Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Từng Phần Hành Kế Toán:

Ban giám đốc: gồm 03 người, là cơ quan tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh hằng ngày của Công ty theo mục tiêu định hướng, kế hoạch mà Hội đồng quản trị đã đưa ra.

- Tổng giám đốc điều hành: do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, là người đại diện theo pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt đồng hàng ngày của Công ty.

- Phó tổng giám đốc: do Hội đồng quản trị bầu ra, điều hành những cộng việc đã được Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giao. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc điều hành về lĩnh vực được phân công. Tham mưu đề xuất lên Giám đốc những ý kiến, kiến nghị, chiến lược kinh doanh có hiệu quả cho Công ty, cùng tập thể Ban giám đốc chịu trách nhiệm những quyết định quan trọng.

- Giám đốc quản lý dự án: do Hội đồng quản trị bầu ra, điều hành những công việc đã được Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc giao. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm toàn diện và đóng vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện dự án, đảm bảo toàn bộ công việc được hoàn thành đúng thời gian và đúng yêu cầu chất lượng theo yêu cầu của khách hàng. Tổ chức, điều hành và lên kế hoạch dự án, đem lại lợi nhuận cho Công ty. Điều hành mọi hoạt động giữa các thành viên của đội ngũ để họ trở thành một tổng thể thống nhất làm việc với hiệu quả cao.

Các phòng ban: có liên quan chặt chẽ phối hợp nhịp nhàng với nhau nếu thiếu một trong các bộ phận trong Công ty sẽ ngừng trệ.

- Khối sản xuất: đứng đầu là Giám đốc Sản xuất có nhiệm vụ điều hành các hoạt động sản xuất của công ty. Sản xuất các chi tiết, các sản phẩm phục vụ cho công trình.

- Phòng thi công: Lập, triển khai, giám sát dự án, thực hiện thi công các hạng mục công trình do Giám đốc Dự án giao, kiểm tra, theo dõi công tác quản lý kỹ thuật các công trình xây dựng, hoàn thành công trình đúng tiến độ, đảm bảo công tác vận chuyển vật tư, dụng cụ thi công của công trình.

- Phòng Thiết kế: Thiết kế bản vẽ thi công, triển khai chi tiết kết cấu để phục vụ cho thi công các hạng mục công trình.

- Phòng Đấu thầu: Thực hiện các hồ sơ dự thầu, báo giá công trình, tiếp nhận các công trình được chỉ thị đấu thầu.

Có thể bạn quan tâm!

Xem toàn bộ 124 trang tài liệu này.

- Phòng Hành chính Nhân sự: Điều hành và quản lý các hoạt động Hành chính và Nhân sự của toàn Công ty; Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân sự; Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn Công ty; Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các quy chế, chính sách về hành chá nh nhân sự phù hợp với thực tế của Công ty và với chế độ hiện hành của Nhà nước; Tư vấn cho nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong Công ty.

- Phòng Tài Chính Kế toán: có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tìa chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động Tài chính kế toán; Tư vấn cho Ban giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược tài chính; Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán; Quản lý vốn nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của Công ty có hiệu quả.

- Phòng Vật tư: Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận; Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên vật liệu, vật tư kỹ thuật; Nhận đơn đặt hàng, hợp đồng tiến hành mua vật tư để phục vụ cho sản xuất công trình. Định kỳ, kiểm kê kho và đối chiếu số liệu với phòng kế toán.

- Phòng kinh doanh: Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh; nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đàm phán kí kết các hợp đồng để thực hiện tốt việc tiêu thụ sản phẩm.

3.3.3. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty

- Phòng đầu tư có chức năng tham mưu cho Giám đốc về kế hoạch hoạt động của Công ty, từ đó Giám đốc sẽ đưa ra quyết định đầu tư sao cho đạt hiệu quả. Đồng thời phối hợp với các phòng ban khác để đưa ra quyết định đầu tư phát triển kết hợp với Phòng Tài chính kế toán làm Báo cáo thống kê.

- Phòng đấu thầu và quản lý dự án: phối hợp với các phòng ban chức năng trong Công ty duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để phù hợp với mọi yêu cầu hoạt động sản

xuất kinh doanh của toàn Công ty, lên kế hoạch điều phối nhân lực, máy móc giữa các công trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

- Phòng Tổ chức hành chính: phối hợp với Phòng đầu tư kinh doanh, Phòng kế hoạch kỹ thuật, phòng đấu thầu và quản lý dự án trong việc huấn luyện định kỳ, đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Dựa vào tình hình nhân sự do các phòng ban cung cấp để xây dựng kế hoạch nhân sự, thực hiện công tac cán bộ.

- Phòng tài chính kế toán: phối hợp với Phòng Đầu tư, Phòng tổ chức hành chính trong công tác quản lý, sử dụng vốn, tài sản, giải quyết yêu cầu về vốn của các đơn vị trực thuộc, xây dựng Báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ.

- Các phòng chức năng khác báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo phân tích tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất giúp Ban giám đốc có biện pháp quản lý thích hợp.

3.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty.

- Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công ty.

- Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty

3.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty:

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện ở sơ đồ 2 dưới đây:

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty

KẾ TOÁN THANH TOÁN

KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CCDC

KẾ TOÁN TSCĐ, XDCB, TÍNH Z

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ PHẢITHU

KẾ TOÁN CÔNG NỢ, THỦ QUỸ

KẾ TOÁN BÁO CÁO THUẾ

KẾ TOÁN TRƯỞNG

PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN

3.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:

Kế toán trưởng : có trách nhiệm tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, chỉ đạo trực tiếp toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, làm tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong công ty. Khi quyết toán được lập xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích, giải thích kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán, nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định.

Phó phòng kế toán: thay thế kế toán trưởng kí duyệt các chứng từ trước khi thanh toán, kết chuyển các khoản doanh thu, chi phí để tính kết quả kinh doanh, lập báo cáo quyết toán.

Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ viết phiếu thu, chi theo đúng chứng từ đã được duyệt, lập các chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản. Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ sổ sách chi tiết, tổng hợp của phần hành các khoản nợ phải thu, phải trả. Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác số liệ u hiện có và tình hình luân chuyển vốn của công ty.

Kế toán nguyên vật liệu:theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên liệu, phụ liệu (cả về số lượng, chất lượng, giá trị) của công ty. Tính toán và phân bổ giá trị của vật liệu sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định.

Kế toán công cụ dụng cụ: kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các số liệu thu mua, vận chuyển, xuất nhập và tồn kho công cụ, dụng cụ, phụ tùng, bao bì, nhiên liệu...

Kế toán TSCĐ, XDCB, tính giá thành: có nhiệm vụ phản ánh với giám đốc việc mua sắm trang thiết bị, bảo quản và sử dụng TSCĐ. Tính đúng khấu hao, phân bổ khấu hao vào các đối tượng chịu chi phí. Tính chi phí sửa chữa TSCĐ. Hạch toán chính xác chi phí thanh lí, nhượng bán TSCĐ. Phản ánh các chi phí XDCB, tổng hợp các chi phí liên quan để tính giá thành sản phẩm.

Kế toán tiền lương và các khoản phải thu: theo dõi các khoản phải thu khách hàng; hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng chế độ, đúng phương pháp. Tiến hành phân bổ chi phí lương vào chi phí sản xuất trong kỳ.

Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản phải trả trong nước . Ghi chép , phản ánh đầy đủ kịp thời , chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng , từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán (dựa theo Hợp đồng). Phân loại tình hình công nợ (nợ quá hạn, nợ đến hạn, nợ trong hạn) để quản lý tốt công nợ.

Thủ quỹ: quản lí tiền mặt của công ty, thu và chi tiền mặt khi có lệnh. Hàng tháng phải kiểm kê số tiền thu hiện thu và chi đối chiếu với sổ sách các bộ phận có liên quan.

Kế toán báo cáo thuế: tập hợp các khoản thuế trong kỳ (tháng, quý, năm). Tính thuế phải nộp cho ngân sách nhà nước. Nhân viên kế toán báo cáo thuế kiêm nhiệm phần kế toán nợ khách hàng ngoại: theo dõi hợp đồng với các đối tác nước ngoài.

3.5. Chính sách kế toán áp dụng tại Tổng Công ty:

3.5.1. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

Công ty áp dụng chế độ kế toán được ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Công ty áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Theo đó mọi công việc kế toán xử lý chứng từ ban đầu đến ghi sổ kế toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo kế toán. Còn ở phân xưởng, công trình nghiệp vụ kế toán chỉ thực hiện ở khâu ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ và gởi chứng từ về phòng kế toán, đồng thời ghi chép các nghiệp vụ cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý của phân xưởng, công trình.

3.5.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:

Công ty áp dụng hệ thống chứng từ theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính được lập theo chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành

Việc lập chứng từ kế toán do kế toán từng phần hành lập và chịu trách nhiệm.

Việc sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán kế toán đều tuân thủ những quy định, những hướng dẫn của nhà nước về chế độ lập, sử dụng và lưu trữ chứng từ.

3.5.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán, căn cứ theo tình hình thực tế kinh doanh của công ty. Công ty áp dụng thống nhất theo quy định công ty và theo hệ thống tài khoản Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.

3.5.4. Niên độ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng, quy đổi tiền tệ:

Niên độ kế toán: trùng với năm dương lịch,bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thương TP.HCM)

3.5.5. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho:

Nguyên tắc đánh giá: tính theo giá thành sản xuất

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.

3.5.6. Phương pháp tính thuế:

Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.

3.5.7. Phương pháp khấu hao tài sản cố định:

Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Hạch toán theo giá mua.

Phương pháp khấu hao áp dụng: phương pháp đường thẳng.

Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013.

3.5.8. Hình thức ghi sổ:

Công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính để quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Cụ thể là sử dụng phần mềm VIETBIRD.

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ trên máy.

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản nợ, tài khoản có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động cập nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

3.6. Ảnh hưởng của đặc điểm sản xuất kinh doanh đến công tác kế toán trong công ty

Tổ chức công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động và yêu cầu quản lý của công ty. Nó phù hợp với trình độ và nghiệp vụ, chuyên môn của đội ngũ cán bộ kế toán, đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm hiệu

quả cao.

Hoạt động sản xuất xây dựng của Công ty được thực hiện rộng khắp ở các miền Bắc, Trung, Nam.Vì vậy, tổ chức công tác kế toán được tổ chức thêm bộ phận thi công ngoài công trình để thuận tiện trong việc kiểm soát.

Tổ chức công tác kế toán của công ty sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa được xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm mang tính đơn chiếc, có kích thước và chi phí lớn, thời gian xây dựng lâu dài. Vì vậy quy trình sản xuất các sản phẩm chủ yếu của Công ty Cổ phần An Ánh Hùng có đặc thù là sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật hợp lý). Mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và phân bổ rải rác ở các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các công trình đều tuân theo một quy trình công nghệ sản xuất sau:

- Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc giao thầu trực tiếp

- Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình

- Trên cơ sơ hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã được ký kết, công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (công trình hoặc hạng mục công trình)

- Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công

- Bàn giao công trình hoàn thành và thanh quyết toán hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư

- Sản phẩm của công ty mang tính đặc thù riêng, khác với ngành sản xuất khác và chính những đặc điểm này đã ảnh hưởng tới công tác quản lý và hạch toán của công ty.

- Sản phẩm của công ty là những công trình, hạng mục công trình thuộc kết cấu hạ tầng của ngành kinh tế, có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài.

- Sản phẩm của công ty mang tính đơn chiếc, không giống nhau và không sản xuấtđại trà được, thời gian để hoàn thành công trình thường là dài, có nhiều công trình phải thi công trong nhiều năm.

Do đặc điểm này nên trong việc tổ chức và quản lý và hạch toán, công ty luôn phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công), quá trình xây dựng luôn phải so sánh với dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình thi