Xác Nhận Cho Khách Hàng Và Cấp Giấy Xác Nhận Vào Sổ Theo Dõi

tự như ở SGDCK, song việc quản lý nhà nước có phần lỏng lẻo hơn và không đảm bảo chắc chắn bằng ở SGDCK cho các khoản giao dịch.

4. Xác nhận cho khách hàng và cấp giấy xác nhận vào sổ theo dõi

Sau khi lệnh đã được thực hiện xong, công ty chứng khoán gửi cho khách hàng một phiếu xác nhận các kết quả giao dịch, bao gồm giá, số lượng chứng khoán đã thực hiện, mức phí phải trả, ngày thanh toán và ngày giao nhận, lãi vay tiền mua chứng khoán (nếu có).

Xác nhận này có tính pháp lý rất cao, nó đóng vai trò hoá đơn của giao dịch giữa công ty và khách hàng. Những sai sót trong xác nhận kết quả có thể dẫn đến sự không hài lòng và khiếu nại của khách hàng.

Thông thường, các công ty môi giới chứng khoán gửi xác nhận trong ngày làm việc hôm sau ngày mua hoặc bán chứng khoán. Xác nhận này cũng giống như một hoá đơn hẹn ngày thanh toán với khách hàng. Đến ngày thanh toán thì người mua sẽ giao tiền, người bán sẽ giao hàng (CK), CTCK sẽ vào sổ và trao biên nhận cho khách hàng. Sau đó CTCK sẽ chuyển tới bộ phận quyết toán của SGDCK hoặc trung tâm giao dịch của thị trường OTC để hoàn tất thủ tục thanh toán.

5. Thanh toán và giao hàng

Đến ngày thanh toán, các thủ tục chuyển tiền và giao nhận chứng khoán phải được hoàn tất. Nếu chứng khoán là chứng chỉ thì người bán phải chuyển chứng khoán cho người môi giới thực hiện lệnh bán, người mua chuyển tiền vào tài khoản người môi giới thực hiện lệnh mua. Với hệ thống thanh toán hiện đại, khách hàng đặt lệnh mua bán CK với công ty CK đều mở tài khoản để giao dịch, do đó thanh toán các khoản tiền mua bán CK đều thực hiện bằng chuyển khoản.

Đối với khách hàng mua CK, sẽ nhận được một giấy chứng nhận quyền sở hữu về số CK do công ty bảo quản CK xác nhận, số CK này nằm trong tài khoản lưu trữ CK mà công ty chứng khoán đã mở tại công ty bảo quản.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 141 trang tài liệu này.

Đối với người bán CK, sẽ nhận được một giấy báo có trên tài khoản của mình mở ở công ty chứng khoán hoặc thông qua ngân hàng đại diện của khách hàng.

PHỤ LỤC 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA MỘT CÔNG TY MÔI GIỚI CHỨNG KHOÁN

Ở từng nước, công ty môi giới có thể được tổ chức theo những cơ cấu có chi tiết khác nhau, song nhìn tổng thể một công ty môi giới chứng khoán thường có các bộ phận tác nghiệp sau:

1.Phòng lệnh

Mỗi công ty chứng khoán đều có phòng lệnh để nhận lệnh từ khách hàng.

Nhiệm vụ của phòng lệnh là:

So khớp: thực hiện việc so khớp lệnh từ bản báo cáo của phòng giao dịch gửi đến với các lệnh của khách hàng.

Xác nhận các lệnh GTC (Good-Til-Cancel): GTC là các lệnh có hiệu lực đến khi bị hủy bỏ. Phòng lệnh sẽ xác nhận với khách hàng về hiệu lực của lệnh, phần lớn vào ngày lệnh được vào máy, ngày lệnh được hủy và ngày khi lệnh đã để chờ nhiều tháng.

Sắp xếp các lệnh chờ (pending order): theo dõi các lệnh cho đến khi các lệnh được thực hiện, xác định xem các lệnh đó sẽ được gửi tới trung tâm OTC hay Sở giao dịch chứng khoán.

Trước đây nhà môi giới gửi tất cả các lệnh mua bán chứng khoán tới phòng thực hiện lệnh. Phòng lệnh sẽ kiểm tra xem chứng khoán đó được giao dịch trên thị trường OTC hay Sở giao dịch và gửi lệnh này đi để thực hiện. Tuy nhiên, ngày nay, các công ty chứng khoán đã có mạng lưới thông tin trực tiếp từ trụ sở chính và các chi nhánh đến Sở giao dịch chứng khoán, nên các lệnh mua bán chứng khoán niêm yết không còn được chuyển đến phòng lệnh nữa mà chuyển trực tiếp phòng giao dịch của Sở giao dịch tương ứng. Điều này phụ thuộc vào hệ thống tự động hóa của công ty. Một số công ty có hệ thống máy tính thực hiện một loạt các chương trình ghép nối lệnh, nhân viên môi giới chỉ việc đưa lệnh vào hệ thống giao dịch, lệnh sẽ được chuyển ngay tới nơi thực hiện. Nếu

không có hệ thống này, công ty phải phụ thuộc vào “phiếu lệnh” trên thị trường mà lệnh sẽ được chuyển tới.

Đối với những chứng khoán không niêm yết thì lệnh mua bán vẫn được chuyển tới phòng lệnh, vì các chứng khoán không niêm yết chỉ được giao dịch trên thị trường OTC nên toàn bộ giao dịch trên thị trường OTC đều được tiến hành qua điện thoại và điện tín giữa các nhà giao dịch hoạt động trên thị trường này.

Quy trình thực hiện lệnh của khách hàng trên thực tế đều giống nhau: người ta phải điền vào một mẫu lệnh, sau đó lệnh sẽ được chuyển đến trung tâm thích hợp để thực hiện. Nếu lệnh được thực hiện, một báo cáo về việc thực hiện này sẽ được lập ra.

2. Bộ phận mua và bán

Bộ phận mua và bán đảm nhận việc soạn thảo thư xác nhận cho khách hàng và đối chiếu việc mua bán với các công ty chứng khoán có liên quan khác. Chức năng của bộ phận mua và bán là:

Ghi chép báo cáo: ghi chép các giao dịch đã được mã hoá.

Tính toán: mỗi giao dịch phải đi qua một loạt các tính toán và được tính toán trước khi số tiền Có (đối với người mua) hoặc Nợ (đối với người bán) được công bố. Bộ phận mua bán sẽ phải tính toán số tiền giao dịch là bao nhiêu? Công ty bán nhận được bao nhiêu? Công ty mua phải trả bao nhiêu? Và khách hàng sẽ nhận được hay phải trả bao nhiêu?.

Đối chiếu và điều chỉnh:

Giữa công ty môi giới và công ty môi giới; việc đối chiếu giữa các công ty môi giới với nhau yêu cầu mỗi công ty- mỗi bên trong giao dịch- gửi bản đối chiếu trong đó có các thông tin chi tiết về giao dịch cho công ty đối tác. Và Lập bảng kê thông qua Trung tâm thanh toán bù trừ: Một số lượng lớn các giao dịch được đối chiếu thông qua Trung tâm thanh toán bù trừ, trung tâm lắp đặt hệ thống đối chiếu qua máy vi

tính, các công ty tham gia đối chiếu sẽ gửi các thông tin tới hệ thống này. Hệ thống sẽ so khớp các số liệu và lập ra một bảng hợp đồng liệt kê danh mục các thông tin của giao dịch của cả công ty mua và công ty bán. Sau khi nhận được bản kê đầu tiên, nhân viên của bộ phận Mua và Bán sẽ xúc tiến việc phát hiện những sai sót khác. Nếu họ thấy đối bản của giao dịch là đúng thì gửi một số thông báo tới Trung tâm thanh toán bù trừ thông báo rằng công ty chấp nhận giao dịch đó. Những số liệu này, trở thành các giao dịch đã được đối chiếu và sẽ được ghi lên bảng kê tương tự.

Xác nhận với khách hàng:

Cùng với việc nhận thông báo miệng từ nhà môi giới, khách hàng nhận được một thông báo bằng văn bản từ bộ phận Mua và Bán của công ty môi giới gửi tới. Bản xác nhận gốc được gửi cho khách hàng và các bản sao khác thì gửu cho bộ phận ký quỹ, bộ phận kế toán và bộ phận lập hồ sơ chứng khoán.

Nhập sổ sách

Khi giao dịch đã được xử lý và cân đối, nó được nhập vào sổ sách báo cáo của công ty. Một phần trong thủ tục nhập sổ sách này là ghi báo cáo các khoản phí và tiền hoa hồng trả cho công ty môi giới.

3. Bộ phận ký quỹ

Bộ phận ký quỹ có trách nhiệm theo dõi tình hình tài khoản của khách hàng để đảm bảo các tài khoản hoạt động tuân thủ theo quy định. Nhân viên của bộ phận này kiểm soát số tiền công ty môi giới nợ hoặc có, các chứng khoán công ty nợ hoặc có, và các chứng khoán của khách hàng nhưng do công ty nắm giữ. Họ tổng hợp các tài khoản, liên tục tính toán các giá trị vượt trội của chứng khoán và sức mua thay đổi, đồng thời hỗ trợ việc bán các chứng khoán thông qua việc đưa ra các lời giải đáp chính xác về tài khoản của khách hàng cho các nhà môi giới của công ty.

Tất cả những giao dịch của khách hàng, kể cả các giao dịch trên tài khoản tiền mặt, đều được chuyển qua bộ phận ký quỹ. Ngoài ra bộ phận ký quỹ còn có vai trò thực hiện giao chứng khoán cho khách hàng.

4. Bộ phận thủ quỹ

Việc sắp xếp và quản lý lịch trình thanh toán hợp lý là nghiệp vụ của bộ phận thủ quỹ trên cơ sở thực hiện các chức năng giao và nhận chứng khoán, Bảo quản kho quỹ.

Như vậy, chức năng chủ yếu của bộ phận kho quỹ là giám sát quyền sở hữu chứng khoán, ghi chép báo cáo bởi các chứng khoán này thể hiện quyền sở hữu của công ty hoặc của khách hàng.

5. Bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán

Bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán giữ các báo cáo mới nhất của từng loại chứng khoán mà công ty môi giới giữ hộ cho khách hàng của mình. Bộ phận này cho biết ai là người sở hữu các cổ phiếu này, có bao nhiêu cổ phiếu, và những cổ phiếu đó được để ở đâu. Như vậy trên thực tế, bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán giữ một danh sách những chứng khoán đang lưu giữ, mà những chứng khoán này được ghi chép liên tục.

Việc luân chuyển chứng khoán của từng ngày phải được ghi lên báo cáo chứng khoán thường nhật. Trong khi tổng hợp những báo cáo thường nhật, nhân viên của bộ phận này phải phát hiện ra sự mất cân đối cũng như sự mất hợp lý trong việc ghi bút toán.

Ngoài ra bộ phận quản lý hồ sơ chứng khoán phải làm việc dưới sự giám sát của một bộ phận kiểm toán nào đó. Các công ty chứng khoán phải kiểm tra trạng thái chứng khoán ở dạng hiện vật của mình trên cơ sở hàng quý. Mỗi năm một lần công ty môi giới kế toán độc lập phải tiến hành kiểm tra toàn bộ, bao gồm tất cả tài khoản của khách hàng, những trạng thái không thực hiện được. Trong cả hai loại kiểm tra trên, toàn bộ các tờ chứng khoán phải được đếm lại, hoặc được xác minh trên sổ sách và kết quả phải được đối chiếu với hồ sơ chứng khoán.

6. Bộ phận kế toán tiền mặt

Ngoài việc cân đối toàn bộ những luân chuyển chứng khoán, công ty còn phải cân đối toàn bộ việc luân chuyển tiền mặt. Những luân chuyển tiền mặt bao gồm: các khoản nhận và trả cho khách hàng, cho những công ty môi giới khác, cho ngân hàng, trung tâm lưu chuyển chứng khoán, các trung tâm thanh toán bù trừ và các bút toán trên tài khoản giữa các công ty. Với những luân chuyển chứng khoán, mỗi bút toán ghi Nợ phải cân đối và bù đắp với một bút toán ghi Có và ngược lại.

Hàng ngày, công việc của bộ phận kế toán tiền mặt gồm những bút toán sau:

 Những giao dịch thanh toán với các công ty môi giới khác

 Khách hàng gửi tiền vào tài khoản của họ

 Khách hàng rút tiền khỏi tài khoản của mình

 Tất toán một trạng thái không nhận được

 Tất toán một trạng thái không giao được

Hàng tuần, bộ phận kế toán phải tính được số tiền thanh toán là bao nhiêu. Hàng tháng phải tính toán khoản thu tiền lãi từ khách hàng trên các khoản dư Nợ, đồng thời ghi Có tiền lãi của khách hàng có tiền mặt trên tài khoản của mình đang đợi đầu tư, thực hiện thanh toán các chi phí thường kỳ như điện thoại, tiền điện. Định kỳ 6 tháng, bộ phận kế toán tiền mặt phải xác định tiền lãi do người phát hành các chứng khoán nợ trả cho chủ nợ và tiền lãi thu của khách hàng trên những công cụ cho vay quá hạn.

7. Bộ phận quản ký thu nhập chứng khoán

Chức năng của bộ phận quản lý thu nhập của chứng khoán là bảo đảm cho các khách hàng của công ty môi giới nhận được số tiền cổ tức hoặc lãi trái phiếu khi đến hạn. Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo rằng những khoản tiền hoặc chứng khoán khách hàng nợ công ty môi giới khi đến kỳ trả lãi hay cổ tức sẽ được công bố trả. Khi công ty môi giới nhận được séc trả cổ tức, thì công việc của bộ phận quản lý thu nhập của chứng khoán là

kiểm tra tờ séc có ghi đúng số tiền hay không, và tài khoản của khách hàng có được ghi chính xác hay không.

8. Bộ phận quản lý các tài khoản mới

Phòng quản lý các tài khoản mới có nhiệm vụ theo dõi đảm bảo các tài khoản được mở một cách hợp lệ. Tuỳ theo mong muốn của khách hàng mà công ty môi giới có thể mở cho khách hàng tài khoản như:

Tài khoản tiền mặt cá nhân: là loại tài khoản đơn giản nhất, trong đó chỉ thực hiện các giao dịch tiền mặt và mang tên của chủ tài khoản.

Tài khoản bảo chứng: trên thực tế, tài khoản bảo chứng cũng giống như tài khoản tín dụng. Khách hàng gửi một phần tiền mặt trong tổng số tiền mua chứng khoán của mình, sau đó công ty môi giới sẽ cho vay số tiền còn lại.

Tài khoản chung: là một tài khoản trong đó hai cá nhân, theo thỏa thuận pháp lý có thể thực hiện các giao dịch. Nó có thể là tài khoản tiền mặt hoặc tài khoản bảo chứng.

Tài khoản ủy quyền pháp nhân: để người được ủy quyền có thể hoạt động, người chủ tài khoản phải nộp một giấy ủy quyền pháp nhân. Thông thường, đối với những tài khoản hoạt động dưới hình thức ủy quyền pháp nhân, công ty môi giới phải lưu giữ chứng từ sau:

 Các chứng từ thông thường của chủ tài khoản

 Giấy ủy quyền pháp nhân của chủ tài khoản

 Một phiếu thông báo tài khoản mới do người có giấy ủy quyền pháp nhân kê khai.

Tài khoản công ty: là tài khoản của một công ty công ty cổ phần được phép mua và bán chứng khoán. Do công ty cổ phần là một pháp nhân nên công ty môi giới phải nắm rõ ai là người được ủy quyền thay mặt công ty đó.