác (vận chuyển).

- Thuế GTGT được ghi nhận tương ứng tỉ lệ 5% đối với mặt hàng thuốc là 4.900.000đ.

- Chi phí giá vốn hàng bán được ghi nhận tương ứng với số lượng hàng đã bán của hợp đồng là 81.000.000đ, đồng thời giảm giá trị hàng tồn kho tương ứng. Chi phí vận chuyển thuê ngoài 2.000.000đ ghi nhận vào chi phí bán hàng.

(Chi tiết hạch toán của nghiệp vụ này tại phần Phụ lục số 8)

Tuy nhiên, kế toán công ty chưa xác định các nghĩa vụ có bản chất khác nhau phát sinh trong nghiệp vụ kinh tế này. Từ đó chưa phân bổ giá trị nhận về một cách hợp lý cho từng nghĩa vụ riêng biệt là bán hàng và dịch vụ vận chuyển trong hợp đồng để phản ánh doanh thu.

(2) Hợp đồng có giá thanh toán thay đổi

Trong nhiều hợp đồng bán dược phẩm, giá trị hợp đồng có thể thay đổi do chiết khấu, giảm giá, khoản hoàn lại, tín dụng trợ giá, ưu đãi giá, khoản ưu đãi, thưởng hiệu suất hoặc các khoản phạt … Giá trị thu về được cam kết cũng có thể thay đổi nếu quyền được hưởng khoản mục nhận về phụ thuộc vào một sự kiện tương lai có xảy ra hay không xảy ra.

Qua khảo sát 17/17 (100%) công ty dược phẩm niêm yết đều phát sinh các hợp đồng bán hàng có chiết khấu thương mại dựa theo doanh số hay số lượng sản phẩm lũy kế trong quá trình thực hợp đồng. Khoản chiết khấu thương mại thông

thường là một khoản giảm giá khi khách hàng mua số lượng hàng hóa lớn, đó như một khoản tương đương các chi phí mà công ty sẽ tiết kiệm được khi phải quản lý, thực hiện và theo dõi nhiều đơn hàng số lượng nhỏ, đồng thời cũng là biện pháp để kích thích doanh số bán hàng.

Qua tài liệu thu thập được và phỏng vấn trực tiếp với cán bộ làm công tác kế toán tại một số công dược phẩm niêm yết trong mẫu nghiên cứu. Tác giả nhận thấy đối với các hợp đồng bán hàng có giá thanh toán thay đổi, kế toán thường ghi nhận doanh thu trên cơ sở số lượng hàng bán và giá bán được xác định tại thời điểm thực tế xuất hàng đi mà chưa dựa trên giả định, hay thực hiện các ước tính kế toán về sự kiện có thể xảy ra trong tương lai ảnh hưởng đến giá bán thay đổi của hàng hóa. Từ đó doanh thu ghi nhận và phản ánh trên BCTC ở thời điểm cuối kỳ báo cáo tháng, quý hoặc bán niên chưa phản ánh chắc chắn và có thể phải điều chỉnh giảm doanh thanh ở thời điểm kết thúc hợp đồng sau đó.

Minh họa số 2.2.1.3.2: Ngày 25/02/2021 Công ty CPDP Hà Tây ký hợp đồng mua bán hàng hóa với Công ty cổ phần đầu tư Kim Long cung cấp mặt hàng thuốc Livsin-94 trong thời hạn từ ngày 01/3/2021 đến hết ngày 31/5/2021. Hợp đồng có điều khoản về đơn giá chưa thuế GTGT được áp dụng dựa theo tổng số lượng hàng mua đến thời điểm 31/5/2021, cụ thể nếu tổng số lượng hàng mua dưới 10.000 hộp thì đơn giá là 50.000đ, từ 10.000 hộp trở lên thì đơn giá là 45.000đ.

Thông tin bổ sung:

- Kết thúc ngày 31/3/2021, Công ty cổ phần đầu tư Kim Long đã mua 3.500

hộp.

- Từ ngày 01/4/2021 đến kết thúc ngày 30/4/2021, Công ty cổ phần đầu tư

Kim Long đã mua 4.000 hộp.

- Từ ngày 01/5/2021 đến kết thúc ngày 31/5/2021, Công ty cổ phần đầu tư Kim Long đã mua 4.000 hộp.

Với nghiệp vụ kinh tế phát sinh như trên, kế toán công ty đã xác định và ghi nhận doanh thu, chi phí như sau: