Công Tác Hoạch Toán Tiền Lương Và Các Khoản Trích Theo Lương :

Sổ cái

Trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

Chứng từ gốc

(Bảng thanh toán

Sổ đăng ký

chứng từ

Chứng từ ghi

sổ

Sổ tổng hợp

Bảng cân đối

Báo cáo tài chính

Mọi hoạt động Tài chính phát sinh ở các Xí nghiệp đều được lập ngay chứng từ ban đầu. Kế toán tổng hợp ở các Xí nghiệp tiến hành ghi chép sổ sách ở các Xí nghiệp, hạch toán báo sổ và chuyển các chứng từ đó lên phòng TCKT công ty, để kế toán công ty hạch toán tổng hợp kết quả của toàn bộ công ty. Việc ghi chép sổ sách phải tuân theo đúng nguyên tắc chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nước ban hành. Các xí nghiệp phải thực hiện đúng quy trình mở sổ sách kế toán theo hệ thống Tài khoản Kế toán thống nhất từ công ty đến xí nghiệp .

Một số biểu mẫu kế toán được sử dụng tại Công ty Môi trường đô thị Hà nội

Bảng kê chứng từ (chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng …)

Tháng …. Năm …..

Số liệu CT		Diễn giải	TK ghi nợ			TK ghi có
Ngày	Số	Diễn giải	334	136	338	111	112	…

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 96 trang tài liệu này.

Bảng kê chứng từ để ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh của 1 Tài khoản trong quá trình SXKD.

Chứng từ ghi sổ

Ngày … tháng … năm ….

Diễn giải	Số hiệu TK		Số tiền		Ghi chú
Diễn giải	Nợ	Có	Nợ	Có	Ghi chú

Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp số hiệu của các chứng từ gốc theo từng

loại sự việc và ghi nội dung sự việc đó.

Từ đây kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày … tháng … năm ….

STT

Chứng từ ghi sổ		Số tiền
Số hiệu	Ngày tháng	Số tiền

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký

tổng số tiền của chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.

Sổ cái TK: ….

Ngày … tháng … năm ….

STT

C.từ ghi sổ		Diễn giải	TK đối ứng	Số tiền
Số hiệu	Ngày tháng	Diễn giải	TK đối ứng	Nợ	Có

Sổ cái là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng sổ tiền của các

chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.

Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể áp dụng các hình thức khác như : Nhật ký

chứng từ, Nhật ký chung, Nhật ký Sổ cái … tuỳ theo sự lựa chọn của doanh nghiệp.

2. Công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương :

Để có cơ sở và căn cứ trả lương theo đúng số lượng, chất lượng công việc của toàn bộ lao động trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện quá trình kế toán tiền lương bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tiền lương. Hạch toán tiền lương dựa vào các chứng từ ban đầu; do đó nó là khâu rất quan trọng và là cơ sở để hạch toán tổng hợp tiền lương.

2.1 Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động.

Để quản lý về mặt số lượng lao động trong xí nghiệp chỉ tiêu này được phản ánh trên sổ danh sách lao động của xí nghiệp do cán bộ phụ trách lao động tiền lương, thuộc phòng Tổ chức Hành chính lập. Căn cứ vào số lượng lao động hiện có của xí nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn xí nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của xí nghiệp, của từng bộ phận. Cơ sỏ ghi sổ này là các chứng từ ban đầu do phòng Tổ chức Hành chính lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc… Mọi biến động về lao động phải được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao đọng để làm cơ sở căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời.

a. Hạch toán thời gian lao động:

Là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày, số công, số giờ làm việc thực tế, cũng như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Xí nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người.

Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là Bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt trong tháng của CBCNV trong tổ đội, phòng ban … Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong 01 tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt

đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định, ngày lễ tết, chủ nhật … đều phải ghi rõ ràng.

Cuối tháng, trưởng các tổ sản xuất, bộ phận tập hợp tình hình sử dụng lao động, số có mặt, vắng mặt theo từng nguyên nhân; sau đó cung cấp số liệu cho cán bộ Thống kê của xí nghiệp . Cán bộ thống kê kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp cho cán bộ tiền lương để tiến hành tính lương. Những trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động… thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với những trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc; trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH, sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định.

Biểu số 01:

Đơn vị: Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4

Bộ phận: Phòng kế toán bảng chấm công Tháng 4 năm 2000 Mẫu số 01 - LĐTL

T T

Họ và tên	Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ	Ngày trong tháng					Quy ra công
Họ và tên	Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ	1	2	. . .	30	31	số công hưởng lương SP	số công hưởg lươg TG	. . .	. . .	Số công hườg BHXH
A	B	C	1	2	. . .	30	31	32	33	34	35	36
1	Trần Thị Hương		x	x	. . .	x	x		28
2	Vũ Thị Phương		x	x	. . .	x	x		28
3	Lê Duy Đạt		x	x	. . .	P	x		27
4	Nguyễn Thị Nga		Cô	Cô	. . .	P	x		21
5	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .	. . .
	Cộng :

Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

b. Hạch toán Kết quả lao động.

Là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng và chất lượng sản phẩm hay khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác.

Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử dụng chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán…

Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng hay công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động … Phiếu này do người giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của người giao việc và người nhận việc, người kiểm tra chất lượng công việc và người duyệt. Sau đó những chứng từ này được chuyển cho phòng kế toán để tính lương.

Đối với trường hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khoán. Đó là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán với khối lượng, thời gian làm việc , trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Trường hợp khi nghiệm thu phát hiện sai phạm thì cán bộ kiểm tra chất lượng công việc cùng với người phụ trách bộ phận lập biên bản xử lý. Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành được nghiệm thu và ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng và sau khi được ký duyệt; sau đó được chuyển cho cán bộ tiền lương làm căn cứ tính lương và trả lương cho công nhân.

b. Hạch toán thanh toán tiền lương với người lao động.

Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động ( Bảng chấm công), kết quả lao động ( Biên bản nghiệm thu) và các chứng từ khác có liên quan ( như giấy nghỉ ốm, biên bản xử phạt … ) cán bộ tiền lương tiến hành tính lương sau khi đã kiểm tra tất cả các chứng từ trên. Việc tính lương, thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động được tiến hành theo hình thức thanh toán tiền lương hiện đang

được áp dụng tại doanh nghiệp. Cán bộ lao động tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương ( gồm tiền lương cơ bản, lương sản phẩm, các khoản trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng …)

Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận tương ứng với Bảng chấm công ; trong Bảng thanh toán tiền lương, mỗi Công nhân viên được ghi một dòng, căn cứ vào bậc lương, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Sau đó, cán bộ lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, bộ phận mỗi tháng 01 tờ.

Bảng thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp sẽ được chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán tiền lương cho từng bộ phận.

Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 02 kỳ trong một tháng; Kỳ 1 ( vào ngày 22 hàng tháng) tạm ứng, kỳ 2 (vào ngày 07 tháng sau) thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định. Tiền lương được thủ quỹ trả tận tay người lao động hoặc đại diện cho các bộ phận, tổ sản xuất. Khi lĩnh được tiền , người nhận phải ký nhận vào Bảng thanh toán tiền lương.

2.2 Tài khoản sử dụng

Kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:

TK 334: Phải trả cho người lao động.

TK 338: Phải trả khác.

TK 431: Quỹ phúc lợi và khen thưởng.

...

Và các TK 111, 112, 621, 627, 642...