Tổ Chức Vận Dụng Hệ Thống Tài Khoản Kế Toán

b, Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu do chế độ kế toán quy định trong đó hầu hết là các mẫu hướng dẫn, chỉ trừ một số mẫu biểu là bắt buộc. Vì vậy khi tổ chức hệ thống chứng từ sử dụng trong doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn số lượng chứng từ có sẵn trong danh mục (Bảng 1.1) để thiết kế và sử dụng theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.

Đối với những chứng từ bắt buộc, Nhà nước đã tiêu chuẩn hóa về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập,… thì đơn vị không được tự ý điều chỉnh mẫu biểu. Chẳng hạn Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn giá trị gia tăng,…

Đối với chứng từ kế toán hướng dẫn, đây là những chứng từ Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, đơn vị có thể thêm, bớt theo đặc thù quản lý của mình. Tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán. Ví dụ: Giấy đề nghị tạm ứng; Phiếu xuất vật tư theo hạn mức,…

Khi đã lựa chọn số lượng thích hợp và thiết kế lại những mẫu biểu chứng từ (nếu có, đối với chứng từ hướng dẫn), người đứng đầu phòng kế toán, trình lãnh đạo đơn vị duyệt và ban hành để sử dụng trong toàn đơn vị.

Lập chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than, phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán 3, tr12.

Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không cần đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được ủy quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được ủy quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt;

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

Đối với các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội

dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ… Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

1.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

a, Hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam

Hệ thống tài khoản kế toán được quy định chung cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nên doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu và khả năng quản lý để lựa chọn các tài khoản phù hợp và sử dụng chúng đúng theo các quy định về ghi chép trong từng tài khoản. Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn thì áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ- BTC, ngày 20/3/2006 và đã được sữa đổi theo thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009 của Bộ Tài chính. Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thì áp dụng hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC, ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.

Theo Nghị định 90/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 23/11/2001 về "Chương trình trợ giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa" đã xác định doanh nghiệp có số vốn đăng ký dưới 10 tỷ đồng hoặc số lượng lao động trung bình hàng năm dưới 300 người được coi là doanh nghiệp nhỏ và vừa.

b, Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Do chế độ kế toán hiện hành đã chia đối tượng sử dụng hệ thống tài khoản theo quy mô về vốn và nguồn lao động trong doanh nghiệp. Cho nên khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị, kế toán cần phải:

(1) Dựa vào quy mô về vốn và nguồn lao động trong doanh nghiệp để lựa chọn hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20/3/2006 và đã được sữa đổi theo thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2009, của Bộ Tài chính hay hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính.

(2) Từ hệ thống tài khoản doanh nghiệp sẽ áp dụng, kế toán tiến hành lựa chọn tài khoản nào sẽ được doanh nghiệp sử dụng.

(3) Từ số lượng tài khoản sử dụng đã chọn lựa, kế toán tiến hành thiết kế chi tiết hệ thống tài khoản cho đơn vị.

1.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

a, Các hình thức kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. Theo hướng dẫn của Chế độ kế toán hiện hành thì doanh nghiệp có thể tổ chức hệ thống sổ kế toán theo 1 trong 5 hình thức kế toán như sau:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Sổ Nhật ký đặc biệt

- Hình thức kế toán Nhật ký chung (Sơ đồ 1.5)

Chứng từ kế toán

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ CÁI

Bảng cân đối số phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.5:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ quỹ

Chứng từ kế toán

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái ( Sơ đồ 1.6)

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.6:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Sơ đồ 1.7 )

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ quỹ

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ Cái

Bảng cân đối số phát sinh

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.7:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ

- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Sơ đồ 1.8)

Bảng kê

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Sổ Cái

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.8:

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ

- Hình thức kế toán trên máy vi tính (Sơ đồ 1.9)

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

SỔ KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp

- Sổ chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

MÁY VI TÍNH

Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy

b, Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và hình thức kế toán

Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng là do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán và tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Tuy nhiên, khi đã lựa chọn hình thức kế toán nào thì doanh nghiệp phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó về các mặt số lượng và kết cấu của các loại sổ, mối quan hệ và sự kết hợp của các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, các hình thức kế toán có thể áp dụng là Nhật ký sổ cái hoặc Nhật ký chung.

Đối với doanh nghiệp vừa, các hình thức kế toán có thể áp dụng là Nhật ký sổ cái (nếu số lượng tài khoản sử dụng ít, thường 20 tài khoản), hoặc sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ.

Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn, các hình thức kế toán có thể áp dụng là Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ.

Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán thì tùy thuộc vào phần mềm của đơn vị thiết kế, có thể sử dụng một trong các hình thức kế toán như Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ hay Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, nhằm thuận tiện và đơn giản nhất khi thiết kế phần mềm kế toán, các nhà sản xuất thường chọn hình thức Nhật ký chung.

Sau khi đã chọn lựa hình thức kế toán phù hợp, doanh nghiệp xác lập hệ thống sổ kế toán trong mỗi hình thức để sử dụng (xem danh mục Sổ kế toán tại Bảng 1.2).

Bảng 1.2: Danh mục sổ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp

Số TT

Tên sổ	Ký hiệu	Hình		thức kế toá	n
Tên sổ	Ký hiệu	NKC	NKSC	CTGS	NKCT
1	2	3	4	5	6	7
01	Nhật ký - Sổ Cái	S01-DN	-	x	-	-
02	Chứng từ ghi sổ	S02a-DN	-	-	x	-
03	Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ	S02b-DN	-	-	x	-
04	Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ)	S02c1-DN	-	-	x	-
		S02c2-DN			x
05	Sổ Nhật ký chung	S03a-DN	x	-	-	-