Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Vừa Tập Trung Vừa Phân Tán

Trường hợp doanh nghiệp không nối mạng nội bộ (WAN) giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc (Sơ đồ 3.5)

Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán

Kế toán TSCĐ

Kế toán tiền lương

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

Kế toán

………

Máy tính bộ phận kế toán tổng hợp đơn vị trực thuộc

Kế toán trưởng

Bộ phận tài chính

Bộ phận kiểm tra kế toán

Bộ phận

…

Bộ phận kế toán các nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị

Trung tâm máy tính kế toán tổng hợp toàn DN

B/cáo bằng văn bản: Giấy, E-mail định kỳ

Trưởng phòng kế toán đơn vị trực thuộc

Sơ đồ 3.5: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

(Không nối mạng máy tính giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc)

Định kỳ các đơn vị trực thuộc phải lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, các tài liệu cho phòng kế toán trung tâm, sau đó bộ phận tổng hợp ở phòng kế toán trung tâm phải nhập số liệu thủ công vào máy tính ở trung tâm.

Chính vì vậy, việc tổng hợp số liệu và lập báo cáo ở toàn đơn vị sẽ bị chậm, hạn chế đến việc kiểm tra, chỉ đạo của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn đơn vị. Mô hình tổ chức theo sơ đồ 3.6.

Tổ chức bộ máy kế toán theo phương thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán (Sơ đồ 3.6)

Theo hình thức này là sự kết hợp của 2 hình thức trên: ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm, ở các đơn vị phụ thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ mức độ cao thì tổ chức kế toán riêng; còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ, không có khả năng quản lý độc lập thì không phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ và không cho tổ chức công tác kế toán riêng mà ở đó chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu.

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm:

+ Thực hiện công tác kế toán phát sinh ở đơn vị chính và các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng;

+ Hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc;

+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng gửi đến và lập báo cáo kế toán tổng hợp toàn đơn vị (Tổng công ty…);

+ Thực hiện công tác tài chính, thống kê toàn đơn vị.

Nhiệm vụ kế toán ở đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng: Các đơn vị trực thuộc này có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình, công tác tài chính, thống kê và định kỳ lập gửi các báo cáo về phòng kế toán trung tâm. Trong điều kiện tổ chức mạng máy tính (WAN) thì việc cung cấp số liệu và báo cáo được thực hiện trên mạng từ máy tính của phòng kế toán trực thuộc về máy tính của kế toán tổng hợp tại phòng kế toán trung tâm; trường hợp không nối mạng (WAN) giữa trung tâm với các phòng kế toán đơn vị trực thuộc thì tính kịp thời báo cáo của toàn đơn vị phụ thuộc vào việc cung cấp báo cáo, tài liệu của các đơn vị trực thuộc cũng như việc nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu ở phòng kế toán trung tâm.

Kế toán trưởng

Bộ phận tài chính, kiểm tra kế toán

Bộ phận kế toán vốn bằng tiền, thanh toán

Bộ phận kế toán tiền lương

Bộ phận kế toán…

Trung tâm máy tính kế toán tổng hợp toàn DN

Nhân viên kinh tế các bộ phận trực thuộc không tổ chức kế toán riêng

Trưởng phòng KT đơn vị trực thuộc

Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán

Kế toán Mua hàng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền lương

Kế toán

….

Trung tâm máy tính kế toán tổng hợp đơn vị trực thuộc

Sơ đồ 3.6: Tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Nhiệm vụ của các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc không được tổ chức công tác kế toán riêng: Hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ ban đầu, xử lý một phần công việc kế toán (nếu được phép), và định kỳ gửi chứng từ, tài liệu phòng kế toán trung tâm. Phần lớn các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc không được nối mạng máy tính mà họ có thể sử dụng máy tính cá nhân để hỗ trợ thêm cho công tác thu thập, xử lý chứng từ ban đầu và lập báo cáo thống kê theo định kỳ. Mô hình tổ chức như sơ đồ 3.6.

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu

3.2.2.1 Hoàn thiện kế toán tính trị giá hàng hóa

a) Tính trị giá hàng hóa nhập kho: Đối với hàng hóa mua ngoài nhập kho: Giá nhập kho bao gồm gia mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, lưu kho, lưu bãi…trong quá trình mua hàng. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.

Như vậy thiết kế chương trình lập dữ liệu lập trình viên phải thiết kế cho người nhập liệu có thể nhập liệu 2 bước:

Bước 1: Nhập hàng hóa theo giá mua;

Bước 2: Nhập thông tin khác còn lại để tính ra đơn giá mua nhập kho như cộng các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, trong quá trình mua hàng và các chi phí có liên quan trực tiếp khác. Theo chế độ kế toán Việt Nam thì giá mua hàng hóa, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT không được khấu trừ thì được hạch toán vào TK 156 (1561) -“Giá mua hàng hóa”. Các khoản chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho bãi, chi phí vận chuyển, các khoản hao hụt … thì được hạch toán vào TK 156(1562) – “Chi phí thu mua hàng hóa”. Sau đó chương trình sẽ tự động tính ra đơn giá nhập kho và chuyển số liệu sang cơ sở dữ liệu của hàng nhập kho.

b) Tính giá hàng xuất kho: Việc tính giá hàng xuất kho, có thể áp dụng một trong bốn phương pháp tính giá trị hàng xuất kho theo quy định trong chuẩn mực kế toán số 02-“Hàng tồn kho” [2], [47] đó là: Phương pháp bình quân gia quyền; phương pháp nhập trước xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước; phương pháp giá đích danh.

Đối với hàng hóa thì chi phí thu mua được tập hợp trên TK 156(1562), đồng thời phải phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tùy thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán.

Như vậy thiết kế cho mô-đun hàng hóa lập trình viên phải thiết kế đầy đủ để người sử dụng có thể lựa chọn được một trong các phương pháp tính giá nhập kho, xuất kho theo quy định của chế độ kế toán ban hành.

Mục tiêu của việc quản lý và hạch toán hàng hóa, hàng mua đang đi trên dường, hàng gửi bán phải đảm bảo:

Thông tin đầu vào:

- Các hóa đơn chứng từ mua hàng hóa;

- Phiếu nhập kho/xuất kho; …..

Thông tin đầu ra:

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hóa

- Thẻ kho;

- Sổ chi tiết hàng hóa

- Nhật ký mua hàng

- Các sổ kế toán chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp đối với hàng hóa.

Mô đun kế toán bán hàng (sale)

Mô đun này có chức năng nhập liệu thông tin bán hàng như bán hàng cho đối tượng nào, chủng loại mặt hàng và lập hóa đơn bán hàng. Thông tin ban đầu của mô dun này là sổ chi tiết doanh thu, sổ nhật ký bán hàng, bảng kê hàng hóa bán ra(dùng cho khai thuế GTGT ). Đồng thời thông tin tư mô đun này cũng là cơ sở cho việc lập sổ cái của các tài khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu, và thuế GTGT đầu ra, sổ chi tiết thanh toán với người bán và các báo cáo quản trị khác phục vụ cho công tác kế toán quản trị như báo cáo doanh thu theo khu vực, theo khách hàng, báo cáo phân tích doanh thu theo hàng hóa, nhóm hàng hóa,.…

Nhìn chung các phần mềm kế toán của các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng khá tốt, tuy nhiên cần lưu ý một số vấn đề khi thiết kế mô đun này cần hổ trợ thêm một số chức năng sau:

Thứ nhất, tự động tìm trong danh mục hàng đưa ra giá bán khi người mua đến chọn hàng, các chính sách bán hàng nếu người sử dụng muốn sử dụng thì sẽ xuất hiện ngay trên màn hình nhập liệu, chẳng hạn như chính sách chiết khấu, khuyến mãi, giảm giá, hàng tặng kèm, giới hạn số tiền nợ.

Thứ hai, Trên bảng cân đối kế toán đối với các khoản nợ phải thu hay phải trả đều yêu cầu tách ra nợ trong nước, nợ nước ngoài, lại tiếp tục tách ra nợ ngắn hạn và nợ dài hạn. Như vậy, để quản lý được hai loại nợ thì phải có tiêu thức phân biệt

là phải có thêm thông tin về thời hạn thanh toán, căn cứ vào thời hạn thanh toán so với thời điểm lập báo cáo tài chính chúng ta sẽ phải phân biệt được các khoản phải thu ngắn hạn hoặc dài hạn. Mặt khác đây cũng là yếu tố cơ bản để lập các báo cáo về tuổi nợ, nợ đến hạn, nợ quá hạn… phục vụ cho yêu cầu kế toán quản trị.

Thứ ba, Vấn đề hổ trợ để lập bảng kê số lượng hàng hóa bán ra nhằm mục đích cho việc lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng [5], [20], Tác giả xin đề xuất kiến nghị: Khi nhập liệu hóa đơn bán hàng, phần mềm phải cho phép nhận đủ các thông tin để lập các bảng kê hàng hóa bán ra theo mẫu quy định. Sau khi lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác kế toán thì phải tách ra thêm một mẫu tin để đưa vào cơ sở dữ liệu cho việc lập bảng kê hàng hóa đã bán. Trong phân hệ này lập trình viên phải thiết kế thêm các chức năng như: i) Tạo lập bảng kê thuế GTGT đẩu ra hay kết chuyển thuế GTGT sang các phần mềm chuyên lập tờ khai khác, ví dụ: phần mềm 2.0 chuyên lập tờ khai thuế do Tổng Cục thuế phát hành miễn phí cho các doanh nghiệp.

ii) In các sổ sách có tính chất đắc thù của thuế GTGT như: Sổ theo dõi thuế GTGT, sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại, sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm...

Thứ tư, các báo cáo quản trị bán hàng: Mặc dù đối với các doanh nghiệp có thông tin về quản lý bán hàng là khá quan trọng đối với nhà quản lý, vì vậy trong mô đun này phải thiết kế tối thiểu để có các báo cáo kế toán quản trị như báo cáo doanh thu theo khu vực, nhóm hàng hóa, mặt hàng, đồ thị doanh thu,…Để có những báo cáo này, lập trình viên phải thiết kế sao cho người nhập liệu khi có nhu cầu sử dụng đến những chức năng nào thì đưa thông tin vào và có thể in ra được các báo cáo cơ bản trên.

Như vây, mô đun kế toán bán hàng cần phải đạt các mục tiêu là: quản lý và hạch toán doanh thu của hàng bán (trong nước và xuất khẩu) và cần những thông tin đầu vào nào: i) Đơn đặt hàng; ii) các chính sách bán hàng; iii) Hóa đơn bán hàng.

Và những thông tin đầu ra ra nào? i) Sổ chi tiết bán hàng; ii) Nhật ký bán hàng (theo hình thức nhật ký chung); iii) sổ kế toán chi tiết(doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu); iv) theo dõi thuế GTGT; v) Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại; vi) sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm; vii) các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về doanh thu và thu nhập khác.

3.2.2.2 Hoàn thiện kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh

Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh thu các doanh nghiệp cần phải tổ chức kế toán chi tiết từng loại doanh thu theo tài khoản:

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;

- Doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia;

- Doanh thu kinh doanh bất động sản;

- Thu nhập khác;

Căn cứ vào phương thức bán hàng doanh thu còn được chia thành:

- Doanh thu bán hàng thu tiền ngay;

- Doanh thu bán hàng trả chậm, trả góp;

- Doanh thu bán hàng đại lý (ký gửi);

- Doanh thu chưa thực hiện (nhận trước);

- Doanh thu hoạt động tài chính.

Ngoài ra căn cứ vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp mà doanh thu còn được chia thành doanh thu bán ra ngoài, doanh thu tiêu thụ nội bộ, doanh thu xuất khẩu và doanh thu nội địa.

Việc tổ chức kế toán quản trị doanh thu cần được tiến hành trên các TK kế toán chi tiết. Các TK kế toán quản trị doanh thu có thể được mã hóa liên tiếp theo thứ bậc hình cây doanh thu các loại hàng hóa:

xxx