Khác Biệt Về Thời Gian Và Địa Điểm Triệu Tập Hội Nghị

232 khoản 3). Bản sao các tài liệu kế toán và báo cáo kiểm toán sẽ được đính kèm với thông báo triệu tập Đại hội cổ đông thường niên (Điều 283 khoản 2).

Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 quy định thời hạn gửi thông báo ít nhất là 7 ngày trước khi diễn ra cuộc họp nhưng cũng chỉ quy định chung chung về các tài liệu phải gửi kèm theo trong giấy triệu tập. Ngoài ra việc gửi thông báo mời họp cũng được công bố trên trang tin điện tử (nếu công ty có) nhưng vẫn phải gửi thông báo mời họp đến các cổ đông (Điều 100). Như vậy, rõ ràng là ta cũng đang áp dụng việc điện tử hoá trong giải quyết các công việc của công ty nhưng chưa thực sự được cởi mở như các quy định trong luật của Nhật Bản, âu cũng là do trình độ tin học của các công ty nước ta vẫn còn chưa có sự đồng đều.

1.3. Khác biệt về thời gian và địa điểm triệu tập hội nghị

Thời gian được quy định rõ trong Bộ luật Thương mại Nhật Bản năm 2002 là không được vượt quá 3 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính cho đến khi tiến hành họp Đại hội cổ đông. Đại hội cổ đông trừ trường hợp được quy định khác trong bản Điều lệ thành lập, sẽ được tiến họp hành tại nơi có trụ sở chính của công ty hoặc là một địa điểm ở gần đó (Điều 233, Điều 498 khoản 1.17).

Theo luật Doanh nghịêp Việt Nam 2005, đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính, địa điểm họp không quy định rõ ràng mà chỉ bắt buộc là trên lãnh thổ Việt Nam.

1.4. Khác biệt về người điều hành

Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, cuộc họp Đại hội cổ đông được điều hành bởi Chủ tịch. Chủ tịch của cuộc họp sẽ được bầu chọn tại cuộc họp trừ khi có quy định khác trong bản Điều lệ thành lập. Hầu hết các công ty của Nhật Bản đều quy định trong bản Điều lệ công ty là Giám đốc đại diện của công ty sẽ là Chủ tịch của cuộc họp (Điều 237-4). Chủ tịch sẽ duy trì trật tự của cuộc họp và sắp xếp các đề nghị. Diễn biến của cuộc họp đại hội cổ đông

phải được ghi lại bằng văn bản (Điều 244 khoản 1). Các văn bản phải bao gồm nội dung cơ bản của cuộc họp và kết quả của nó. Các Giám đốc tham dự cũng như là Chủ tịch phải ký tên vào biên bản họp hội nghị (Điều 244 khoản 3). Giám đốc phải giữ các văn bản này trong vòng 10 năm tại trụ sở chính và một bản copy (trong vòng 5 năm) tại mỗi chi nhánh công ty (Điều 244 khoản 5).

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 89 trang tài liệu này.

Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005, chủ toạ cuộc họp là Chủ tịch hội đồng quản trị nếu cuộc họp đó do Hội đồng quản trị triệu tập, trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm chủ toạ cuộc họp, trường hợp không có người có thể làm chủ toạ thì thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao nhất điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ toạ cuộc họp trong số những người dự họp và người có số phiếu cao nhất sẽ làm chủ toạ cuộc họp. Nhưng trong trường hợp mà không phải do Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thì người ký tên triệu tập họp Đại hội cổ đông điều khiển để Đại hội cổ đông bầu chủ toạ cuộc họp và người có số phiếu cao nhất làm chủ toạ cuộc họp (Điều 103). Có thể nói điều này là một tiến bộ của Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 do việc thay vì chủ toạ cuộc họp luôn luôn là Chủ tịch hội đồng quản trị thì bây giờ các thành viên khác ngoài việc có quyền triệu tập cuộc họp khi cần thiết còn có quyền chủ toạ cuộc họp để nói lên tiếng nói của bản thân mình và của nhóm người mình đại diện. Về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, diều 106 quy định rằng nó phải lập bằng tiếng Việt (có thể cả bằng tiếng nước ngoài) với hiệu lực pháp lý ngang nhau, phải có 8 nội dung chủ yếu và phải lưu giữ tại trụ sở chính của công ty nhưng không quy định rõ thời gian lưu trữ là bao nhiêu.

1.5. Khác biệt về các vấn đề được quyết định và phương thức quyết định tại Đại hội cổ đông

Về các vấn đề được đưa ra quyết định tại Đại hội cổ đông, theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản ta có thể chia thành các loại quyết định như sau:

 Quyết định thông thường: như chỉ định Giám đốc và các Kiểm toán viên; chỉ định và thải hồi người thanh toán; quyết định số tiền thù lao cho các Giám đốc, Kiểm toán viên hoặc người thanh toán; thông qua tài liệu kế toán... Một quyết định thông thường được thông qua bằng đa số biểu quyết của các cổ đông có mặt(Điều 239 khoản 1). Cổ đông có thể thực hiện quyền biểu quyết của mình thông qua người đại diện miễn là việc đại diện này phải được cổ đông nói trên thông báo cho công ty (Điều 239 khoản 2). Cũng cần nhận thấy là cổ đông có thể biểu quyết bằng văn bản hoặc bằng hình thức điện từ trong một số trường hợp có sự cho phép của Ban giám đốc và phải được cơ quan có thẩm quyền là toà án quyết định(Điều 293-2, 293-3). Đây có thể là một phương cách hơi táo bạo nhưng cũng có cái hay mà chúng ta nên xem xét để áp dụng vào Việt Nam. Số lượng đại biểu cần thiết có thể thay đổi bằng việc quy định trong Điều lệ thành lập công ty. Vì vậy, rất nhiều công ty Nhật Bản quy định trong bản Điều lệ thành lập công ty là số đại biểu quy định cho việc thông qua quyết định là không cần thiết, và một quyết định thông thường có thể được thông qua bằng đa số biểu quyết của các cổ đông có mặt. Tuy nhiên, số đại biểu cần thiết để biểu quyết không thể giảm xuống ít hơn 1/3 tổng số cổ phiếu bằng việc quy định trong bản Điều lệ cho quyết định chỉ định Giám đốc và Kiểm toán viên.

 Quyết định đặc biệt: như việc sửa đổi bản Điều lệ; chuyển nhượng toàn bộ hoặc một phần quan trọng của việc kinh doanh của công ty; ký kết sửa đổi cho thuê toàn bộ công việc kinh doanh; các hành vi mà sẽ làm thay đổi hoặc ngừng các hợp đồng về việc uỷ thác công việc kinh doanh của công ty cho một bên khác hoặc đề nghị chia sẻ lợi nhuận và lỗ đối với một bên khác (bao gồm cả các hợp đồng tương tự); hợp đồng làm trong vòng 2 năm kể từ khi công ty được thành lập để đạt được việc tiếp tục sử dụng vào công việc kinh

doanh của công ty các tài sản tồn tại trước khi thành lập công ty và có giá trị là 5% hoặc hơn trong tổng số vốn; cách chức có nguyên nhân hoặc không nguyên nhân một Giám đốc hoặc một Kiểm toán viên theo luật trước khi kết thúc nhiệm kỳ của anh ta; phát hành cổ phiếu mới (hoặc trái phiếu có quyền đăng ký mua trước cổ phiếu mới hoặc trái phiếu có thể chuyển đổi) tại giá có lợi cho người khác mà không phải là cổ đông của công ty; giải thể công ty; chấp nhận hợp nhất công ty... Một quyết định đặc biệt được thông qua khi có hơn 2/3 số biểu quyết tán thành của các cổ đông có mặt mà những người này đang nắm giữ hơn 1/2 tổng số cổ phiếu đã phát hành tại thời điểm đó. Số lượng đại biểu cần thiết cho quyết định này không thể được giảm xuống theo như quy định trong bản Điều lệ.

 Các quyết định ngoại lệ khác: quyết định đòi hỏi số phiếu biểu quyết của cổ đông nắm giữ ít nhất 2/3 của tổng số cổ phiếu, nó bao gồm việc miễn trách nhiệm của một Giám đốc về những tổn thất gây ra cho công ty do một giao dịch được tiến hành bởi một Giám đốc với công ty nhân danh anh ta hoặc nhân danh người thứ ba; quyết định đòi hỏi số phiếu biểu quyết của hơn 1/2 cổ đông mà các cổ đông này nắm giữ ít nhât 2/3 trong tổng số cổ phiếu đã phát hành và cổ phiếu nổi bật về việc a) Sửa đổi bản Điều lệ thành lập công ty để hạn chế việc chuyển nhượng cổ phiếu và b) Tổ chức lại, chuyển công ty sang hình thức công ty TNHH; nếu là quyết định để miễn trách nhiệm cho Giám đốc ngoài việc trên thì phải có sự đồng ý của tất cả các cổ đông bao gồm cả cổ đông không có phiếu bầu.

Quyền hạn của Đại hội cổ đông đã được mở rộng hơn trong Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 nhưng vẫn không được cụ thể như trong Bộ luật Thương mại Nhật Bản. Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp 2005 của Việt Nam có quy định việc triệu tập Đại hội cổ đông nếu lần 1 không tiến hành được thì có thể triệu tập tiếp lần 2, lần 3. Việc thông qua quyết định của Đại hội cổ đông được chia ra thành 3 loại: đối với quyết định bình thường cần ít

nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết chấp thuận của số cổ đông dự họp, đối với quyết định đặc biệt (quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty ...) thì tỷ lệ này là 75% nếu Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.

Các quyết định của Đại hội cổ đông có ảnh hưởng quan trọng tới rất nhiều các vấn đề có liên quan cho nên Bộ luật Thương mại Nhật Bản năm 2002 cũng như Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005 có quy định, tuỳ theo mức độ của sự vi phạm, các lý do để yêu cầu Toà án hay Trọng tài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hội cổ đông và thời gian tiến hành là 90 ngày. Chỉ có cổ đông, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát và thành viên Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần ở Việt Nam) mới có quyền này.

2. Khác biệt về các quy định liên quan đến Ban giám đốc

2.1. Địa vị, quyền hạn của Ban giám đốc

Thay vì có Hội đồng quản trị như của Việt Nam, tại Nhật Bản, Ban giám đốc (bao gồm tất cả các Giám đốc) là những người sẽ quản lý các công việc của công ty và đồng thời giám sát việc thi hành nhiệm vụ của các Giám đốc. Ban giám đốc sẽ giải quyết những vấn đề về công việc hành chính của công ty, những vấn đề khác với những vấn đề được quyết định tại Đại hội cổ đông, theo Luật Thương mại hoặc theo Điều lệ công ty.

Ban giám đốc có thẩm quyền để giải quyết những vấn đề sau theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản năm 2002: Quyết định chia nhỏ cổ phiếu (Điều 218 khoản 1); Chuyển đổi giữa cổ phiếu có ghi giá trị với cổ phiếu không ghi giá trị (Điều 213 khoản 1); Chỉ định Giám đốc đại diện (Điều 261 khoản 1); Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông (Điều 231); Tán thành giao dịch mang tính cạnh tranh của Giám đốc (Điều 264 khoản 1); Tán thành giao dịch xung đột với lợi ích của công ty (Điều 265 khoản 1); Phát hành cổ phiếu mới (Điều

280); Tán thành các sổ sách kế toán (Điều 281 khoản 1); Tạo quĩ dự trữ từ số vốn hiện có (Điều 293 khoản 3 ); Phát hành trái phiếu, trái phiếu có thể chuyển đổi hoặc trái phiếu với quyền được đặt mua cổ phiếu mới (Điều 296, Điều 341 khoản 2.2 và Điều 341 khoản 8.2). Ban giám đốc không thể cho phép một Giám đốc quyết định các vấn đề sau mà không có quyết định của Ban giám đốc (Điều 260): Bán và tiếp quản tài sản quan trọng; Vay mượn một số tiền lớn; Chỉ định hoặc thải hồi nhân viên quan trọng như nhà quản lý; Thành lập thay đổi và giải thể các cơ quan quan trọng của công ty như một chi nhánh; Các công việc hành chính quan trọng khác.

Ban Giám đốc sẽ giám sát việc các Giám đốc thi hành nhiệm vụ của mình (Điều 260-2). Quyền này của Ban giám đốc không chỉ giám sát tính hợp pháp chính thống mà còn giám sát cả tính đầy đủ thích hợp. Để việc giám sát được tiến hành một cách hiệu quả thì Giám đốc sẽ báo cáo cho Ban giám đốc những việc điều hành quan trọng ít nhất 3 tháng một lần hoặc nhiều hơn. Ban Giám đốc sẽ giải quyết các vấn đề được ghi trong Bộ luật Thương mại, và những vấn đề khác ngoài Bộ luật Thương mại và Điều lệ công ty mà không được quyết định tại Đại hội cổ đông.

2.2. Cuộc họp của Ban giám đốc

Cuộc họp Ban giám đốc sẽ có thể được triệu tập bởi bất kỳ Giám đốc nào, trừ phi Ban giám đốc đã chỉ định một giám đốc đảm nhiệm việc triệu tập này (Điều 259 ). Tuy nhiên, thậm chí ngay cả trong trường hợp đã quy định như trên thì một Giám đốc khác cũng có thể yêu cầu triệu tập Ban giám đốc bằng cách đệ trình tài liệu có ghi những vấn đề thuộc đối tượng của cuộc họp đó (Điều 259). Kiểm soát viên có thể yêu cầu triệu tập Ban giám đốc trong các trường hợp cụ thể được quy định trong Bộ luật Thương mại (Điều 259).Về việc triệu tập cuộc họp Ban giám đốc, thông báo triệu tập phải được

gửi đến mỗi Giám đốc và mỗi Kiểm soát viên ít nhất một tuần trước ngày diễn ra cuộc họp. Tuy nhiên thời hạn này có thể được rút ngắn bởi quy định trong Điều lệ thành lập công ty (Điều 259-2). Khi có được sự đồng ý của tất cả các Giám đốc và các Kiểm toán viên, cuộc họp của Ban giám đốc có thể tổ chức không theo các thủ tục thông thường của việc triệu tập (Điều 259-2).

Quyết định của Ban giám đốc được thông qua bằng đa số biểu quyết của những Giám đốc có mặt mà số lượng của họ hợp thành đa số (Điều 260). Tuy nhiên, các điều kiện này có thể được quy định khắt khe hơn trong Điều lệ thành lập công ty (Điều 260). Không giống như quyết định tại Đại hội cổ đông, quyết định của Ban giám đốc không thể bỏ phiếu bằng uỷ quyền. Một Giám đốc có những quyền lợi đặc biệt liên quan đến quyết định của Ban giám đốc sẽ không được tham gia vào việc ra quyết định (Điều 260). Số lượng Giám đốc không được tham gia vào việc ra quyết định sẽ không được tính vào số lượng Giám đốc cần thiết để quyết định vấn đề (Điều 260). Khi Ban giám đốc quyết định các vấn đề như “giao dịch cạnh tranh” hoặc là “giao dịch mâu thuẫn với lợi ích của công ty” thì giám đốc đó được coi là người có những quyền lợi đặc biệt. Diễn biến cuộc họp của Ban Giám đốc phải được ghi lại bằng văn bản (Điều 260-4). Các văn bản phải bao gồm nội dung cơ bản của quá trình tiến hành cuộc họp và kết quả của cuộc họp. Các Giám đốc và Kiểm soát viên tham dự phải ký tên vào biên bản (Điều 260-4). Các Giám đốc sẽ lưu giữ các văn bản trong vòng 10 năm tại trụ sở chính của công ty (Điều 260-4). Không giống Đại hội cổ đông, các sai lầm trong quyết định của Ban giám đốc sẽ làm mất hiệu lực các quyết định đó.

2.3. Giám đốc

 Chỉ định Giám đốc: Các Giám đốc sẽ được chỉ định hoặc bị cách chức theo quyết định của Đại hội cổ đông (Điều 254 khoản 1, Điều 257 khoản 1 và 2). Một công ty cần có ít nhất 3 giám đốc (Điều 255). Tên của các Giám đốc phải được đăng ký (Điều 188 khoản 2.7). Trừ phi được quy định trong Điều

lệ, một cổ đông có thể yêu cầu rằng việc bầu cử 2 hoặc nhiều hơn Giám đốc sẽ được tiến hành bởi việc bỏ phiếu tích luỹ (Điều 256-3). Khi có một yêu cầu như vậy, mỗi cổ đông sẽ nhận được các phiếu bầu bằng với số Giám đốc cần bầu. Trong trường hợp này một cổ đông có thể dồn tất cả số phiếu của mình cho một người hoặc có thể bầu cho 2 hoặc nhiều hơn ứng cử viên (Điều 256- 3). Yêu cầu này phải được làm bằng văn bản ít nhất là 5 ngày trước ngày diễn ra Đại hội cổ đông (Điều 256-3). Nói chung, hầu hết các công ty Nhật Bản đều loại trừ việc bỏ phiếu tích luỹ này bằng một quy định trong bản Điều lệ.

Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam năm 2005, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty ( nếu Điều lệ công ty không quy định Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty). Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.

 Tư cách: Theo Bộ luật Thương mại Nhật Bản, Giám đốc công ty không bắt buộc phải là cổ đông, nhưng một Kiểm soát viên không thể đồng thời làm Giám đốc của công ty hoặc là công ty con của nó. Những người dưới đây không thể trở thành Giám đốc của công ty: người không có trình độ hoặc hầu như không có trình độ; người bị tuyên bố phá sản nhưng chưa được khôi phục lại; Người bị kết án vì một tội đã được quy định trong Bộ luật Thương mại, luật về những ngoại lệ đặc biệt của Bộ luật Thương mại về kiểm soát công ty cổ phần, luật công ty TNHH mà đối với người đó chưa hết hạn 2 năm kể từ ngày thi hành án hoặc chứng minh được là không phải thi hành; Người đã bị kết án hình phạt nặng hơn hình phạt cầm tù về tội khác với tội quy định trong điểm trên mà đối với người đó việc thi hành án chưa kết thúc hoặc chứng