Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam

Thứ hai, Bảo vệ chống các truy nhập trái phép bằng các biện pháp mức logic, bảo vệ chống các truy nhập trái phép vào hệ thống là việc cần thiết lập các rào chắn mà người truy nhập phải vượt qua trước khi được phép truy nhập vào hệ thống. Hình thức điển hình là cung cấp tên và mật khẩu cho từng người sử dụng. Một trong các hình thức để xác định người sử dụng là dùng chữ ký điện tử (Digitalsingatuire) thường được dựa trên phương pháp khóa công khai (RSA). Cần phải có chính sách bảo vệ tên và mật khẩu sử dụng của từng người dùng, đặc biệt là của người dùng, đặc biệt là của người quản trị hệ thống.

Thứ ba, Mã hóa, bảo mật thông tin một cách có hiệu quả nhất bằng cách sử dụng biện pháp mã hóa dữ liệu. Mã hóa cơ sở dữ liệu tức là thực hiện mã hóa toàn bộ cơ sở dữ liệu: Mã hóa nội dung dữ liệu, cấu trúc dữ liệu, các quan hệ dữ liệu… do đó, mã hóa dữ liệu nhằm đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, tránh những người không có quyền truy cập được dữ liệu hoặc nếu có bị sao chép bất hợp pháp cũng không thể sử dụng được.

Mã hóa dữ liệu có thể thực hiện ở các nội dung sau:

- Mã hóa cơ sở dữ liệu kế toán;

- Mã hóa các trường thông tin, các bản ghi;

- Mã hóa dữ liệu trên đường truyền. Các phương pháp mã hóa thông dụng:

Phương pháp khóa công khai RSA: Phương pháp khóa công khai một cặp khóa gọi la khóa công khai và khóa riêng. Hai khóa này quan hệ một cách toán học với nhau: Dữ liệu được mã hóa bằng khoá này có thể được giải mã bằng khóa kia và ngược lại. Khóa công khai được lưu chung để mọi đối tượng đều có thể truy nhập, trong khi đó mỗi đối tượng cần phải giữ bí mật khóa riêng của mình. Độ phức tạp của thuật toán mã hóa đủ để đảm bảo các thông tin đã mã hóa có tính bảo mật cao nhất. Đây là phương pháp thường dùng để mã hóa các dữ liệu quan trọng.

Phương pháp khóa bí mật (Một khóa): Dữ liệu được mã hóa với khóa mã nhất định. Khoá mã này được phân phát cho những người có thẩm quyền truy nhập dữ liệu. Chỉ những người có khóa mã mới có thể truy cập và giải mã dữ liệu.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 246 trang tài liệu này.

Có ba mức độ mã hóa cơ sở dữ liệu: Mức cao, mức trung và mức đơn giản. Mã hóa mức cao có độ bảo mật cao nhất, nhưng việc truy nhập dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian hơn. Mức trung bình phù hợp cho cả ba yêu cầu về bảo mật và tốc độ truy nhập. Mức đơn giản kém nhất về tính bảo mật nhưng tốc độ truy nhập dữ liệu đạt nhanh nhất. Các chương trình nén đĩa chỉ có thể nén các cơ sở dữ liệu được mã hoá ở mức đơn giản.

Mã hóa trường dữ liệu

Mã hóa trường dữ liệu nhằm che dấu các thông tin quan trọng trong các bản ghi khỏi các truy nhập trái phép.

Người thiết kế cơ sở dữ liệu chỉ định các trường dữ liệu cần mã hóa, chìa khóa mã khóa dữ liệu. Dữ liệu nhập vào các trường này được mã hoá khi lưu giữ trong cơ sở dữ liệu. Chỉ những người sử dụng được cấp chìa khóa mới có thể truy nhập được các dữ liệu này. Những người dùng không có chìa khóa mã hóa vẫn có thể truy nhập cơ sở dữ liệu nhưng không thể thâm nhập được các trường dữ liệu đã mã hóa.

Mã hóa bản ghi

Mã hóa bản ghi là mã hóa toàn bộ các dữ liệu trong bản ghi. Việc mã hóa bản ghi có thể thực hiện theo các cách sau:

3.3 GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ LỰA CHỌN ÁP DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM

3.3.1 Giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam

Khảo sát và phân tích là hai giai đoạn đầu tiên để xây dựng hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. Quy trình khảo sát được chia làm hai bước đó là khảo sát ban đầu và khảo sát chi tiết.

3.3.1.1 Khảo sát ban đầu

Mục đích khảo sát

Khi khảo sát để thiết kế phần mềm kế toán, công việc ban đầu của chuyên gia về khảo sát và phân tích sẽ làm sáng tỏ các vấn đề sau:

- Các khâu nào của công việc kế toán cần cơ giới hóa?

Không phải khi muốn cơ giới hóa công tác kế toán tất cả các phần hành của kế toán đều được thực hiện, vì vậy chuyên gia khảo sát phải tiến hành trao đổi với lãnh đạo doanh nghiệp các phần hành của công việc kế toán cần cơ giới hóa. Qua cuộc trao đổi chúng ta sẽ biết khâu nào sẽ được toán hóa để đáp ứng nhu cầu thông tin cần cung cấp mà phần mềm kế toán cung cấp.

- Thời gian để thực hiện:

Khi biết các phần hành của công việc kế toán cần cơ giới hóa, chuyên gia phân tích sẽ xác định sơ bộ thời gian thực hiện dự án.

- Chi phí của dự án cơ giới hóa công việc kế toán:

Thông qua giai đoạn khảo sát, nắm bắt yêu cầu cơ bản của công việc, xác định sơ bộ thời gian thực hiện dự án thì tiến hành lập dự toán chi phí của dự án.

- Xác định những nhân tố ảnh hưởng đến dự án:

Để xác định các nhân tố ảnh hưởng, phân tích viên hệ thống sẽ xem quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như doanh nghiệp thuộc loại hình nào, sản xuất những sản phẩm nào; xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp như vốn kinh doanh, kết quả kinh doanh, khả năng thanh toán; xem xét khả năng của lãnh đạo cũng như công nhân viên của doanh nghiệp như trình độ chuyên môn về nghiệp vụ, về công nghệ thông tin v.v…

Phương pháp tiến hành:

Việc khảo sát ban đầu được tiến hành qua các bước sau:

- Xác định những phần hành công việc của kế toán cần cơ giới hóa để giải quyết vấn đề phù hợp và tương xứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với người sử dụng và theo yêu cầu của nhà quản lý;

- Xác định phạm vi của từng yêu cầu để chỉ ra từng vấn đề cụ thể;

- Xác định các nhân viên sử dụng trực tiếp phần mềm kế toán là người chịu sự chi phối bởi sự phát triển của toàn bộ hệ thống phần mềm;

- Viết báo cáo về khảo sát ban đầu để có cách nhìn bao quát của dự án phần mềm và làm cơ sở cho các giai đoạn tiếp theo.

3.3.1.2 Khảo sát chi tiết

Mục tiêu của bước này là tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tình hình

tài chính, thời gian thực hiện để lập ra bảng báo cáo chi tiết về các yêu cầu của từng đối tượng sử dụng. Trong đó thực hiện hai công việc:

Một là, xác định lĩnh vực khảo sát chi tiết là việc thực hiện chi tiết hóa các mục tiêu của các phần hành kế toán theo yêu cầu và xác định các nguồn thông tin, yêu cầu thông tin của người sử dụng.

Hai là, tổ chức khảo sát chi tiết để xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp. Cụ thể công việc khảo sát chi tiết được thực hiện như sau:

Đối với kế toán tài chính

Khảo sát các yêu cầu về lập báo cáo tài chính: Các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Cần xem xét hệ thống báo cáo này đơn vị có yêu cầu lập theo tháng/quý/năm hay không? Dạng đầy đủ hay dạng tóm lược? Doanh nghiệp có mở chi tiết cho chi nhánh, hay công ty cong không? Nếu có phải dự tính đến việc thiết kế cơ sở dữ liệu và hệ thống mã hóa sao cho để xử lý việc lập báo cáo tài chính tổng hợp hay báo cáo tài chính hợp nhất sau này.

Khảo sát yêu cầu về chứng từ kế toán: Khi khảo sát về chứng từ kế toán, bước đầu tiên là khảo sát số lượng chứng từ đơn vị kế toán cần sử dụng, kế đến chú ý đến tính chất của chứng từ, đối với chứng từ bắt buộc thì Nhà nước đã tiêu chuẩn hóa các chỉ tiêu và phương pháp phản ánh thì chúng ta phải tuân thủ, còn đối với chứng từ có tính hướng dẫn thì Nhà nước chỉ đưa ra một số chỉ tiêu đặc trưng vì vậy đơn vị kế toán có thể thêm bớt cho phù hợp với đơn vị mình.

Khảo sát yêu cầu về sổ kế toán: Trong bước này, chúng ta nghiên cứu về hình thức kế toán, khảo sát về sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.

Nghiên cứu về hình thức kế toán: Hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp Việt Nam liên quan mật thiết với hình thức kế toán. Mỗi hình kế toán đều có một hệ thống sổ riêng, kết cấu và phương pháp ghi sổ cũng khác nhau. Hiện tại có 5 hình thức sổ kế toán đó là: Hình thức kế toán nhật ký chung; Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái; Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán nhật ký chứng từ; Hình thức kế toán trên máy vi tính.

Tuỳ thuộc vào yêu cầu của đơn vị kế toán, chúng ta có thể thiết kế theo sự lựa chọn hình thức kế toán của họ. Như vậy phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Vấn đề này là quy định của pháp luật mà chúng ta phải tuân thủ. Trong các hình thức kế toán đã ban hành thì hình thức kế toán nào cũng có thể cơ giới hóa. Tuy nhiên khi khảo sát, nếu đơn vị kế toán có yêu cầu hình thức khác với hình thức Nhật ký chung thì nên kiến nghị đơn vị kế toán sử dụng hình thức Nhật ký chung. Lý do chọn sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung như sau:

Đối với các hình thức kế toán đang áp dụng ở nước ta thì hình thức nào cũng đều có thể sử dụng công nghệ tin học vào để xử lý thông tin kế toán, bởi vì bất cứ hình thức nào cũng đều có trình tự xử lý thông tin kế toán thỏa mãn tất cả các mặt đặc trưng của thuật toán. Vấn đề đặt ra là phải xác định thuật toán xử lý thông tin kế toán theo hình thức kế toán nào là có tính hiệu quả ca nhất. Chúng ta đều biết rằng thông tin đầu vào và thông tin đầu tư của các thuật toán xử lý thông tin kế toán theo các hình thức kế toán là như nhau, trong đó thông tin đầu vào và thông tin thu thập ban đầu được thể hiện trên các chứng từ kế toán và thông tin đầu ra là thông tin thu được sau cùng trên các báo cáo tài chính. Do đó để so sánh các thuật toán theo các hình thức kế toán với nhau về tính hiệu quả phải căn cứ vào:

Số lượng các bước xử lý từ lúc nhận thông tin vào đến khi cung cấp được thông tin ra: Điều này xác định rằng thuật toán xử lý thông tin kế toán theo hình thức kế toán nào có số lượng các bước xử lý ít nhất được xem là có tính hiệu quả cao nhất;

Số lượng và cấu trúc của sổ sách kế toán trung gian: Khi xử lý thông tin kế toán ngoài chức năng tính toán, phân loại, tổng hợp thì máy vi tính còn có chức năng tạo cấu trúc hình ảnh để biểu diễn thông tin kế toán thông qua trong quá trình xử lý - đó là mẫu số sách kế toán trung gian; điều này xác định rằng sổ sách kế toán trung gian trong hình thức kế toán nào có số lượng ít nhất và cấu trúc đơn giản nhất thì thuật toán xử lý thông tin kế toán theo hình thức kế toán đó là có tính hiệu quả cao nhất;

So sánh tính hiệu quả bốn thuật toán xử lý thông tin theo bốn hình thức kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay:

Hình thức Nhật ký chứng từ

Về số lượng bước xử lý trong quy trình xử lý thông tin kế toán thì hình thức kế toán này có số lượng bước xử lý nhiều nhất. Mặt khác, trong hình thức này trước khi ghi vào sổ cái phải qua nhiều bước trung gian, để trình bày kết quả các bước xử lý trung gian phải sử dụng nhiều sổ sách trung gian và đó việc kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng sổ kế toán nên khi số lượng đối tượng theo dõi chi tiết càng nhiều thì kết cấu sổ kế toán trung gian càng rườm rà (rộng theo chiều ngang).

Hình thức Nhật ký chung và hình thức Chứng từ ghi sổ

Về số lượng bước xử lý trong quy trình xử lý thông tin kế toán thì cả hai hình thức kế toán này đều có số lượng bước xử lý tương đương nhau. Tuy nhiên về sổ sách kế toán thì hình thức nhật ký chung thể hiện tính hữu hiệu hơn hẳn hình thức Chứng từ ghi sổ ở những điểm sau:

Số lượng các chứng từ ghi sổ phải lập trong kỳ quá nhiều do việc lập chứng từ ghi sổ cho từng ngày, còn số lượng các sổ nhật ký bao gồm Nhật ký chung và nhật ký chuyên dùng được lập ít hơn nhờ các sổ nhật ký chung này được mở để ghi chép cho cả kỳ hạch toán.

Trong cấu trúc của chứng từ ghi sổ không có cột "chứng từ", bên cạnh đó có đính kèm các chứng từ gốc đã tổng ghi vào chứng từ ghi sổ làm cho chứng từ gốc bị phân tán, dễ bị thất lạc dẫn đến làm tăng thêm nhiệm vụ của nhân viên kế toán tổng hợp là kiểm tra việc ghi chép tổng hợp từ chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ của nhân viên kế toán lập chứng từ ghi sổ, điều này dễ phát sinh tính ỷ lại của người lập chứng từ ghi sổ, chưa phát huy tinh thần trách nhiệm của họ. Tính chính xác của kết quả xử lý số liệu từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái phụ thuộc hoàn toàn vào tính chính xác của số liệu trên chứng từ ghi sổ, mặt khác tính chính xác của số liệu trên chứng từ ghi sổ lại phụ thuộc vào người lập và người kiểm tra chứng từ ghi sổ trong việc tổng hợp các chứng từ gốc. Nếu cả người lập và người kiểm tra tổng hợp các chứng từ gốc đều sai thì ảnh hưởng đến tính chính xác của toàn bộ thông tin kế toán sau này. Còn trong cấu trúc của sổ nhật ký chung có cột "chứng từ" giúp kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép từng chứng từ gốc vào sổ nhật ký vừa theo trình tự thời

gian, vừa theo quan hệ đối ứng tài khoản một cách dễ dàng, đồng thời bảo quản tập trung các chứng từ gốc đã ghi vào nhật ký trong từng kỳ hạch toán. Khi xử lý bằng phương tiện tự động, số liệu của chứng từ gốc ghi vào sổ nhật ký sẽ được ghi đồng thời vào sổ cái tài khoản liên quan. Khi đó có kết quả xử lý sẽ hoàn toàn chính xác.

Trong hình thức Chứng từ ghi sổ có sử dụng thêm số đăng kỳ chứng từ ghi sổ (đây là một sổ kế toán trung gian không thể thiếu trong hình thức này nhằm bảo quản các chứng từ ghi sổ đã lập). Trong hình thức kế toán Nhật ký chung không cần loại sổ này làm cho số lượng sổ sách kế toán trung gian trong hình thức này ít hơn trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.

Tóm lại, trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, chọn hình thức kế toán Nhật ký chung làm nền tảng để xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán thể hiện tính hiệu quả hơn hẳn các hình thức kế toán khác.

+ Khảo sát về sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp: Các loại sổ kế toán được phân chia thành hai loại, đó là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Đối với chế độ sổ kế toán của Việt Nam việc hình thành nên hình thức kế toán chủ yếu căn cứ vào kết cấu và phương pháp ghi sổ. Tuy nhiên dễ dàng nhận ra vấn đề cơ bản của sự khác nhau đó là quy định về trình tự và phương pháp ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Như vậy vấn đề nghiên cứu về hình thức kế toán vừa trình bày ở phần trên cho thấy được các ưu và nhược điểm của từng hình thức, do đó khi đơn vị kế toán áp dụng hình thức kế toán nào thì phần mềm kế toán phải thiết kế theo hình thức kế toán ấy, chủ yếu ở sổ kế toán tổng hợp. Chẳng hạn hình thức Nhật ký chung có các sổ tổng hợp là Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh, v.v…; hình thức chứng từ ghi sổ có Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ đăng ký chứng từng ghi sổ, Bảng cân đối số phát sinh; hình thức nhật ký - số cái có Sổ nhật ký sổ cái; hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký, 10 bảng kê, Sổ cái.

Đối với sổ kế toán chi tiết: Gần như các hình thức kế toán đều có hệ thống sổ kế toán chi tiết khá giống nhau. Khi khảo sát dựa vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà thiết kế phù hợp. Có nhiều đối tượng kế toán cần theo dõi chi tiết, tuy nhiên cần lưu ý các sổ chi tiết có tính thường xuyên và quan trọng sau đây:

+ Sổ chi tiết công nợ: Các nhà quản lý thường rất quan tâm đến công nợ, do vậy các sổ sau đây thường được sử dụng như Sổ chi tiết theo mã khách hàng (chi tiết theo nhà cung cấp hay khách hàng), chi tiết theo tuổi nợ (thời gian thanh toán để nắm bắt được thông tin nợ quá hạn), chi tiết theo đuổi nợ (thời gian thanh toán để nắm bắt được thông tin nợ quá hạn), chi tiết công nợ từ ngày đến ngày (nhằm để dễ dàng trong công việc đối chiếu công nợ), Sổ chi tiết công nợ theo ngoại tệ, cuối kỳ phải xử lý tự động chênh lệch tỷ giá đối với công nợ có gốc là ngoại tệ. Sau đó phải có Bảng tổng hợp chi tiết công nợ theo các sổ chi tiết trên;

+ Sổ chi tiết hàng hóa: Đối với các doanh nghiệp có hàng tồn kho, khi khảo sát cần lưu ý: Thứ nhất, mục đích của hàng tồn kho như hàng mua về để bán (hàng hóa), thứ hai, nơi đặt hàng tồn kho tức là hàng tồn kho chứa ở nhiều kho, ở nhiều chi nhánh. Thứ ba, việc khảo sát này cung cấp thông tin cho người lập trình biết để mở sổ chi tiết hàng tồn kho theo danh mục kho, danh mục hàng tồn kho. Có cơ sở tổng hợp hàng tồn kho cho toàn doanh nghiệp và để phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính tổng hợp hay hợp nhất báo cáo tài chính. Thứ ba, quản lý hàng tồn kho cần khảo sát việc theo dõi kết cấu của hàng tồn kho như chất lượng, hạn sử dụng, số lượng lưu trữ tối đa, tối thiểu, phương pháp tính giá hàng tồn kho;

+ Sổ chi tiết chi phí kinh doanh: Hệ thống sổ kế toán chi tiết chi phí khá quan trọng trong bất kỳ loại hình doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Để theo dõi chi phí quản lý mở các sổ giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, và các loại sổ chi phí khác của mỗi hình thức kế toán…. Trong từng loại chi phí, khoản mục chi phí nào cần phải chi tiết. Mặt khác để thuận tiện trong việc xác định chi phí hợp lý và hợp pháp cần khảo sát thêm để thiết kế phần mềm sao cho phân loại được chi phí hợp lý và hợp pháp để thuận tiện trong công tác lập báo cáo thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và phục vụ tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại.

Đối với kế toán quản trị

Khi khảo sát để thiết kế các phân hệ phục vụ kế toán quản trị cần xác định các nhu cầu về thông tin của kế toán quản trị phục vụ trực tiếp cho lãnh đạo đơn vị được khảo sát. Cụ thể một số vấn đề cần thực hiện như: Lập dự kinh doanh; quản trị bán